Документы, удостоверяющие личность и их коды

Двузначный код вида документа применяется, например, в следующих формах:

• справка о доходах и суммах налога физического лица 2-НДФЛ;
• налоговая декларация по форме 3-НДФЛ;
• отчет о движении средств физического лица — резидента по счету (вкладу) в банке за пределами РФ;
• декларация по водному налогу.

Буквенный код используется в формах для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, таких как:

• анкета застрахованного лица в ПФР АДВ-1;
• заявление об обмене страхового свидетельства АДВ-2;
• запрос об уточнении сведений АДИ-2.

Основные документы и требования к ним

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют следующие формы единого основного документа — паспорта гражданина РФ:

• паспорт образца 1997 года, утвержденный Указом Президента РФ №232;
• паспорт с гражданством СССР, выданный в установленном законом порядке в период существования СССР. Этот документ подлежит замене, но считается полноценным эквивалентом паспорта образца 1997 года, так как Закон о гражданстве РФ не ограничивает срок его действия в зависимости от формы;
• паспорт гражданина РФ, выданный в установленном законом порядке и действовавший до 1 июля 2002 года.

Следует отметить, что действительность паспорта, независимо от его формы, зависит от двух факторов:

• отсутствие записей или отметок, не предусмотренных законом;
• сохранность и читаемость документа.

Поврежденный паспорт или паспорт с неустановленными записями считается недействительным.

На определенный срок по юридической значимости к паспорту гражданина РФ приравниваются:

• удостоверение личности моряка. Этот документ действителен на территории РФ и приравнен к заграничному паспорту за рубежом в соответствии с Постановлением Правительства РФ №628 от 18 августа 2008 года;
• свидетельство о рождении для детей до 14 лет в соответствии с Законом РФ «Об актах гражданского состояния»;
• военное удостоверение личности для офицеров, прапорщиков и мичманов, находящихся на воинской службе;
• военный билет, выдаваемый солдатам, сержантам и старшинам срочной службы или контрактникам;
• справки формы №2П, выдаваемые на период оформления паспорта.

Документы иностранных граждан

Иностранные граждане, находящиеся или въезжающие на территорию РФ, должны иметь один из следующих документов:

• паспорт международного образца своей страны. Для граждан государств с упрощенным режимом пересечения границ с РФ достаточно внутреннего паспорта;
• дипломатический паспорт международного образца, если деятельность иностранного гражданина связана с дипломатическим или консульским представительством;
• паспорт гражданина СССР, если иностранец является гражданином одной из республик бывшего СССР и законно проживает на территории РФ;
• разрешение на временное проживание в РФ;
• вид на жительство в РФ;
• удостоверение о присвоении статуса беженца или о предоставлении убежища на территории РФ.

Классификация и виды документов

Документооборот в компании включает различные документы: договоры, накладные, акты, счета. Эффективная работа компании, скорость бизнес-процессов и экономические показатели зависят от их систематизации. Какие существуют виды документов и как их классифицируют? Об этом расскажем в статье.

В этой статье:

• Понятие и признаки документов
• Зачем нужна классификация документов
• Какие виды документов бывают
• Типы документов в электронном документообороте (ЭДО)

Отправляйте и получайте электронные документы в Диадоке, чтобы иметь круглосуточный доступ к нужной информации онлайн.

Понятие и признаки документов

Делопроизводство — это процесс управления и учета документации в компании. Он включает создание, регистрацию, хранение, обработку и передачу документов внутри одной или между несколькими организациями. Цель делопроизводства — обеспечить управление данными, доступность и сохранность информации, а также соблюдение законодательства и внутренних правил предприятия.

Ключевой элемент делопроизводства — это документооборот, который включает в себя весь жизненный цикл документа. В зависимости от происхождения документы могут быть входящими, исходящими и внутренними. Взгляните на схему, чтобы увидеть, какой путь проходит документ после его поступления в организацию.

Документ в делопроизводстве представляет собой письменный или электронный носитель, содержащий сведения или запись о факте деятельности организации. Признаки, по которым можно определить документ, включают реквизиты. Обязательными элементами являются заголовок или название, текстовое содержание, дата создания или обновления, а также подпись или указание авторства.

Документы должны обладать юридической значимостью, а также быть точными и достоверными. Они играют ключевую роль в компании, будучи основным средством для передачи и хранения информации. Благодаря документам руководитель может организовывать и структурировать работу, подтверждать факты действий или решений, налаживать взаимодействие между сотрудниками и отделами, предоставлять контрагентам или регулирующим органам сведения о продуктах, услугах и других аспектах деятельности предприятия.

