С начала 2022 года все больничные листы будут составляться только в электронном формате согласно пункту 6 статьи 3 Федерального закона от 30 апреля 2021 года № 126-ФЗ. Более того, теперь выплаты пособий будут осуществляться сотрудникам напрямую из ФСС России. Работодатель будет оплачивать только первые три дня больничного листа. Из-за этого изменения возникли сомнения в отношении прежних «практик». Во-первых, сотрудники часто по собственной инициативе или по просьбе руководителя продолжают работать находясь на больничном дома, если их состояние позволяет. В таком случае больничный лист не оформляется и не передается никуда, а сотруднику выплачивается зарплата. Во-вторых, в некоторых компаниях была предусмотрена выплата доплаты до размера оклада. В такой ситуации сотрудник мог получить и доплату до оклада, и пособие.
Давайте рассмотрим, как сейчас обстоят дела с этим.
Особенности новой схемы
Основанием для выплаты пособия в случае заболевания является медицинское заключение о временной нетрудоспособности, согласно статье 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», который будет в дальнейшем обозначаться как Закон № 255-ФЗ.
Согласно новой схеме, сотрудник должен явиться к врачу, который при визите создаст электронный больничный лист и загрузит его в информационную систему Фонда социального страхования России. Фонд в свою очередь передаст работодателю информацию о заболевшем сотруднике. При возвращении на работу, компания должна предоставить ответ в Фонд о том, проходил ли сотрудник лечение или работал во время больничного. Такой порядок исключает возможность того, что сотрудник не предъявит больничный лист (например, если его потерял) или по окончании болезни решит не предоставлять его. Это также поможет предотвратить мошеннические действия и обеспечит доказательную базу в случае судебных разбирательств с врачами, поликлиниками, работодателями и другими сторонами. Естественно, сотрудник имеет право отказаться от лечения и не открывать больничный, однако в таком случае ему придется работать как обычно. Но стоит ли ставить под угрозу свое здоровье ради этого?
Работа на больничном и оплата
Больничный лист – официальный документ, который имеет финансовое значение и служит основанием для выплат. Его целью является подтверждение невозможности выполнения трудовых обязанностей и необходимость получения пособия. Такое пособие компенсирует временные потери в заработке. Работа в период болезни является нарушением указания врача. Если человек продолжает работать, это означает, что он не понес потери в заработке и еще способен работать. С точки зрения закона (ст. 8 Закона № 255-ФЗ), это может послужить основанием для сокращения размера пособия.
Кроме того, если человек самостоятельно принял решение работать, согласно закону необходимо составить акт о нарушении. Однако чаще всего такой ситуацией согласовывается с работодателем. Как поступить в подобной ситуации?
Существует два варианта.
Первое правило — не раскрывать информацию о том, что человек пробыл на больничном все дни. Конечно, в таком случае сотрудник не будет жаловаться, поскольку ему будет выплачена полная зарплата.
Такой подход может привести к возникновению риска проверки компанией надзорными органами, такими как ГИТ, ФСС России и ФНС России, из-за переплаты. В то же время, в этом году был установлен мораторий на плановые проверки. Однако, для проведения внеплановых проверок остаются несколько оснований, при этом оформление больничного не является одним из них. Кто и как будет проверять данную информацию, пока неизвестно, но для выявления нарушений потребуется участие инспекторов ФНС России или ФСС России. Также еще нет четкой правовой практики относительно того, у кого и какой Фонд будет запрашивать данные: у всех ли или только выборочно. Тем не менее, следует понимать, что это нарушение закона, и я не рекомендую действовать таким образом. Ответственность за предоставление и достоверность сведений для начисления пособий лежит на работодателе. В случае переплаты ФСС России необходимо будет компенсировать излишнюю сумму и уплатить штраф в размере 20% от этой суммы, согласно статье 15.2 Закона № 255-ФЗ. Кроме того, потребуется провести внеплановую проверку в бухгалтерии: проверить выплаченные взносы и произвести сторнировку сумм после ошибок. ФНС России также может внести компанию в «список риска» для чаще проводимых проверок.
Есть еще один безопасный метод: сообщить все в Фонд, как есть. Напомним, в соответствии со статьями 2 и 129 Трудового кодекса РФ, каждый человек имеет право на труд и должностное вознаграждение, которое должно быть выплачено вовремя и полностью. Если он работает во время болезни, то он должен получить зарплату за эти дни. Однако, поскольку он нарушил режим лечения, пособие будет снижено и рассчитано на основе минимального размера оплаты труда, согласно пункту 2 статьи 8 Закона № 255-ФЗ
Допустим, сотрудник был отпущен в больницу на 10 дней, но вместо полного отдыха он проработал 6 дней, нарушив тем самым режим лечения. В свете этого, за эти 6 дней сотрудник имеет право на стандартную зарплату, рассчитанную исходя из его среднего дневного дохода, а за оставшиеся 4 дня болезни ему будет выплачиваться по МРОТу при расчете больничного.
