Допускаются ли исправления в кассовой книге: правила и рекомендации

Процедура ведения кассовых операций и управления наличными регламентируется документом №3210-у от 11/03/14 года ЦБ РФ. Ранее ошибка в кассовой книге представляла серьезную проблему для компаний, поскольку внесение корректировок было запрещено и влекло за собой штрафы. В настоящее время ситуация изменилась, но вопрос о возможности корректировки данных в кассовой книге остается актуальным. Разрешено ли вносить изменения в кассовую книгу?

Основания и порядок действий

Ведение в электронном виде на компьютере с применением специализированного ПО;
Закрытие ежедневно с учетом сверки фактических остатков наличных средств;
Подтверждение электронной подписью;
Ответственность за сохранность информации возлагается на руководителя компании.

Электронный формат сравним с бумажным, поэтому его не обязательно печатать.

Обратите внимание! Применение электронной подписи (ЭП) определяется ФЗ-63 от 6/04/11 года.

Ведение документации на бумажном носителе позволяет вносить изменения при выявлении ошибок. Многие компании ведут кассовую книгу следующим образом: на компьютере создается файл, например, в программе Excel, где формируется таблица, а кассир вносит данные. По завершении рабочего дня производится сверка, подсчет сальдо, документ печатается и передается бухгалтеру, который подписывает его.

По завершении года электронная кассовая книга распечатывается, скрепляется и заверяется печатью. Важна нумерация листов. Этот формат, как и ручной регистр, подлежит корректировке, так как в нем отсутствует электронная подпись. Возможность внесения изменений вытекает из характера кассовой книги. Указания запрещают вносить изменения в кассовые документы (ПКО, РКО), но книга — это учетный регистр.

Методика и опыт

Общие рекомендации по корректировке представлены в указаниях ЦБ. Надпись о корректировке должна включать:

Дата внесения изменений;
ФИО ответственных лиц;
Их подписи.

Этот подход соответствует нормам ФЗ-402 от 6/12/11 года «О бухгалтерском учете».

Ошибка вычеркивается. Вместо нее вносятся правильные данные с учетом четкости и читаемости текста. Тот же сотрудник, который допустил ошибку, вносит корректировку. Обычно это кассир, руководитель или бухгалтер в небольшой фирме. Необходима ли подпись директора при корректировках, если в компании есть главный бухгалтер и кассир?

Поскольку директор подтверждает кассовую книгу в целом (нумерацию и количество листов в конце года), предполагается, что для корректировки ошибок требуются подписи только кассира и главного бухгалтера. Если все записи в кассовой книге осуществляются директором, то и он подтверждает корректировки. Листы с внесенными изменениями помечаются надписью ответственного лица «исправлено». На каждую корректировку, если их несколько на листе, ставится отдельная подпись.

Ошибка, связанная с пропуском кассового листа, исправляется путем перечеркивания пустого поля и пометки «аннулировано». Если ошибка обнаруживается не сразу, это часто приводит к изменениям на нескольких листах кассовой книги. В этом случае каждый из листов исправляется. Рекомендуется аннулировать лист и заполнить новый.

Советуем прочитать: Участники дела (гражданский процесс)

Некорректное указание количества приходных и расходных документов, а также пропуски строк являются частыми ошибками при ведении кассового регистра. Эти ошибки исправляются аналогичным образом, фиксируясь бухгалтерской справкой, в которой содержится основная информация и состав данных. Документ также подписывается ответственным лицом.

При обнаружении ошибки в электронной книге с ЭЦП создается новый документ с верными данными, который затем заново подписывается электронной подписью.

Административный порядок исправлений следующий:

если кассовую книгу ведет не руководитель, а другое лицо, оформляется докладная записка на имя руководителя;
руководитель издает приказ о создании соответствующей комиссии;
под наблюдением членов комиссии вносятся изменения в регистр или создается новый электронный документ.

Ошибки в кассовой книге

Подборка наиболее важных документов по теме Ошибки в кассовой книге включает нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое.

Кассовые операции:
Счет 50
Образец акта инвентаризации наличных денежных средств
Акт приема передачи денежных средств
Акт приема-передачи кассы
Акт ревизии наличных денежных средств
Показать все
Кассовые операции:
Счет 50
Образец акта инвентаризации наличных денежных средств
Акт приема передачи денежных средств
Акт приема-передачи кассы
Акт ревизии наличных денежных средств
Показать все

Судебная практика

Решение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 19.12.2022 по делу № 88-22565/2022
Категория спора: Заём.
Требования займодавца: О взыскании основной задолженности по договору займа.
Обстоятельства дела: Истец указал на невыполнение заемщиком обязательств по возврату денежных средств.
Решение: Удовлетворено. Отклонив доводы ответчика о выполнении обязательств по займам, в том числе ссылаясь на свидетельские показания Свидетеля № 1, апелляционный суд признал надлежащей оценку суда первой инстанции всех представленных ФИО2 доказательств в рамках данного спора. В том числе, это касалось расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, кассовых книг ответчика как физического лица и индивидуального предпринимателя, свидетельских показаний. Установлено, что в кассовой книге ФИО2 как физического лица расходы от 31 декабря 2015 г., 01 и 29 января 2016 г., 08, 09, 15, 17 и 22 февраля 2016 г. записаны как «выдано ФИО2 Возврат подотчетных сумм». В кассовой книге ИП ФИО2 данные расходы указаны как приходы от ФИО2, что свидетельствует о неверных записях в кассовой книге физического лица и привело суд к выводу, что кассовые книги противоречат друг другу и не подтверждают возврат займа истцу.

