Оформление служебных писем: правила, примеры, шаблоны для бизнеса

Деловая переписка зачастую заменяет встречи и совещания, экономя время. Однако качество письма влияет на восприятие сотрудниками, коллегами и партнёрами отправителя. Чтобы избежать раздражения, сохранить репутацию и следовать этикету, важно освоить основные правила деловой переписки. Подробнее читайте в статье.

Разновидности деловых писем

Для различных ситуаций существуют разные типы деловых писем. Например, для отклика на вакансию используется сопроводительное письмо, а для выражения недовольства — письменная претензия.

письма-заказы
письма-претензии
письма-знакомства
гарантийные письма
письма-напоминания
сопроводительные письма

Примеры гарантийного и сопроводительного письма можно посмотреть и скачать по ссылке.

Общие правила делового письма

Уважительный тон. В деловой переписке недопустима фамильярность. При знакомстве с получателем можно обратиться по имени, в остальных случаях — только по имени и отчеству.

Письмо на языке получателя. В случае международной переписки письма готовятся на языке получателя или на английском.

Правильное обращение. При обращении к конкретному человеку, например, генеральному директору компании, необходимо использовать «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если письмо адресовано группе людей, например, сотрудникам отдела бухгалтерии, то «вы» пишется с маленькой буквы.

Технические требования к письмам

Для оформления деловых писем существует ГОСТ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Соблюдение этого ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.

Выбор размера шрифта. Согласно ГОСТ, для деловых писем используются кегли 12, 13 или 14, чаще всего — 12-й.

ГОСТ допускает использование шрифтов меньшего размера в текстах таблиц. Например, если текст написан 12 кеглем, то в таблице допустимо использовать кегль 11 или 10.

Простой шрифт. Не рекомендуется использовать декоративные шрифты. Самый распространённый шрифт для деловых писем — Times New Roman.

Интервал. Текст письма допускается писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Второй вариант более читабельный и визуально приятный.

Структура делового письма

Структура современного делового письма обычно включает 7 компонентов. Рассмотрим их в таблице ниже.

Данные отправителя и дата подготовки письма	ИП «Помидоров» от 15.07.2022г.
Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела	ИП «Огурцов» Директор уг. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5 Тел. (958) 687-46-09
Вступительное обращение	«Уважаемый Александр Алексеевич»
Основной текст — две части	В первой части указываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения
Указание на приложения к письму, если они есть	«Действующий прайс приложен»
Заключение	«С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…»
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.	Помидоров Тел. (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Мы собрали 5 советов, которые помогут сделать деловое письмо более эффективным.

Избегайте узкоспециализированных терминов. Получатель может не знать их точного значения и понять неправильно.

Делите текст на абзацы. Большой объём текста может отпугнуть читателя — он может закрыть письмо и не вернуться к нему. Разделяйте текст на смысловые блоки, чтобы он выглядел более читабельным и информация воспринималась легче.

Избегайте длинных сложных предложений. Стиль письма должен быть понятным, а предложения — короткими. Длинные предложения затрудняют восприятие текста. Чем короче предложение, тем легче воспринимается его смысл.

❌ Не воспринимается	✅ Воспринимается
Доброго времени суток, уважаемый участник. Сообщаем, что по причинам, изложенным далее в тексте, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Извиняемся за доставленные неудобства.	Сергей, добрый день. К сожалению, мы не можем принять Вас на конференцию по следующим причинам… Просим прощения за неудобства.

Избегайте креатива. Заголовки в стиле «Как наша продукция удвоила прибыль строительной компании», эпитеты и восклицательные знаки неуместны в официальных письмах. Деловой стиль письма должен быть консервативным.

❌ Креативно	✅ По делу
Привет! Этот день наконец-то настал — мы предлагаем Вам коммерческое предложение. Не торопитесь, давайте обсудим условия и подпишем документы.	КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ от «___»_____________ 20_ года Организация «_______________________________________»…Далее укажите предложения, условия, сроки и оплату.