Если работник будет работать меньше из-за болезни, его заработная плата будет ниже, чем если бы он работал полный рабочий день. Однако у вас есть возможность доплачивать до полной заработной платы по вашему усмотрению. Важно включить такое правило о доплате в соответствующий ЛНА, например, в Положение об оплате труда. Напоминаю, что предложение больших льгот, отличных от того, что предусмотрено законодательством, является правом, а не обязанностью работодателя. И речь идет о вознаграждении, а не о части заработной платы во время болезни. Кроме того, вы сами определяете, кому будет выплачиваться доплата: всем сотрудникам или только определенным категориям. На практике, чаще всего, доплаты предоставляются работникам, проработавшим в компании от 4-5 лет, хотя законодательство это не регулирует. Однако, чтобы исключить возможные споры о дискриминации и неравенстве, лучше связать критерии с деловыми качествами — все уточнения должны быть фиксированы в ЛНА.
Больничный после увольнения
Не забывайте, кстати, о еще одном моменте, который следует учесть. После прекращения трудового договора обязанности работодателя не прекращаются немедленно. Если человек заболел в течение месяца после увольнения, он имеет право на получение пособия в размере 60% от средней заработной платы, независимо от страхового стажа (согласно пункту 2 статьи 5 и пункту 2 статьи 7 Федерального закона № 255-ФЗ). Кроме того, выплата будет осуществляться на основании больничного листа в соответствии с пунктом 16 Правил получения информации ФСС РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 ноября 2021 года № 2010. Работодатель также получит номер больничного и оплатит первые три дня болезни, а все остальное будет покрыто ФСС России.
Можно ли удержать переплату?
Если вы выплатили больше денег по больничному листу, то будет сложно вернуть их обратно. Возможность удержать деньги из зарплаты есть только в определенных случаях, которые перечислены в законе (ст. 137 ТК РФ). К ним относятся: возмещение неотработанного аванса, возврат неизрасходованного аванса по командировке, возвращение излишков из-за ошибок в расчетах, выплата оплаченных, но неотработанных отпускных. При этом, во всех случаях, кроме излишне выплаченных отпускных, необходимо также получить письменное согласие работника, и сумма, которую можно удержать, не должна превышать 20% от заработной платы. Пособия по больничным листам в этом перечне отсутствуют, а ошибка в расчетах не является причиной для возврата денег. Остается только один вариант — ссылаться на недобросовестность работника в случае претензий со стороны ФСС или возникновении судебного спора с работником или Фондом. Например, если работник предоставил неверную информацию или документы, из-за которых вам пришлось выплатить ему больше денег. Однако это приведет к конфликту и судебному разбирательству. Для такой ситуации необходимо иметь доказательства и провести отдельную подготовку.
Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами
Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами
Тема электронного больничного листа — руководство для работодателя, является актуальной в свете всеобщего внедрения электронного взаимодействия ФСС с страхователями и медицинскими организациями. Мы расскажем о действии системы электронного документооборота с больничными листами и способах получения доступа к ним.
Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
С появлением электронных больничных в 2022-2023 годах работа кадровиков значительно упростилась. Теперь им не нужно заполнять бумажные листки нетрудоспособности, так как это делает медицинское учреждение. Работодатель узнает о том, что сотрудник на больничном, из Личного кабинета страхователя, согласно разделу «а» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010. Если работник предоставляет запрос из ФСС после окончания больничного листка, недостающую информацию для выплаты ему предоставляют через личный кабинет, в соответствии с пунктом 22 Правил.
Получите дополнительные сведения о последних изменениях в процессе оформления больничного листа, вступающих в силу с 2022 года, из специального информационного материала.
Статурусуем, что существует ограниченная категория трудовых сотрудников, для которых составление письменного больничного все же возможно. Речь идет о лицах, информация о которых относится к государственной тайне, а также о гражданах, которые пользуются государственной защитой (пункт 2 Правил). Однако обычные частные работодатели крайне редко принимают на работу таких сотрудников.
Большое значение имеет отсутствие необходимости в получении согласия работника на оформление электронного больничного (в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.08.2021 № 1381).
Специалисты команды «КонсультантПлюс» подробно объяснили процедуру взаимодействия с электронными больничными листами. Ознакомьтесь с информацией, получив бесплатный пробный доступ к системе К+.