Советуем прочитать: Военный контракт и развитие карьеры: подготовка офицеров и прапорщиков в Министерстве Обороны для 27-летних

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: «Импровизацию» бухгалтера оценил Верховный Суд РФ
(«Практическая бухгалтерия», 2022, № Фактически операции были технической ошибкой, что подтверждается кассовой книгой, где отмечены все приходные записи. Бухгалтерия произвела перевод долга пайщиков в «Народный» через оформление фиктивных записей в кассовой книге, отметил юрист.

«Бухгалтерские проводки в экономике коммерческих организаций: Справочник с комментариями и рекомендациями»
(Мизиковский Е.А., Мизиковский И.Е.)
(«Магистр», «ИНФРА-М», 2021) 1.1. Согласно данным кассовой книги, проверенным в установленном порядке (на соответствие записей данным первичных документов, отсутствие ошибок в арифметических подсчетах, подтирок, несанкционированных исправлений, изъятых листов и документов, других нарушений правил ведения указанного регистра), организацией принят к бухгалтерскому учету расходный кассовый оборот за отчетный период:

Нормативные акты

Справочная информация: «Формы первичных учетных документов»
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) — Статья: Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП (Линейкина С.М.) («Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, № 6)

Минфин России Письмо № ПЗ-11/2013
«Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля хозяйственной деятельности, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» г) сверка данных (например, сверка расчетов экономического субъекта с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности; сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);

Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу? Если да, то как это сделать правильно, чтобы избежать претензий при проверке? В этой статье мы рассмотрим эти важные вопросы и приведем образец внесения исправлений.

Вам помогут следующие документы и бланки:

Исправления в кассовой книге: допустимы ли?
Как правильно исправить ошибку в кассовой книге
Пример исправлений в кассовой книге
Заключение

Допускаются ли изменения?

С 01.06.2014 значительно изменились правила, регулирующие порядок выполнения и учета операций по кассе хозяйствующими субъектами.

Одним из таких нововведений является возможность исправления записей в кассовой книге. Эта возможность предоставляется Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Согласно пункту 4.7 этого нормативного акта, допускается внесение правок в документы, составленные на бумаге, но не относящиеся к кассовым документам.

Однако такие корректировки должны выполняться строго в соответствии с установленными требованиями.

Указание ЦБ РФ №3210-У относит к кассовым документам только приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО).

Этот вывод следует из первого абзаца пункта 4.1 данного нормативного акта, где четко устанавливается, какими документами должны оформляться операции по кассе в организации.

Советуем прочитать: Как уступить требование по исполнительному листу

Кассовые документы, конечно, не подлежат каким-либо корректировкам – это требование содержится в пункте 4.7, как уже было указано ранее.

Если в документации допускаются ошибки, такие бумаги следует забраковать и составить заново.

Могут ли быть ошибки в бумажном заполнении?

Согласно содержанию Указания ЦБ РФ №3210-У, кассовая книга упоминается в этом нормативном акте, но не относится к кассовым документам.

Кассовая книга – это сводный регистр, в котором учитываются сведения о операциях по кассе по данным РКО и ПКО.

Таким образом, кассовая книга на бумажном носителе может подвергаться корректировкам (исправлениям), если изменения вносятся по установленным правилам – с указанием даты исправления, ФИО и подписи лица, оформившего корректируемую бумагу.

В электронном формате

Эта норма устанавливается третьим абзацем пункта 4.7 вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У.

Если допускаются неточности, следует сформировать и подписать новый документ, уже не содержащий ошибок.

Как производятся корректировки?

Как правильно откорректировать бумажную кассовую книгу, если в ней обнаружены неточности или ошибки?

Процедура внесения изменений осуществляется следующим образом:

Ошибочные или неверные данные (текст, цифры) перечеркиваются одной линией, при этом исправляемые данные остаются видимыми.
Рядом с ошибочными (перечеркнутыми) данными вписывается новая, корректная информация. Важно, чтобы новые сведения были разборчивыми и легко читаемыми.
Возле исправленных данных указывается дата изменения.
Человек, внесший исправление, подписывает его и расшифровывает свою подпись.

Если в книге обнаружена ошибка или неточность, которая влияет на остаток по кассе и переносится на последующие страницы, необходимо внести корректировки на всех страницах, где требуется исправление.