Откажитесь от штампов и канцеляризмов. Они часто раздражают получателей.

Советуем прочитать: Как реагировать на распространенные возражения в процессе деловых переговоров

❌ Раздражает	✅ Подходит
Доброго времени суток!	Здравствуйте Добрый день
Будьте так добры отправить заказ до 16.00	Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00

Частые ошибки в деловых письмах

Соединение нескольких тем в одном письме. Важно чётко донести основную мысль. Если вы объедините в тексте несколько тем, например, новогодний корпоратив и планы по закупке, получатель может запутаться, на что обратить внимание.

Прежде чем писать письмо, спросите себя: «Что я хочу сообщить?». В начале письма сразу обозначьте тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу поймёт основной посыл.

Допускать опечатки в тексте. Офисные программы помогают выявить ошибки в тексте, но не всегда на них стоит полагаться.

Если в компании есть корректор, лучше попросить его проверить текст. Если нет — используйте онлайн-сервисы для проверки орфографии, такие как Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы подсвечивают ошибки и предлагают исправления.

Как проверить своё деловое письмо

Все элементы письма присутствуют: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контакты.
В письме затрагивается одна тема. Если тем две — нужно написать второе письмо.
Письмо написано уважительно, без панибратства.
Нет креатива, штампов и канцеляризмов.
Письмо оформлено по ГОСТ: шрифт простой, размер 12–14, интервал 1,5.
Текст разбит на абзацы, нет сложных предложений и конструкций.
Нет ошибок и опечаток.

Написание официального письма в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, который используется для деловой переписки между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Как не следует писать

При деловой переписке недопустимы:

ошибки, исправления, неясные сокращения слов, употребление жаргона и сленга;
невежливое общение;
искажение или избыточное изложение информации.

Шаблон с продольным макетом

Компания с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Регион РФ, проспект Прекрасный, дом 1

Генеральному директору ООО «Организация»

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора на оказание юридических услуг сообщаем о готовности сотрудничества с ООО «Организация».

Просим направить нам проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Организация».

Генеральный директор Петров Петр Петрович

Может быть полезно: как грамотно написать письмо с предложением о сотрудничестве

Как отправить письмо

Способ отправки документа обычно зависит от его цели:

для оперативного уведомления используют электронную почту или факс. При отправке по электронной почте обязательно указывайте тему письма, чтобы получатель сразу понял суть вопроса, и письмо не попало в спам. Можно также указать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
если необходимо официальное подтверждение отправки и получения документов, например, при отправке претензий или требований, воспользуйтесь Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Образцы и шаблоны для скачивания

А я думаю

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, правильно составить письмо-просьбу президенту, что местный глава все распродает и просим провести проверку в городе на предмет коррупционных действий со стороны властей нашего города.

В 2008 году окончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году завершила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Что-то упустили? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!

Основные правила написания деловых писем

Все деловые письма должны касаться только деятельности компании или связанных с ней обстоятельств. Независимо от содержания, они должны соответствовать определенным требованиям.

В первую очередь, это должна быть определенная структура. В письме всегда необходимо указывать:

дату написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое обращение (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

К письму можно прилагать различные дополнительные документы, фото и видео материалы – при наличии их необходимо указать это в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке компании. Второй вариант предпочтительнее, так как позволяет не вносить вручную реквизиты компании, к тому же такое письмо выглядит более солидно и подтверждает его официальный статус. Письмо можно написать вручную (особенно красиво получаются письма, написанные каллиграфическим почерком) или напечатать на компьютере (это удобно, если нужно создать несколько копий письма).

Советуем прочитать: Как легко сдать экзамен без зубрежки? (Часть 1)

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но штамповать его не обязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использовать печати.

Перед отправкой письмо, при необходимости, регистрируется в журнале исходящей документации, где ему присваивается номер и указывается дата отправления.

