Организация имеет обязанность возместить затраты работнику, если они были произведены на цели, связанные с деятельностью предприятия, согласованы с вышестоящим руководством и документально подтверждены. Чтобы начать процесс возврата, составляется служебная записка на возмещение (возврат) денежных средств.
Грамотный образец в 2023 году
У нас уже готов образец специального документа, который вы можете скачать и заполнить немедленно, учитывая все особенности вашего положения.
Если у вас возникают сомнения относительно правильности заполнения, рекомендую внимательно дочитать эту статью до конца. Давайте начнем!
Правовая сторона
Существуют несколько причин, по которым создается документ.
Часто возникают подобные издержки при оформлении разрешительных документов и получении лицензий, когда требуется произвести расходы на канцелярские товары и ксерокопии, а сотрудник находится в отдаленном городе.
После возвращения из деловой поездки работник обратился к начальнику с просьбой вернуть ему деньги, которые он потратил на нужды компании. В то же время, многие компании применяют служебные записки для краткого пояснения работником произошедшей ситуации.
В законодательстве нет четких указаний относительно обязательного состава такого документа. Предприятие имеет право разработать свою собственную форму и включить его действие в учетную политику предприятия.
Кто и когда составляет
Оформление заявки на компенсацию (возврат) денег осуществляется сотрудником, который произвел расходы. В случае командировки работника, необходимо наличие приказа.
Его бухгалтер проводит предварительный расчет суточных, оплаты проезда и проживания. В некоторых случаях эти средства оказываются недостаточными, поскольку заранее сложно определить стоимость номера в отеле, а также встреча в другом городе может продлиться несколько дней.
По возвращении, работник составляет официальный запрос на возмещение дополнительных затрат и прикладывает необходимые документы для обоснования. Вся эта информация передается руководителю организации, который принимает решение о выплатах и выдает указание бухгалтерии.
В зависимости от политики документооборота в данной организации, протоколуется передача служебной записки.
Такой порядок действий предусмотрен, если сотрудник приобретает товары и оплачивает их собственными средствами.
Правила составления и оформления
То же самое, что и у любого первичного документа, применяются правила к служебной записке. В ней требуется присутствие следующих элементов:
Информация о требованиях указана в пункте 2 статьи 9 закона «О защите прав потребителей» под номером 402-ФЗ.
Шаг за шагом заполняем разделы.
Компания самостоятельно определяет, сколько времени необходимо хранить документ, и фиксирует это в своей политике учета.
Как правильно написать служебную записку — образец
Как правильно написать служебную записку — образец
Пригодится как работодателю, так и сотруднику образец служебной записки, но важно учитывать его особенности. Рассмотрим, как правильно заполнять образец служебной записки.
Для чего составляется служебная записка
Служебная записка является неотъемлемым документом для оперативного информирования сотрудников и руководства о событиях, которые требуют внимания или принятия соответствующих рабочих решений. Ее целью является своевременное ознакомление коллег и высшего руководства сотрудниками различных отделов компании. Содержание служебной записки может включать следующие аспекты:
Помимо оперативных документов, которые составляются на предприятии, также используются отчетные записки. Познакомьтесь с особенностями их применения.
В документообороте часто применяется служебная записка для общения между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в структуре компании, а также между структурами и работниками, которые находятся в подчинении. Сравнивая ее с докладной, можно отметить, что последняя чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.
Получите бесплатное введение в экспертное определение понятия служебной записки, представленное в специальной публикации на платформе «КонсультантПлюс». Попробуйте пробный доступ уже сегодня!
Структура документа
В данной меморандуме представлены:
В основной части текстового раздела заметки отмечены:
В этом разделе вы познакомитесь с процедурой, по которой сотрудник может быть удостоен поощрения.
Где можно скачать пример служебной записки
Наша команда подготовила образец служебной записки, который вы можете скачать по данной ссылке.
Итоги
Служебная записка является многофункциональным документом, который может использоваться для внутренней коммуникации как внутри отделов компании, так и между равными по статусу или подчиненными сотрудниками.