Как работает электронный больничный лист
Перед внедрением электронной формы связи между работодателем и медицинским учреждением с ФСС была проведена широкомасштабная информатизация системы здравоохранения, без которой осуществление электронного обмена документами было невозможным.
Для сотрудника медицинского учреждения, оформляющего электронный больничный лист, предусмотрена следующая последовательность действий.
У сотрудника (пациента) имеется одно действие при оформлении электронного больничного листа — в случае необходимости сообщить работодателю номер больничного. В соответствии с законом, сроком 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности работник может обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако на практике данная норма обычно не применяется, потому что информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, в рамках которого оформляется электронный больничный лист, осуществляется без участия работника.
Поэтому нет необходимости требовать от трудящегося представления электронного больничного листа.
Иногда возникают ситуации, когда гражданин не имеет возможности получить больничный листок. Дополнительную информацию на эту тему можно изучить в специальном материале, подготовленном специалистами компании «КонсультантПлюс», предоставляющей возможность бесплатного пробного доступа.
Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?
С начала 2022 года все работодатели лишены выбора схемы работы с листками нетрудоспособности, их использование полностью заменено электронными листками во всех ситуациях.
Обратите внимание! Использование новой инновационной системы электронных больничных не освобождает работодателя от необходимости сохранять больничные. Они являются документами для налогового учета. Поэтому, если на предприятии есть старые бумажные больничные листки, их нужно хранить в течение 6 лет (согласно пункту 6 пункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса РФ).
Электронные больничные полностью лишены ошибок и, при их возникновении, исправляются быстро и без труда. Кроме того, нельзя даже представить ситуацию, когда возможно подделать электронный листок нетрудоспособности. Также следует отметить, что с использованием электронных листков нетрудоспособности исключена возможность их потери или повреждения.
С 2021 года все регионы России начали применять пилотный проект ФСС. Это означает, что теперь работодатель обязан оплатить только первые 3 дня больничного. А все остальные дни оплачиваются ФСС непосредственно сотруднику. Для этого необходимо представить соответствующий пакет документов в фонд, чтобы получить выплату пособия.
Инструкция по выполнению этого действия доступна на платформе «КонсультантПлюс». Чтобы ознакомиться с ней, получите временный доступ к системе и перейдите к предложенному готовому решению. Это предоставляется бесплатно.
Функции работодателя по работе с электронным больничным
С 2022 года отсутствует нормативная база, которая регулирует процесс заполнения электронного больничного листа сотрудниками кадровых служб.
При взаимодействии с электронными медицинскими документами работодатель обязан учесть следующие факторы:
Министерство труда России разъяснило некоторые вопросы о применении электронных больничных листов. Для получения подробной информации перейдите по ссылке.
В настоящее время главная цель работодателя, учитывая упрощение процесса работы с больничными листками, заключается в точном расчете и своевременной выплате пособия (в той части, которая возлагается на работодателя). В рамках этой проблемы, эксперты из КонсультантПлюс подготовили информационный материал, который предлагает эффективное решение указанных задач. Вы можете бесплатно получить пробный доступ к этому материалу.
Необходимо ли быть связанным с использованием персонального аккаунта на сайте Фонда социального страхования, разузнайте подробности в этом месте.
В статье «Работодатель в обстановке, когда работник пострадал на производстве» раскрывается роль работодателя в случае, когда рабочий испытал несчастный случай на рабочем месте.
Итоги
С 2022 года станет обязательным использование электронного больничного. Вместо заполнения своей части листка нетрудоспособности, кадровику и бухгалтеру больше необходимости взаимодействовать с медучреждением и работодателем посредством электронного документооборота и ФСС. Однако каждая компания должна пройти регистрацию на Портале госуслуг и использовать полученные логин и пароль для доступа к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Этот электронный сервис обрабатывает больничные листы в соответствии с установленным порядком. Работодатель направляет недостающую информацию в ФСС через личный кабинет. Электронное больничное создает более прозрачную систему обязательного социального страхования и полностью исключает возможность представления поддельных листков нетрудоспособности.
Нужно ли нести работодателю больничный на бумаге
Нужно ли нести работодателю больничный на бумаге?
На выбор застрахованного лица медицинская организация может предоставить ему справку о временной нетрудоспособности, сформированную в виде электронного документа, в соответствии с установленной страховщиком формой (согласно пункту 7 статьи 13 Закона № 255-ФЗ, пункту 75 Порядка № 1089н). Информацию о выдаче электронной справки о нетрудоспособности работник вправе получить любым удобным для него способом.
