В условиях всеобщего перехода на удаленную работу преимущество получили те компании, которые заблаговременно перевели свой документооборот в цифровой формат как внутри, так и снаружи. Если ваша компания не в числе таких, это не стоит вас огорчать, но это отличный повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сейчас. Цифровое взаимодействие гарантирует своевременное рассмотрение документов, возможность настройки напоминаний и контроля за исполнением обязательств по договору, что особенно важно в текущей обстановке.

При условии, что у вас уже установлена система внутреннего электронного документооборота, переход на удаленную работу будет требовать только обеспечения безопасного доступа к ней для всех сотрудников. Опираясь на опыт компании Softline, установка необходимого программного обеспечения на организационный сервер, обеспечение https-доступа и настройка шифрованного канала для веб-версии займет от 8 до 12 часов работы специалиста. После этого персонал сможет подключаться к системе с любого своего устройства, не требуя установки каких-либо приложений, просто заходя на соответствующую веб-страницу.

Системы электронного документооборота улучшают внутренние процессы предприятия, включая согласование, рассмотрение и исполнение поручений по документам. Однако, важно помнить, что работа с документами не ограничивается только этими процессами. Для успешной работы необходимо передавать документы контрагентам для согласования и подписания. В наше время, когда все больше людей работают из дома, этот процесс может быть долгим и затянутым. Однако, автоматизация электронного обмена документами с контрагентами позволяет удобно и надежно объединить внутренний и внекорпоративный документооборот компании в рамках одной системы.

Адекватное законодательное обеспечение гарантирует правовую значимость электронным документам в любых форматах с помощью повышенной квалификации электронной подписи, которая имеет такую же силу, как собственноручная подпись. Для получения такой электронной подписи достаточно однократно посетить офис уполномоченного лица, после чего вы сможете полноценно работать с электронными документами прямо из дома.

Данные компании Softline показывают, что применение систем электронного документооборота (ЭДО) значительно сокращает время доставки документов — в среднем в 50 раз, а время подписания — от нескольких дней или недель до нескольких минут. Благодаря мобильному клиенту, договор можно подписать с помощью смартфона в любое удобное время. Все документы хранятся в едином архиве в формате сканов, что полностью исключает возможность их потери. При этом необязательно, чтобы все участники процесса использовали одного и того же сервис-оператора: провайдеры могут обмениваться трафиком между собой.

Самым быстрым способом перевести работу с формализованными процессами на удаленный формат является согласование договоров и счетов, а также первичная бухгалтерия. Важно определить список процессов, которые лучше всего оцифровать в первую очередь, и составить список пользователей, которым нужно предоставить доступ к системе. Эксперты компании Softline рекомендуют уже на этом этапе привлечь сервис-провайдера, который поможет организовать процесс наиболее эффективно.

Впоследствии возможно осуществить автоматизацию процесса обработки неструктурированных документов и взаимодействия с внешними партнерами по обмену документами.

Если ваши партнеры еще не учли возможность применения систем межкорпоративного обмена документами, то сервисный провайдер может оказать помощь в процессе переговоров. Опыт компании Softline показывает, что даже самые стойкие организации сегодня способны быстро оценить преимущества электронного взаимодействия.

Советуем прочитать: Как взыскать алименты с военнослужащего: рекомендации юриста при неизвестном номере части и отсутствии данных в ЕРЦ МО

Далее будет выполнено быстрое сравнение и удаленная настройка процессов цифрового взаимодействия с помощью сервисного оператора. Провайдер также предоставляет обучение персонала в работе с новой системой (в условиях удаленной работы компания Softline организует вебинары для своих заказчиков).

Важно отметить, что в период пандемии большинство поставщиков товаров и услуг готовы предлагать новым клиентам индивидуальные условия: длительный испытательный срок, персонализированные скидки, использование гибких финансовых инструментов. Поэтому, если вы до сих пор не решались, сейчас самое подходящее время, чтобы попробовать.

Обычно внедрение электронной системы документооборота с нуля занимает несколько недель. Если вы не можете ждать так долго и ваши внутренние политики безопасности разрешают использование облачных технологий, то имеет смысл рассмотреть возможность работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису займет всего несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, которые будут работать в системе. При этом у вас всегда будет возможность отказаться от услуги, например, если вы захотите вернуться к работе с бумагой при возвращении в офис. Однако опыт компании Softline показывает, что бизнес, однажды решивший перейти на электронный документооборот, редко возвращается обратно к старым методам.

Работа с документами

В данном разделе собраны популярные сервисы, которые помогают автоматизировать работу с документами. Здесь вы найдете различные инструменты, которые позволяют проверить правописание, передавать файлы, проводить рецензирование, отслеживать историю изменений, сканировать тексты и изображения, а также преобразовывать их в текст. Эти приложения помогут вам как при совместной работе над документами, так и при индивидуальной работе. Вы можете запускать их как с сервера в облаке, так и с локального компьютера.

Подбор по параметрам

Directum Lite Профессиональный аккаунт

Для средних и малых предприятий доступна электронная платформа для обмена документами.

Советуем прочитать: Памятка для ИП по сотрудничеству с самозанятыми

Estimates.guru Профессиональный аккаунт

Система для автоматической обработки и создания коммерческих предложений и смет в отделах продаж, с возможностью интеграции с популярными CRM системами.