При составлении заметки необходимо точно указать ФИО и должности того, кто ее составляет, а также адресата; включить в нее факты, их оценку и рекомендации по ним (или просьбы); обязательно заверить документ необходимыми подписями.
Научиться разбираться в особенностях других популярных типов записок, которые используются внутри компании, вы сможете, прочитав следующие статьи:
Можете ли вы указать правильный способ написания заявления о приостановке статуса многодетной семьи для ребенка, который достиг 18-летнего возраста?
Намечается научиться составлять корректное служебное письмо. Следует отметить, что произошло закрытие служебных ворот, которые мы использовали для доставки продуктов из склада на предприятие общественного питания.
Искренне рад приветствовать вас в это прекрасное время суток!
Помогите, пожалуйста, сформулировать служебную записку по поводу покупки брошюратора для ремонтного участка таким образом, чтобы она была четкой и убеждающей. Мы очень сильно нуждаемся в этой покупке.
Я выражаю искреннюю благодарность заранее!
В качестве должностного лица мне был назначен штраф по причине нарушения правил хранения продуктов при неправильной температуре. Тем не менее, прошло уже полгода, а мои предложения и рекомендации по исправлению ситуации до сих пор не были учтены руководством. В связи с этим, я хотел бы составить служебную записку, чтобы подчеркнуть важность и срочность принятия соответствующих мер для предотвращения подобных нарушений в будущем.
Оформление служебных записок обычно не подвергается жестким требованиям. Главное — ясно изложить свою проблему (в данном случае — отсутствие принтера и интернета), объяснить причины, по которым они вам необходимы, и предложить пути решения — приобрести новые или использовать б/у из другого отдела и т.д. Затем направить документ нужному адресату — начальнику отдела, подразделению или другому лицу, которое может помочь вам решить вашу проблему. Вы можете формулировать все по своему усмотрению. В статье, под которой вы задали свой вопрос, подробно описано, как составить служебную записку, и даже приведен пример.
Как составить официальное письмо о возможности сохранения экономиста на своем рабочем месте после ухода на пенсию.
Сотрудник может уйти на пенсию и прекратить работать только по собственному желанию, и если он хочет продолжать работать, никто не может его уволить. Суть вопроса не до конца ясна. В Трудовом Кодексе Российской Федерации нет отдельного основания для увольнения по причине выхода на пенсию.
Можете поделиться инструкцией о том, как составить официальное письмо, касающееся присутствия директора на рабочем месте в выходные дни?
Приветствую! Не могли бы вы поделиться информацией о составлении служебной записки для начальства, связанной с отсутствием уличного освещения?
Здравствуйте! Хочу узнать, как составить правильную служебную записку, в которой нужно объяснить Генеральному директору, почему необходимо применять профессиональные стандарты для определенных профессий?
Требования, изложенные в стандартах, имеют рекомендательный характер (согласно Рекомендациям Минтруда, Письму Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Они обязательны к применению только для главных бухгалтеров и сотрудников, занимающихся учетом в определенных типах организаций (согласно ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»); в сфере аудита (согласно п. 9 ст. 11 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ); на государственных и унитарных предприятиях (согласно Постановлению Правительства РФ от 27.06.2016 № 584); для должностей, связанных с работой вредных и опасных условиях труда, с правом получения компенсаций и льгот (согласно Постановлению Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10, Постановлению Правительства РФ от 29.10.2002 № 781, с изменениями от 26.05.2009). Важно, чтобы должность и функционал полностью соответствовали требованиям профстандарта, иначе работник может быть лишен пенсионных льгот. Если ваша компания не относится к перечисленным выше категориям, то, на мой взгляд, переход на эти стандарты не имеет смысла и не приведет к каким-либо изменениям.
Служебная записка на возмещение расходов
Служебная записка на возмещение расходов
Заявление на возмещение расходов — это официальный документ, который составляется внутри предприятия и позволяет сотруднику, который потратил свои личные деньги на нужды организации, обратиться за возмещением. В данной статье мы рассмотрим, в каких ситуациях можно применить такой документ и как его правильно оформить.