Кроме того, документация используется для контроля и анализа процессов в компании, а также для соблюдения правовых и регуляторных требований.

Зачем нужна классификация документов

Документы бывают разных видов и типов. Вид и тип документа — это категории или классификации, которые определяют его характеристики и назначение, указывают на его формат, структуру и цель.

Виды документов включают кадровые, информационно-справочные и распорядительные. По типам документы можно разделить на счета-фактуры, договоры, акты и другие. Подробнее рассмотрим в следующем разделе.

Каждый вид имеет свои особенности и требования к содержанию и оформлению. Определение вида документации помогает структурировать и классифицировать информацию, что облегчает ее поиск и использование.

Кроме того, классификация документов в делопроизводстве:

Позволяет распределять их по группам, категориям или темам. Это упрощает обработку и ускоряет документооборот.

Помогает обеспечить безопасность и конфиденциальность информации. Уровень доступа при классификации настраивается не к каждому конкретному файлу, а к группе документов, что упрощает защиту секретных данных от несанкционированного доступа.

Полезна для анализа и принятия решений. Классифицированные сведения легче проанализировать для выявления тенденций и формирования прогнозов.

Классификация документов — это инструмент, который помогает упорядочить информацию, обеспечить безопасность и ускорить бизнес-процессы.

Диадок обеспечивает надежное хранение документов

Благодаря группировке по подразделениям, типам и статусам, документы легко находить, просматривать и выгружать.

Заголовок

Вид документа	Сфера применения	Примеры
Организационно-правовые	Регулируют организационную структуру и правовой статус организации	Учредительные документы, уставы, положения, регламенты, должностные инструкции
Распорядительные	Содержат указания или распоряжения относительно задач или процессов	Приказы, распоряжения, инструкции, решения
Нормативные	Устанавливают стандарты или правила для организаций или лиц	Законы, постановления, инструкции, стандарты качества, производственные стандарты
Информационно-справочные	Предназначены для предоставления информации и справок	Письма, доклады, служебные записки
Кадровые	Связаны с управлением персоналом	Трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск
Научно-технические	Содержат информацию о научных и технических исследованиях, разработках	Инструкции, протоколы испытаний, проекты, чертежи
Финансово-бухгалтерские	Относятся к финансовой и бухгалтерской отчетности	Договоры, счета, накладные, акты
Коммерческие	Подтверждают экономическую деятельность	Контракты, договоры

Классификация документов зависит от предприятия или отрасли, но она помогает систематизировать и организовать документацию для эффективного управления информацией.

Типы документов в ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) помогает структурировать работу с данными. Электронные документы не нужно распечатывать, подписывать вручную и отправлять контрагенту почтой или курьером. Они хранятся в электронном архиве, где их легко найти, они не теряются и не портятся.

В сервисе ЭДО Контур.Диадок можно обмениваться следующими документами:

Формализованными, то есть созданными по формату с фиксированной структурой, что помогает автоматизировать их обработку в информационных системах. Форматы электронных документов могут быть утверждены или рекомендованы ФНС. Если для какого-то типа документов нет утвержденного формата ФНС, пользователи ЭДО могут разработать формат самостоятельно. Примеры формализованных документов: счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), акт приемки-сдачи работ, ТОРГ-21, товарная накладная, корректировочные счет-фактура и УПД.

Неформализованными, то есть не имеющими утвержденного формата. Сюда относятся различные виды документации: заявления, письма, протоколы, отчеты, доверенности и другие.

В систему ЭДО Диадок любой документ легко загрузить с ПК или отправить из 1С. Счет-фактуру, накладную, акт или УПД можно создать сразу в редакторе. Документы заверяются квалифицированной электронной подписью, которая придает им юридическую силу.

В Диадоке можно настроить маршрутизацию документов, чтобы они проходили определенные этапы в зависимости от их типа, контрагента или суммы. Подробности об этом были представлены экспертами сервиса на конференции DiadocDay 2022:

Электронный документооборот (ЭДО) в Диадоке помогает систематизировать большие объемы информации, наладить маршрутизацию в зависимости от видов документов, а также обеспечить их сохранность и конфиденциальность. Контур.Диадок позволяет настроить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Для других видов обмена документами у Контура также имеются онлайн-решения.

Присоединяйтесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените преимущества электронного документооборота.

Работа с документами

Базовый пакет документов для взрослого и самостоятельного гражданина России позволяет жить, лечиться, работать и получать все положенные по закону услуги. Существует также расширенный пакет документов, который предоставляет дополнительные возможности, например, управление автомобилем и выезд за границу. Пока не создан единый мультипаспорт для всего, рассказываем, как все устроено.