В случае временной нетрудоспособности, вызванной заболеванием или травмой, работнику, который нуждается в уходе за больным членом семьи, выдается листок нетрудоспособности. Этот листок оформляется как электронный документ и подписывается медицинским работником и медицинской организацией с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Затем он размещается в информационной системе страховщика в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Формирование листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдача их в форме документа на бумажном носителе осуществляются в случаях, предусмотренных Законом N 255-ФЗ. Порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и их выдачи в бумажной форме регламентируется Порядком N 1089н, утвержденным Приказом Минздрава России от 23.11.2021 года. Получение Фондом социального страхования Российской Федерации необходимых сведений и документов для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком регламентируется Правилами N 2010, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 года.
Бумажный документ, удостоверяющий нетрудоспособность, выдается только определенным группам застрахованных лиц, информация о которых является государственной и конфиденциальной по закону, а также лицам, которые подлежат государственной защите (ссылка на статью 13 Закона N 255-ФЗ и пункты 1, 2 Порядка N 1089н).
Каждому застрахованному лицу будет предоставлен единственный электронный документ в виде листка нетрудоспособности, независимо от количества мест работы. Этот документ будет использоваться для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, в зависимости от условий работы у одного или нескольких работодателей. Это соответствует положениям статей 13 (часть 2 — 4) Закона N 255-ФЗ и пунктам 6 — 8 Порядка N 1089н.
С целью создания электронного документа о листке нетрудоспособности осуществляется информационное взаимодействие, при котором происходит обмен сведениями по использованию федеральной государственной информационной системы «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах» ФСС РФ и информационных систем работодателя и других участников информационного взаимодействия, таких как страховщики, страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы. Описанное взаимодействие осуществляется в соответствии с Правилами информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.
О старте функционирования электронной формы документа, свидетельствующего о состоянии нетрудоспособности, страхователи будут уведомлены с помощью электронной системы обмена документами (согласно условиям, описанным в пункте 19 Правил под номером 2010).
Также, оператор страховой информационной системы осуществляет посредничество в передаче информации страхователям (пункт «а» пункт 21 Правил номер 2010).
— данных о направлении застрахованного человека на проведение медико-социальной экспертизы;
Информация об оформлении электронного листка нетрудоспособности отсутствует в данных, связанных с проведением медико-социальной экспертизы застрахованного индивидуума.
В случае наступления страхового события страхователю необходимо предоставить страховщику информацию и документы, которые необходимы для определения и выплаты страхового возмещения. Если у страховщика отсутствуют указанные сведения и документы, в том числе сведения о самом застрахованном лице, в соответствии с формой, утвержденной страховщиком (пункт 1 части 2 статьи 4.3, часть 13 статьи 13 Федерального закона № 255-ФЗ, пункты 5, 6 Правил № 2010).
Таким образом, при возникновении страхового случая сотрудник не обязан информировать работодателя о том, что он предоставил электронный лист нетрудоспособности.
Если по какой-либо причине (например, технического характера) работодатель понадобится эта информация, сотрудник сможет получить ее о том, что электронный листок нетрудоспособности был открыт в его персональном кабинете на официальном портале государственных и муниципальных услуг «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (пункт 19 Правил N 2010) и в персональном кабинете получателя услуг ФСС РФ.
Если застрахованное лицо пожелает, то медицинское учреждение может предоставить ему справку о временной нетрудоспособности в виде электронного документа, сформированного в соответствии с требованиями страховой компании (согласно части 7 статьи 13 Федерального закона № 255-ФЗ и пункту 75 Порядка № 1089н).
Сотруднику предоставляется возможность предоставить информацию о своей нетрудоспособности путем выбора наиболее удобного для него способа.
Работодатель должен подготовиться к приему электронных больничных
Работодатель должен подготовиться к приему электронных больничных
Чтобы обеспечить прием и обработку сформированного электронного больничного листа, работодатель необходимо обладать соответствующими техническими возможностями, которые позволят ему осуществить данную процедуру.
Как работнику сдавать электронный больничный работодателю
Когда поликлиника закрывает электронный больничный лист (ЭЛН), работник должен передать свой номер работодателю. Работодатель обязан воспользоваться информационной системой ЕИИС «Соцстрах» для запроса ЭЛН по номеру и СНИЛС работника. При получении электронного листка нетрудоспособности, работник больше не обязан представлять его в бухгалтерию или кадры — достаточно просто сообщить работодателю номер ЭЛН. Это можно сделать любым удобным для работника способом: предоставить талон с номером ЭЛН, воспользоваться телефонной связью или сетью «Интернет».