Личные расходы
В некоторых случаях возникают ситуации, когда сотрудникам необходимо использовать собственные финансовые средства для нужд предприятия. Это может быть оплата проезда на рабочих транспортных средствах, приобретение различных материальных ценностей и тому подобное. Согласно принципам, работодатель должен организовать работу таким образом, чтобы сотрудники могли пользоваться исключительно средствами предприятия при выполнении своих должностных обязанностей. Во-первых, такой подход обеспечивает максимальную эффективность производственного процесса, а во-вторых, упрощает работу сотрудников бухгалтерии.
В любом случае, если человек вложил свои личные финансовые ресурсы в необходимые предприятия, у него есть полное право обратиться к администрации и просить компенсации.
Подтверждающие документы
Для того чтобы претендовать на возврат денежных средств и получить возмещение, необходимо представить в компанию подтверждающие документы. Это может быть кассовый чек, заказ-наряд или другой документ, подтверждающий оплату. Оригинал документа прикладываем к служебной записке и передаем на рассмотрение директору. Без соответствующих деловых документов получение денежного возмещения будет невозможным.
Чек, предоставленный вами, будет использоваться в бухгалтерии для регистрации расхода денежных средств. Вся выплата денег должна быть отражена в бухгалтерском учете как расход. Если организация подлежит налогообложению и уплачивает налоги по упрощенной системе, где доходы вычитаются из расходов, каждая копейка должна быть распределена по соответствующим статьям.
Служебная записка
Внутреннее сообщение является средством коммуникации между сотрудниками компании, в том числе представителями различных отделов. Любой сотрудник может составить и подать внутреннее сообщение, если у него возникает соответствующая необходимость. Расходы на нужды компании обычно понесут водители, которые заправляют транспортные средства за свой счет, или сотрудники отдела материально-технического обеспечения, закупающие различные расходные материалы. Это может быть покупка бумаги, заправка картриджей для принтеров через стороннюю организацию или другие затраты.
Вначале следует принести служебную записку на стол директору организации. Он изучит ее содержание, проверит достоверность расходов на основании подтверждающих документов и поставит свою подпись. В таком состоянии записку можно уже передать в бухгалтерию. Главный бухгалтер, получивший документ с подписью руководителя, выдаст необходимые денежные средства из кассы или включит сумму в следующий расчет.
Если в компании имеется наличность, то сотрудник сможет получить деньги сразу в день подачи заявки на служебное примечание.
Форма документа
Как мы уже отмечали ранее, служебная записка является документом, используемым внутри предприятия для организации внутреннего документооборота. В связи с этим, для ее составления не существует стандартных бланков, утвержденных законодателем. Трудовой кодекс Российской Федерации дает предприятиям право разрабатывать и утверждать собственные внутренние правила. Таким образом, в одном из таких правил можно найти готовый шаблон для составления служебной записки, если, конечно, предприятие заботилось об этом и разработало его.
Всегда есть возможность составить служебку в произвольной форме, даже если у вашей компании нет собственного бланка. Все делается просто. Для работы нам понадобится чистый лист А4 и синяя или черная шариковая ручка. Если есть доступ к компьютеру и принтеру, можно оформить служебку в печатном виде. Однако, в любом случае, документ будет иметь необходимую юридическую силу.
Инструкция по составлению служебки
Правила оформления официальных документов требуют соблюдения определенной структуры. Важнейшей ее частью является организация информации. Наш рабочий документ будет включать заголовок, основную часть, дату создания и подпись автора.
Первоочередной компонент, к которому мы обратим особое внимание, — шапка. В ней должна содержаться необходимая информация о получателе и отправителе служебного документа. Мы укажем полное имя и фамилию руководителя компании, а также его должность в соответствии с учредительными документами (например, директор, генеральный директор). Полное наименование фирмы также будет указано. Важно не забыть предоставить аналогичный набор данных о заявителе, которому предоставляется служебка.
Далее переходим к оформлению главного строительного блока. Обращаемся к начальнику и объясняем, что недавно мы были вынуждены использовать собственные финансовые ресурсы для удовлетворения потребностей предприятия. Поясняем, что именно было приобретено, по какой цене и почему мы не воспользовались средствами организации. В тексте необходимо указать наличие соответствующих документов для подтверждения.