Взрослая жизнь легче с кэшбэком до 10 000 ₽ в месяц

Оформите молодежную карту Tinkoff Black. Бесплатное обслуживание и кэшбэк на все покупки для молодежи от 14 до 22 лет

Какие документы обязательны для каждого взрослого россиянина

Для подтверждения собственной личности перед кем угодно требуется выполнить несколько формальных процедур, среди которых:

1. Предъявление документа, удостоверяющего личность, выданного государством Российской Федерации.
2. Предоставление медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
3. Указание номера страхового свидетельства индивидуального лицевого счёта.
4. Сведения о номере индивидуального налогового номера.

Документ Удостоверяющий Личность. Возраст начала его действия — 14 лет, когда вы получаете первый паспорт. Использовать его придется до 20 лет, а потом снова в 45 — хоть данные не менялись. Он свидетельствует о вашем гражданстве, позволяет путешествовать по стране на поездах и открывать счет в банке. Берегите паспорт: восстановление стоит дорого, и утративший его человек может нанести вред вашей репутации, оформив на ваше имя кредит.

Думают, что любой документ с фотографией и печатью может заменить паспорт, но это не так. Для разных случаев нужны разные документы. Например, для клуба — военный билет или загранпаспорт, а полицейским — копия паспорта или пропуск.

Полис ОМС. Это ваш билет в мир бесплатной медицины. С ним можно обращаться в поликлинику, вызывать скорую помощь, проходить обследования и операции бесплатно. Полисом также можно лечить зубы в определенных клиниках. Платят за полисы работодатели и государство, а из них оплачиваются медицинские услуги.

Оформить полис можно в разных местах, включая МФЦ. С 2022 года полисы стали цифровыми, но бумажные и пластиковые тоже действительны.

СНИЛС. Это номер, необходимый для получения медицинских услуг, пенсии, госуслуг и кредитов. Раньше выдавали пластиковые карточки, теперь номер — электронный. Узнать его можно в личном кабинете на сайте СФР или получить бумажный бланк в МФЦ.

Этот номер остается с вами всю жизнь.

ИНН. Это номер налогоплательщика, необходимый для уплаты налогов и ряда других операций. Он присваивается с момента становления налогоплательщиком и используется при множестве операций, включая трудоустройство, открытие бизнеса и получение посылок из-за границы.

Бумажка с номером обычно не требуется, достаточно знать цифры. Узнать их можно на госуслугах или на сайте налоговой.

Документы, важные, но необязательные

Мы рассмотрели основной пакет документов, без которых невозможно комфортное существование в стране. Теперь поговорим о дополнительном пакете.

Загранпаспорт. Для выезда за границу России необходим загранпаспорт: он подтверждает вашу личность в другой стране, но с ним также можно путешествовать и по России. Существует два вида загранпаспортов — старого и нового образца. Разница заключается в сроках действия: паспорт нового образца действует 10 лет, старого — 5 лет. Новый образец считается более надежным благодаря встроенному чипу с данными владельца и большему количеству страниц.

Водительское удостоверение. Этот документ подтверждает ваше право управлять автомобилем. Получение водительских прав сложнее, чем просто собрать документы и подать их: необходимо пройти медицинский осмотр, обучение в автошколе и сдать экзамены по ПДД и вождению.

Документы воинского учета. К ним относятся приписное свидетельство, военный билет, справка взамен военного билета, временное удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, и персональная электронная карта.

В этих документах указывается воинская специальность, чтобы водитель грузовика не стал танкистом, а оператор ПВО не оказался летчиком. Также там указаны сведения о категории годности, чтобы не призывали нездоровых. Отмечено, принимал ли человек присягу, когда и где. Для служащих вносят информацию о закрепленном оружии и размере формы.

Все документы выдаются в военкомате: приписное свидетельство получают сразу, а военный билет — перед призывом. Даже те, кто не служил в армии, могут получить военный билет.

Военный билет или приписное свидетельство предъявляют при заключении трудового договора. Закон этого не требует, но работодатель обязан в течение пяти дней сообщить в военкомат о сотруднике, устроившемся без документов воинского учета. В противном случае организации грозит штраф 40 000—50 000 ₽. Это касается и вузов, принимающих студентов без таких документов. Мужчин в возрасте от 18 до 30 лет могут попросить предоставить документы воинского учета при оформлении загранпаспорта, независимо от типа документа.

Условия получения военного билета всего два:

1. Быть мужчиной в возрасте от 18 до 30 лет или женщиной с военно-учетной специальностью.
2. Обратиться в военкомат по месту жительства для постановки на учет или прохождения воинской службы по призыву.