Обратите внимание! Талон с индексом ЭЛН, который труженик узначил из лечебной учреждения, не является основанием для установления страховых выплат. Он сконструирован для представления информационных сведений гражданину о свершившемся ЭЛН (данные ФСС от 20.04.2020 «Отключки нетрудоспособности. Электронные отключки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)».
Перед тем, как получить электронный больничный лист в поликлинике, сотруднику необходимо узнать, готова ли его компания принимать такие листы. Возможно, организация еще не имеет технической возможности принимать нетрудоспособность в электронном формате. Чтобы разъяснить этот вопрос, работник может обратиться в бухгалтерию или кадровую службу своей организации.
Что нужно сделать работодателю, чтобы подготовиться к приему электронных больничных
Введение электронных больничных листов обусловило появление новых обязанностей у работодателей. Одной из таких обязанностей является уведомление сотрудников о готовности организации к использованию электронных листков нетрудоспособности. Федеральная служба по страхованию указала на эту обязанность в информации от 20.04.2020 под названием «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)».
Обратите внимание! Если работодатель не может создать электронные листки нетрудоспособности, то его сотрудникам будут выданы бумажные листки нетрудоспособности.
Работодателям предоставляется возможность принять участие в процессе формирования электронного личного дела (ЭЛН).
Определенное количество программ для учета финансовых операций предоставляют возможность взаимодействия с электронной системой учета больничных.
Определенно, для эффективного использования ЭЛН, руководитель и главный бухгалтер организации должны обладать уникальными и усовершенствованными электронными подписями.
Ознакомьтесь с содержимым справочника «Практическое руководство по бухгалтерии» в специализированной электронной библиотеке.
Можно ли не проводить электронный больничный
Можно ли не проводить электронный больничный
Работник в период своего заболевания продолжал трудиться, однако в конце концов обратился к медицинскому специалисту с просьбой о выдаче электронного больничного листа. Фонд социального страхования требует предоставления определенных данных для предоставления пособия. Существует ли возможность обойтись без электронного больничного листа? Ответ на этот вопрос содержится в указанной статье.
Предоставление информации в ФСС о ненужности пособия требуется. Необходимо заблаговременно предупредить трудовых работников о том, чтобы они не оформляли больничные, если имеют намерение продолжать работать.
Возникла некоторая сложность. Один из сотрудников обратился к медицинскому работнику, и в информационной системе Фонда социального страхования появилась электронная больничная запись. Фонд требует дополнительные данные о страховщике. Однако, во время своего болезненного состояния сотрудник продолжал работать, и компания хочет выплатить ему заработную плату, а не пособие. Каким образом следует ответить Фонду или, возможно, не отвечать вовсе?
Как найти решение данной ситуации? Возможно, одним из вариантов будет полная компенсация зарплаты сотруднику за период его болезни. Существует несколько путей для этого.
Для того чтобы компания не оплачивала больничный, есть первый вариант — сообщить в фонд, что сотрудник работал во время болезни. Мы обратились в ФСС и выяснили, как это сделать. В результате компания получит заполненный больничный с информацией, которая уже есть в фонде. Чтобы избежать начисления пособия со стороны фонда, необходимо полностью исключить период оплаты за счет ФСС. Также можно внести в ячейку слово «нет». ФСС не будет начислять пособие.
Однако эксперты ФСС предостерегли, что если работник продолжает работать во время заболевания, то он фактически нарушает установленный режим. Поэтому в дальнейшем следует просить сотрудников не брать больничные, если они планируют работать, например, на удаленке с поврежденной ногой.
Один из методов заключается в том, чтобы взять больничный лист, чтобы Фонд социального страхования выплатил пособие сотруднику. Затем мы дополнительно выплатим сотруднику сумму, равную его фактическому заработку, из средств компании. Если мы установили эту доплату в положении о труде, мы сможем учесть эту сумму в расходах (в соответствии с пунктом 25 статьи 255, подпунктами 6 пункта 1 и пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса). Важно отметить, что доплата не является пособием, поэтому мы должны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Отпускной лист оформляется в день, когда человек был признан непригодным для работы, если он не работал в этот день. Если он работал и рабочий день закончился, больничный лист будет оформлен со следующего рабочего дня. Если человек проходил лечение в стационаре, больничный лист будет оформлен в день выписки. Если лечение продолжается более 10 календарных дней, врачебная комиссия примет решение о продлении больничного. Если человек, обратившийся за медицинской помощью, будет направлен на лечение в другую медицинскую организацию в день обращения, врач этой медицинской организации закроет или продлит больничный лист (пункты 12, 14, 15 Порядка, утвержденного приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Более подробную информацию можно найти в Системе Главбух, входящей в состав Актион Бухгалтерия.