Наша следующая задача – поставить дату оформления служебной записки, после чего заверить ее подписью исполнителя. По завершении этих действий, служебка будет признана полностью сформированной и готовой к передаче для рассмотрения. Поскольку ни один документ не устанавливает сроки рассмотрения подобных обращений к директору, мы будем придерживаться общих временных рамок, которые актуальны для большинства обращений. В данном случае имеется в виду стандартный срок в тридцать календарных дней.
Служебная записка на возмещение расходов
Служебная записка на возмещение расходов
Организация обязана возместить личные расходы работника, затраченные на нужды административно-хозяйственного характера. Для того чтобы узнать, как правильно поступить в данной ситуации и как оформить служебную записку на возмещение расходов, мы рассмотрим детали и сопутствующие вопросы в следующем разделе.
Порядок возмещения средств сотруднику: что важно знать
Если сотрудник вложил свои личные средства в операционные расходы компании или использовал свое собственное имущество в целях организации, то он имеет право на возмещение затрат.
Вопрос о возможности возмещения регулируется положениями статей 164 и 188 Трудового кодекса. Порядок компенсации обычно определяется в местных нормативных актах (соответствующих положениях, инструкциях, иных документах). В этих актах также прописываются следующие детали:
Затраты, которые подтверждены соответствующими документами, будут возмещены в полном объеме, и при этом этот возмещаемый денежный сумма не будет облагаться налогом.
Приведу несколько примеров повседневных случаев, когда сотруднику возмещают издержки.
Для того чтобы получить возмещение средств, которые были потрачены работником в интересах организации, необходимо выполнить два основных требования. Прежде всего, следует составить специальную служебную записку, в которой указать необходимые суммы для возмещения (возможен также вариант предоставления заявления или отчета). Во-вторых, необходимо предоставить подтверждающие документы о произведенных расходах.
Этот подход применяется во всех сценариях. Остальные инструкции и их специфика разъясняются во внутреннем документе соответствующей компании или организации.
Пример 1. Оплата товаров (получение услуг) через сотрудника.
Эдуард Юрьевич Сидоров, сотрудник офиса, оказался в ситуации, когда отчетные суммы не были выданы ему из кассы. Предусматривалось, что эти средства должны были быть использованы на текущие нужды компании, в частности, на приобретение канцелярских товаров. В результате, Сидоров сделал оплату покупки канцтоваров своей личной банковской картой.
С сожалением отмечается, что с целью возврата израсходованных средств, господин Сидоров Э. Ю. представил служебную документацию, включающую кассовый чек и выписку по банковской транзакции, после осуществления необходимых закупок.
Образовавшиеся расходы на командировки, которые кажутся излишними, но являются необходимыми.
Леонида Уварова, менеджера в компании Василевич, быстро отправили в деловую командировку в другой город для встречи с партнерами и проведения переговоров. По окончании переговоров Василевичу пришлось задержаться еще на один день, о чем он незамедлительно информировал свое руководство. Причина такой задержки заключалась в том, что авиарейс был отложен из-за плохих погодных условий.
Командированный израсходовал свои финансовые средства:
Сотрудник пробыл вне офиса дольше, чем ожидал работодатель. По возвращении он составил документ, в котором просил возместить ему расходы на проживание в отеле и питание. К приложению к этой заявке он приложил чеки, подтверждающие то, что он покрыл дополнительные расходы своими средствами, а также указал реальную продолжительность командировки.
Важно отметить, что работодатель может самостоятельно попросить отеля предоставить копии документов, подтверждающих расходы на командировку (например, квитанции об оплате или договоры).
Эксперты компании «КонсультантПлюс» разработали пример заполнения служебной записки, которая предназначена для возмещения расходов сотруднику при его отправке в командировку на личном транспорте. Если вы хотите ознакомиться с данным примером документа, получите бесплатный пробный доступ и перейдите к образцу.
Возможно, вы хотите загрузить образец официального документа в информационной системе «КонсультантПлюс».