А2Б

Этот сервис способствует увеличению скорости обработки документов, способствует развитию предприятия, обеспечивает контроль над выполнением задач и проектов.

МойОфис Документы Есть бесплатный тариф

В рамках «МойОфис» представлено приложение, которое позволяет редактировать тексты, а также проводить коллективную работу с ними, сохраняя историю изменений.

Saby (СБИС) Отчетность через интернет

Подготовка, контроль, анализ и представление отчетности в государственные органы. Сверка расчетов и общение с инспекторами. Работаем с индивидуальными предпринимателями, обществами с ограниченной ответственностью, некоммерческими организациями и другими типами организаций. Охватываем все виды налогообложения.

Saby (СБИС) Электронный документооборот

Электронный документооборот с облачным сервисом. Позволяет использовать роуминг с любыми операторами. Имеется возможность интеграции с уже используемыми системами учёта, а также работа из мобильного приложения.

МойОфис Есть бесплатный тариф

Создана защищенная платформа для эффективного взаимодействия и сотрудничества в рабочей среде. В ее состав входят офисные программы, почтовая система с удобными календарями и адресными книгами, а также личное облачное хранилище и специальные приложения для работы с документами и электронной почтой с помощью мобильных устройств.

Р7-Офис

Имеется комплексное предложение, предназначенное для обеспечения рабочих мест всеми необходимыми офисными приложениями.

Права Мобил

Платформа в облаке для автошкол

Автограф

Универсальным редактором деловой и технической графики является программа под названием Автограф.

скиньскан.рф Есть бесплатный тариф

Вам будет дана возможность подписать любой документ, будь то договор, акт, накладная или любой другой файл, используя электронный формат. Вы сможете избежать необходимости использования графических редакторов и сэкономить время и усилия.

Microsoft Word Есть бесплатный тариф

Текстовый редактор, разработанный Microsoft.

Сфера Курьер

Важность электронного обмена документами с юридической точки зрения в контакте с партнерами.

Электронный документооборот Есть бесплатный тариф

Взаимодействие с Сбербанком и прочими партнерами через электронный документооборот

АЛТИУС – Исполнительная документация

Создание и утверждение исполнительной документации в сфере строительства с помощью специального программного обеспечения.

Hardroller

Система хранения и обработки данных для создания официальных бумаг в сфере строительства, основа которой является облачная технология.

Анкета24

Предлагаемый сервис осуществляет автоматическое распознавание анкет и прочих документов, написанных от руки. Это инновационное решение, предназначенное специально для программ лояльности.

1С-Отчетность

Сервис, который позволяет отправлять отчетность в надзорные органы из программного комплекса «1С:Предприятие», предлагается для использования.

Советуем прочитать: Оформление наследства через Многофункциональные центры

Docrobot

Система электронного обмена документами в сфере розничной торговли.

DocWebService Есть бесплатный тариф

Платформа, предоставляющая возможность автоматического заполнения предварительно созданных шаблонов документов в программе MS Word и MS Excel.

Документооборот на BPMSoft

Корпоративная система контент-менеджмента обеспечивает компаниям эффективное управление документами, улучшение процессов согласования и контроль над соблюдением исполнительской дисциплины.

Контур.Реестро

Платформа для электронного учета сделок, связанных с объектами недвижимости.

Uchi.Pro Есть бесплатный тариф

Используя эту платформу, возможно организовать процессы дистанционного обучения в учебных центрах ДПО, колледжах, вузах и на предприятиях.

Яндекс.Документы

Набор средств для офисных нужд, предназначенных для составления и изменения различных документов.

СметаCloud Есть бесплатный тариф

Создание смет онлайн.

Formz Есть бесплатный тариф

Эта интернет-платформа предоставляет возможность наполнить и сформировать различные документы и бланки.

Saby (СБИС) Маркировка

Реализация автоматической отчетности в государственные системы. Для эффективной работы с продукцией, имеющей маркировку, а также обмена необходимыми данными с системами ЕГАИС, Меркурий и «Честный Знак».

7docs Есть бесплатный тариф

Наш сервис автоматизированной подготовки документов предоставляет возможность бизнесменам составлять необходимые документы без необходимости обращаться за помощью к юристам и другим специалистам.

ФОРМА

Специализированная интернет-платформа, предлагающая возможность самостоятельного создания стандартных документов.

Saby (СБИС) Заказы и поставки (EDI) Есть бесплатный тариф

Сервис, предоставляющий возможность обмениваться документами между торговцами и производителями.

NextDoc Есть бесплатный тариф

Этот конструктор предназначен для создания веб-приложений, которые помогут эффективно управлять информацией, как в процессе сбора, так и в процессе распространения и совместной работы.

Онлайн-Спринтер

Онлайн-Спринтер представляет собой платформу для онлайн-отчетности, доступную с любого компьютера через безопасные сетевые соединения. Позволяет передавать отчеты посредством интернета во все надзирающие органы, включая налоговую службу, пенсионный фонд, фонд социального страхования, Федеральную службу государственной статистики и многие другие.

Такском-Файлер Есть бесплатный тариф

Сервис Такском-Файлер представляет собой веб-приложение, которое облегчает процесс обмена электронными документами, позволяя пользователям мгновенно получать и отправлять файлы.