Основные аспекты при создании письма

Во время написания письма необходимо уделять особое внимание орфографии, следовать правилам и нормам русского языка, касающимся лексики, грамматики, пунктуации и прочего. Получатели всегда обращают внимание на грамотность изложения и оформление мыслей в письме.

Важно помнить, что исследования показывают: люди не готовы тратить на чтение таких писем больше одной минуты.

Письмо следует писать в корректной форме, кратко и по существу, избегая излишнего объема. Каждая новая тема должна быть выделена отдельным абзацем, при необходимости разделенным на пункты. Лаконичное и ясное письмо показывает получателю, что автор уважает его время. Здесь будет уместна поговорка: «Краткость — сестра таланта».

Что недопустимо в деловом письме

В деловых письмах недопустимы фамильярность или излишняя сухость, а также банальные клише. Следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, и специализированной терминологии, понятной только узкому кругу специалистов.

Письмо не должно содержать непроверенные, недостоверные или заведомо ложные сведения.

Необходимо учитывать, что такие письма являются частью рутинной деловой переписки и часто имеют статус официальных документов, которые могут обрести юридическую значимость.

Способы отправки письма

Официальное письмо можно отправить несколькими основными способами.

Первый способ — наиболее современный и быстрый — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, позволяя отправлять информацию практически неограниченного объема. Однако, при большом количестве почты у адресата, письмо может затеряться или попасть в папку «Спам», поэтому рекомендуется удостовериться в получении письма (например, с помощью телефонного звонка).
Второй способ — консервативный — пересылка через Почту России. Рекомендуется использовать функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении, что гарантирует доставку письма и уведомление получателя. Этот способ чаще применяется для отправки оригиналов документов, писем с живыми подписями и печатями.
Также можно отправить письмо через факс или мессенджеры, но только если отношения между партнерами достаточно близкие и допускают такой способ переписки.

Примеры оформления деловой переписки: правила

Работаете в бизнес-сфере? Часто ведете деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госорганами? Эта статья будет полезна для вас. Грамотное составление деловых писем свидетельствует о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.

Как правильно написать деловое письмо

При составлении делового письма необходимо придерживаться определенных стандартов и правил. Основное внимание следует уделить соблюдению делового этикета. Деловая переписка является частью официального общения.

Существует различные типы деловой переписки:

Циркулярные письма — используются для распространения информации или дачи указаний подчиненным;
Письма-запросы — предполагают запрос коммерческих предложений или описания товаров/услуг;
Гарантийные письма — направлены на подтверждение условий соглашений;
Рекламации и претензии;
Сопроводительные письма и другие.

Несмотря на разнообразие, все виды деловых писем имеют общие особенности по сравнению с обычными.

Основные различия:

Стилистика. Предполагает лаконичность и содержательность, рекомендуется ограничиться одной страницей текста, следуя общепринятой структуре и избегая лишних деталей.
Официальный стиль. Исключает использование сильных эмоциональных выражений.
Использование фирменного бланка с контактными данными.
Шрифт. Должен быть четким, однородным по всему тексту.
Соблюдение иерархии.
Официальный тон. Письмо должно быть составлено в соответствии с деловыми стандартами, используя официальную лексику.
Актуальность. Информация должна быть актуальной на момент отправки.

Оформление письма на бумажном носителе

Адресату обращаются по должности/фамилии/имени или указывают общее обращение в правом верхнем углу.
Тема (иногда опускается), формируется на основе содержания письма, выделяются ключевые слова.
Вводное обращение «Уважаемый/ая Имя Отчество».
Основная часть содержит описание проблемы или цели письма, важные детали, требования или просьбы.

Советуем прочитать: План действий при ДТП на каршеринговой машине

Пример начала и основной части:

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

(Дополнительная информация об организации)

(тема) О выполнении условий договора

(Основная часть) В соответствии с нашим договором от вас требуется предоставление необходимых документов…

Важно! Просим обратить внимание на необходимость нотариального заверения.