Как работнику написать служебную о возмещении средств
Для данной служебной записки не имеется установленной формы. Поэтому она должна быть оформлена в произвольной форме и направлена руководителю организации (директору, генеральному директору, его заместителю). В случае наличия в организации специального бланка для служебных записок, необходимо его заполнить и передать получателю.
Автором является сотрудник, который взвалил на себя затраты в интересах организации. В меморандуме требуется указать обязательные элементы документа (в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402, последняя редакция от 05.12.2022 года):
В документе, составленном с целью возмещения затрат, должны быть ясно изложены обоснования, по которым сотрудник использовал собственные средства и на какие конкретно цели. Также необходимо указать точную сумму непредвиденных вынужденных расходов, понесенных работником.
Приведем пример служебной записки, содержащей условные данные.
Федор Михайлович Зимовецкий, менеджер по закупкам в ООО «Осень», столкнулся с проблемой отсутствия денег из кассы, необходимых для отчетных сумм. Чтобы обеспечить закупку канцтоваров, он решил использовать свои собственные средства в размере 3 000 рублей. Оплату он произвел с помощью своей банковской карты и сохранил кассовый чек, подтверждающий совершенную оплату.
После этого сотрудник обратился к руководителю организации Ростовскому П. А. с просьбой о возмещении затрат с указанием следующих фактов в служебной записке, адресованной ему.
Итоги
Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы
Семь служебных записок, чтобы наверняка обосновать расходы
Получите примеры официальных записок, которые помогут подтвердить финансовые затраты. У нас есть готовые образцы, которые пригодятся в случае учёта командировок, покупок канцелярских товаров, изменений в кадровом составе и выплат сотрудникам. В этой статье вы найдёте самые популярные образцы для семи типов официальных записок, чтобы в полной мере обосновать расходы.
Когда нужна служебная записка, чтобы обосновать расходы
В дополнение к первичным документам служебную записку используют для обоснования и документального подтверждения расходов. Сама по себе служебная записка обычно не является первичным документом, но она может быть дополнительным аргументом в случае спора с проверяющими. В записке указываются дополнительные данные операции, которые могут отсутствовать в первичных документах. Служебную записку также применяют, когда необходимо предоставить пояснения, изложить справочную информацию или представить руководству другую информацию о деятельности.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает нам правила оформления документов. Однако, если речь идет о служебной записке, то мы имеем возможность использовать произвольную форму. В такой записке необходимо изложить все обстоятельства, которые послужили основанием для ее создания: факты, аргументы, пояснения, просьбы. Кроме того, существуют и обязательные реквизиты, которые следует указать при составлении такой записки.
Ситуация № 1. Служебные записки на приобретение и списание имущества
Если нам необходимо приобрести какой-либо инвентарь, инструмент или другое имущество, которое периодически необходимо для работы, мы должны оформить служебную записку на товары. Примерами таких товаров могут быть оргтехника, канцтовары и картриджи. Также, нам потребуется служебная записка, чтобы обосновать одноразовые крупные покупки, например, приобретение основного средства.
Часто бывает, что сотрудники вынуждены самостоятельно приобретать офисные принадлежности, запчасти и другую недорогостоящую собственность. При этом работник также вынужден составить официальное письмо или заявление, чтобы получить возмещение затрат на покупку.
Пример официального документа об оказании средств для приобретения бытовых товаров.
Для составления служебной записки требуется расписать, какое имущество и в каких объемах необходимо закупить для различных подразделений и целей. Подобная информация поможет бухгалтеру определить цели покупки и выбрать правильный порядок учета запасов согласно новому ФСБУ.
При необходимости закупки товаров для определенного подразделения или отчета о уже приобретенных имущественных ценностях со сотрудника требуется составление специального документа, в котором указываются конкретные товары и их количество. В данном случае составление авансового отчета не требуется, так как компания не предоставила сотруднику сумму для покупок. Для ознакомления с примерами служебных записок на приобретение и списание имущества, пожалуйста, перейдите по ссылкам ниже, чтобы скачать образцы.