Документы, выдаваемые работнику при увольнении

• Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Трудовую книжку нужно передать работнику на руки «под роспись» в последний рабочий день.

Если работник увольняется после отпуска, работодатель обязан выдать трудовую книжку и другие документы, а также произвести окончательный расчет в последний день работы.

Если работник отказался от бумажной формы и перешел на электронный формат, ему выдают документ «Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Данная форма утверждена приказом Минтруда № 713н от 10 ноября 2022 года.

Кроме того, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника на бумажном носителе, заверенные должным образом, или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии у работодателя), поданном письменно или направленном в установленном работодателем порядке на электронную почту работодателя, как это предусмотрено статьей 66.1 ТК.

• Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ).

С 1 января 2023 года форма РСВ изменилась в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд (СФР). Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Выписку о страховом стаже необходимо предоставлять не только увольняющимся работникам, но и сотрудникам, с которыми был расторгнут договор на выполнение работ и услуг.

С 2023 года единая форма отчетности ЕФС-1 включает формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3 и подается в СФР.

Для получения выписки из раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» подраздела 1.2, увольняющийся работник должен обратиться к работодателю.

Стоит учитывать, что начиная с 2023 года, выписка из ЕФС-1 необходима не только сотрудникам, работающим по трудовому договору, но и физическим лицам, работающим по договору гражданско-правового характера.

• Выписка из отчета «Персонализированные сведения о физических лицах».

Отчет, заменяющий ранее используемый СЗВ-М, представляет собой персонализированные данные о физических лицах. В нем содержатся личные данные работников и информация о выплатах и вознаграждениях в их пользу. Форма утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

При каждой выплате заработной платы, включая случаи увольнения, сотруднику необходимо выдавать расчетный листок, учитывая все суммы, выплаченные в его адрес.

Кроме того, работодатель обязан вернуть все документы, переданные работником при приеме на работу, такие как: справки об отсутствии судимости, медицинские справки, медкнижки, дипломы и прочее.

• Выписка из ЕФС-1 подраздел 3.

Этот документ ранее назывался ДСВ-3, но с 2023 года он включен в состав ЕФС-1 как Подраздел 3.

В данном разделе представлена информация о застрахованных лицах, за которых работодатель вносит дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Согласно постановлению Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года, данная выписка может быть выдана компаниям, которые оплачивают дополнительные взносы на накопительную пенсию для своих работников.

Выписка должна содержать информацию за квартал увольнения и подробно описывать перечисленные взносы на накопительную часть пенсии.

• Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Работодатель обязан выдать работнику прочие документы, связанные с работой, по его письменному заявлению.

Так как перечень таких документов законом не предусмотрен, это могут быть и копии документов работника, которые работодатель оформил при его приеме на работу.

Другим основанием для выдачи работнику копий таких документов может быть его письменный отзыв согласия на обработку персональных данных, ранее предоставленного работодателю.

Согласно статье 62 ТК, работодатель обязан предоставить все запрошенные документы в течение трех рабочих дней.

Справка о доходах и суммах налога физического лица входит в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ).

Форма утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Аббревиатура 2-НДФЛ была исключена из названия формы еще в 2021 году. Однако бухгалтеры продолжают называть ее 2-НДФЛ. До 2023 года справка входила в пакет обязательных документов, выдаваемых при увольнении. Теперь она выдается по запросу.

Справку 2-НДФЛ за текущий год можно получить только у работодателя, который исполняет обязанности налогового агента по уплате НДФЛ за работника.

Таким образом, для получения справки за 2023 год в этом году, работнику необходимо обратиться в бухгалтерию по месту работы или по месту получения дохода.

• Справка о среднем заработке для службы занятости

Работникам может понадобиться такая справка для регистрации в центре занятости.

Унифицированной формы для этого документа нет, что означает, что если справка составлена работодателем в произвольной форме, но содержит данные, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, то оснований для отказа в ее принятии нет.

В настоящее время многие работники сталкиваются с трудностями при увольнении, не обладая полной информацией о своих правах и обязанностях работодателя.

Специально для вас консалтинговая компания Кира Групп предоставила список необходимых документов, которые работодатель должен выдать при увольнении в 2023 году.

Этот список поможет работникам защитить свои права и получить все необходимые документы для дальнейшей трудовой деятельности. Благодаря таким практическим советам экспертов, люди могут избежать многих неприятностей и сохранить свою профессиональную репутацию.

Получите бесплатный чек-лист по кадровым документам

Узнайте, какие ключевые документы должны у вас быть