Заключительная часть должна содержать выводы, предложения, согласия/отказы, предупреждения.
Заключительные фразы могут призывать к дальнейшему сотрудничеству или оговаривать возможные отказы.
Если прилагаются документы, это указывается в левом нижнем углу.
Согласно деловому этикету ответ должен быть получен в течение 10 дней; если требуется больше времени, об этом следует уведомить.
В конце ставится подпись с расшифровкой и датой. Пример:

Учитывая вышеизложенное, обращаем ваше внимание на срочность решения данного вопроса. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1: «Документ-договор»

Приложение 2: «Договор-соглашение»

Заместитель директора П.Н. Ярыгин (подпись)

Деловая переписка по электронной почте

Иногда возникает необходимость отправить электронное сообщение через интернет. При подобном способе коммуникации также важно соблюдать этикет и придерживаться официального стиля.

Основные советы для эффективной деловой переписки:

Укажите рабочий email, предпочтительно тот, который используется в офисе.
Название вашего почтового ящика должно быть адекватным, либо отражать название компании, либо вашу фамилию.
Обязательно заполняйте строку «тема», иначе ваше письмо может быть классифицировано как спам. Укажите в теме ключевую информацию (не более 5 слов).
Не смешивайте разные темы в одном письме, лучше разбейте их на отдельные и отправьте по очереди.
Проявляйте вежливость даже в онлайн-коммуникациях.
Деловое письмо должно быть кратким, в два раза короче письменного текста.
Прикрепляйте вложения отдельными файлами.
Не забывайте оставлять подпись, указывая название компании или имя отправителя.

Уникальные выражения для бухгалтера

Для успешного ведения деловой переписки бухгалтеру необходимо владеть стандартными фразами для каждого вида обращения. Рассмотрим некоторые из них:

Глагол благодарения: Хотелось бы выразить благодарность за…/ Благодарю за предоставленную информацию о…/ Мы глубоко признательны за вашу помощь…

Приношение извинений: С сожалением сообщаем о…/ Приносим свои извинения за…/ Прошу прощения за…

Выражение удовлетворения: Мы рады узнать, что…/ С удовольствием отмечаем…/ Очень ценим, что вы решили…

Выражение неудовлетворения: К сожалению, мы вынуждены расторгнуть договор из-за…/ Не можем согласиться с предложенными условиями…/ Это создает нам определенные трудности…

Прошения и запросы: Мы будем благодарны, если вы…/ Прошу вас сообщить нам о…/ Просим принять необходимые меры по…

Подтверждение получения сообщения: Мы подтверждаем получение вашего письма от…/ Благодарим вас за ваше письмо от…

Ссылки на предыдущие контакты: Кроме того, в дополнение к нашему предыдущему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор о…/ В приложении вы найдете информацию, упомянутую в нашем телефонном разговоре…

Задание вопросов: Хотелось бы узнать…/ Не могли бы вы сообщить нам о…/ Будем признательны, если вы напишете нам о…/ Можем ли мы рассчитывать на…

Извещения: Хотелось бы напомнить вам о…/ Прошу обратить внимание на то, что…/ Хотелось бы сообщить вам, что наша компания планирует…

Ожидание скорого ответа: Мы надеемся на скорый ответ от вас/ Будем благодарны за оперативный ответ/ Ожидаем вашего ответа в ближайшее время.

Предложение дальнейшего контакта: Если у нас возникнут дополнительные вопросы или потребуется наша помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам/ Если у вас есть какие-либо вопросы или замечания, будем рады услышать их.

Не забывайте, что культура делового общения отражает ваш и вашей компании уровень профессионализма. Тщательно подходите к составлению писем, ведь они могут создать первое впечатление о вас и вашей компании. Знание правил поможет оставить положительное впечатление. Мы надеемся, что информация, представленная в данной статье, будет вам полезна.