На общественное обсуждение вынесен проект документа, который заменит действующее Положение о порядке работы с информацией для служебного пользования. Основное нововведение: будут установлены правила работы с электронными документами с грифом «Для служебного пользования». Также предусмотрены другие изменения.
На кого распространятся новые правила
Федеральные органы государственной власти, госкорпорации и подведомственные учреждения и организации будут использовать данное положение. Органы государственной власти субъектов, другие госорганы, государственные внебюджетные фонды и организации, выполняющие публично значимые функции, также рекомендуется применять это положение.
Обязанности руководителя организации
- определение категорий должностных лиц, работающих с ограниченной служебной информацией;
- определение категорий должностных лиц, обеспечивающих обращение с документами ДСП;
- установление внутреннего порядка обращения с документами ДСП;
- организация защиты ограниченной служебной информации.
Процедуры обращения с документами ДСП
Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами, который будет включать процедуры создания, передачи, приема, использования, хранения, уничтожения документов и прочее.
В порядке необходимо предусмотреть правила обращения с документами ДСП как в бумажной, так и в электронной форме.
Создание документов ДСП
Каждому экземпляру документа нужно присвоить уникальный номер. Документ должен иметь учетную форму. В дополнение к обязательным реквизитам делопроизводства каждый экземпляр должен содержать следующие реквизиты:
- гриф «ДСП»;
- номер экземпляра документа;
- информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).
Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:
- о количестве оригинальных экземпляров;
- порядковом номере оригинального экземпляра;
- дате создания оригинального экземпляра;
- о создавшем его лице (фамилия, имя, отчество).
В тиражный экземпляр документа необходимо включать:
- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого он был снят;
- порядковый номер оригинального экземпляра;
- дату создания тиражного экземпляра;
- фамилию, имя, отчество лица, создавшего документ.
Передача экземпляров документов
В учетных формах, передаваемых вместе с экземплярами документов, фиксируются факт передачи, адресат, передавшее и принимающее лицо. На передачу необходимо согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).
- защита информации от несанкционированного доступа;
- гарантированная доставка;
- контроль целостности.
Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.
Бумажные документы могут быть переданы фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами, либо непосредственно в руки получателю.
Прием экземпляров документов
Прием документов необходимо зафиксировать в учетной форме. Принимающая сторона должна подтвердить получение документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.
Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.
Документы ДСП учитываются отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляется гриф «ДСП».
В случае отказа в регистрации принятого экземпляра, его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт фиксируется в учетной форме и в уведомлении отправителю.
Использование экземпляров документов
Использовать экземпляры можно только с разрешения уполномоченного лица.
Каждый факт использования фиксируется в учетной форме с указанием даты, времени и информации о работнике, которому был передан документ.
Хранение экземпляров документов
Исполненные экземпляры группируются в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делается запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляется гриф «ДСП».
При смене ответственного лица за хранение экземпляров документов составляется акт приема-передачи, утвержденный руководителем организации.
Документы в электронной форме хранятся в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.
Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносятся в учетные формы и оформляются актом. Периодичность проверки составляет не менее одного раза в год, а в крупных архивах — не реже одного раза в пять лет.
В случае потери дел или экземпляров документов либо разглашения сведений ограниченного доступа формируется специальная комиссия. Она фиксирует происшествие и вносит соответствующие записи в учетные документы. Потерянные или раскрытые документы постоянного хранения направляются в архив.
Процедура уничтожения документов
Для уничтожения неактуальных дел и копий документов составляется акт. Учетные формы сохраняются, в них делается пометка с указанием на акт.
Как снять ограничение на доступ к документу
Решение о снятии грифа «ДСП» принимает уполномоченное лицо. Это решение отражается в учетной форме.
Необходимо внести соответствующие записи и пометки на документах, а также в электронной системе документооборота.
При снятии грифа с бумажного документа следует зачеркнуть данные грифа на всех копиях, указать дату и номер решения о снятии, а также подпись уполномоченного лица с указанием его должности, фамилии и инициалов. Если гриф снимается с электронного документа, необходимо создать новый файл, а старый удалить.
Причины наказания сотрудников
Сотрудников могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за утечку конфиденциальной информации и нарушение правил обращения с документами, как указано сейчас, но и за использование служебной информации в личных или корыстных целях.
Подборки образцов от Системы Кадры, полезные для любой компании:
- Образцы положений на все случаи жизни
От обязательных, таких как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, до необязательных, но полезных, например, Положение о дистанционной работе, об архиве, о коммерческой тайне и другие. - Большая подборка образцов журналов учёта
От тех, которые должны быть в каждой компании, например, журнал регистрации несчастных случаев, до специфических, таких как журнал учёта корреспонденции, выдачи доверенностей и копий трудовых книжек. - Образцы инструкций по охране труда
Готовые образцы типовых инструкций по охране труда для специалистов различных должностей, работающих в разных условиях. Все инструкции составлены с учетом приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н. - Образцы должностных инструкций для специалистов различных должностей
Собраны образцы более 20 000 готовых инструкций для типовых и уникальных должностей, с учётом профессиональных стандартов и без них. - Образцы заявлений на все случаи жизни
Шаблоны и образцы заявлений, полезные как для работников, так и для кадровиков. Включают заявления, которые необходимы всем, например, о приёме, отпуске, увольнении, а также редкие, такие как заявления о переводе, материальной помощи или выдаче конкретной справки.
В Системе Кадры вы найдете образцы самых популярных писем с подсказками по их составлению от экспертов по делопроизводству:
Документы с грифом «Для служебного пользования»
Какие документы относятся к документам «Для служебного пользования»?
Что руководитель потребует от кадровика при введении или изменении Положения о коммерческой тайне
К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены (п. 1.3 Положения):
- законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;
- информация, содержащаяся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством РФ).
Образцы главных кадровых документов в 2023 году
Скачайте бесплатно и используйте в работе
- Трудовой договор с работником
- Приказ о приеме на работу
- Приказ об увольнении по собственному желанию
- Правила внутреннего трудового распорядка 2023
- Образец заполнения нового отчета ЕФС-1
Руководитель федерального органа исполнительной власти или уполномоченного органа в пределах своей компетенции определяет:
- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения («ДСП»);
- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения («ДСП»), несут персональную ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 Положения.
Возьмите демо-доступ и попробуйте учиться три дня бесплатно.
Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению без санкции соответствующего должностного лица.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения («ДСП»), а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.