Одно из основных правил успешного бизнеса заключается в том, что время имеет огромную ценность. Это правило также относится и к управлению документооборотом внутри компании.
Попробуйте провести опыт: зафиксируйте, сколько времени занимает процесс обдумывания каждого шага вашим сканером, рассмотрение копируемого документа вашим копиром и осмысление «тяжелого» файла вашим принтером в течение рабочего дня.
А если учесть еще и усилия, затрачиваемые каждым сотрудником, на ожидание распечатанного или отсканированного документа, на замену картриджа с тонером, на создание документа в иной форме.
Вы будете поражены, насколько серьезно страдает эффективность работы из-за непрофессионально подобранных и некачественно обслуживаемых офисных устройств. Каким образом можно оптимизировать ассортимент техники в компании, чтобы не терять зря деньги, нервы, время и силы?
2. Проявите свою уникальность.
Важно приобретать лишь подлинные расходные компоненты, особенно это касается картриджей, предназначенных для принтеров и МФУ.
Не поддавайтесь уговорам завхоза или офис-менеджера и не экономьте, покупая некачественные и неоригинальные картриджи с тонером. Вы можете быть неприятно удивлены плохим качеством отпечатков, что приведет к потере времени и дополнительным затратам на бумагу. Более того, с большой вероятностью ваш принтер или МФУ быстро выйдут из строя.
Особенно это актуально для лазерных принтеров с цветной печатью, которые моментально распознают некорректные картриджи. При использовании оригинальных картриджей такие принтеры безупречно работают на протяжении очень длительного времени, вплоть до трех лет, что позволило производителям и поставщикам лазерных принтеров, таким как Canon, продлить гарантийный срок на них.
Теперь у вас есть возможность получить кэшбэк при покупке подлинных расходных материалов Canon для лазерных принтеров и МФУ i-SESYS, что делает оригинал еще более доступным.
Выбирайте устройство, которое наиболее соответствует современным требованиям.
Не только потому, что «чем свежее устройство, тем дольше оно прослужит» — просто в последние годы офисная техника сделала огромное качественное развитие, она стала более простой, «понятной» и, конечно же, намного быстрее. Важно отметить, что новые возможности затронули не только аппаратную составляющую, но и программное обеспечение, которое позволяет работать с документами гораздо более эффективно.
Принимайте во внимание изменения, которые произошли в окружающем мире.
Такая ситуация сложилась сейчас, что понятие «офис» в виде отдельного помещения с работниками внутри устарело. С каждым днем все больше компаний принимает гибридный формат работы, где часть персонала работает из своего дома, другая часть — в командировках, а еще другая часть — находится в отпуске на противоположном конце земли.
Важно, чтобы все сотрудники имели возможность отправлять свои документы на печать в офисе, при этом гарантируя надежную защиту файлов. Поэтому линейка лазерных принтеров Canon i-SENSYS MF740 и Canon i-SENSYS MF640 предлагает лучшее решение для компаний, где ценится производительность и достоинство соотношения цены и качества.
Сокращайте расходы на подготовку сотрудников.
В настоящее время электронное обучение становится основой для повышения качества работы современных многофункциональных устройств. Благодаря технологиям машинного обучения, эти устройства способны запомнить и предложить пользователю наиболее часто используемые форматы печати и сканирования, что значительно ускоряет процесс работы.
В общем, современные лазерные печатники и МФУ гораздо удобнее в эксплуатации, чем аналогичные устройства, выпущенные в прошлом. Поэтому вашим сотрудникам не составит труда овладеть ими всего за несколько часов, а то и быстрее.
5. Оптимизируйте выбор процессов, связанных с подготовкой и печатью документов, отдавая предпочтение более компактным вариантам.
Наилучшим вариантом для этого будет многофункциональное устройство, которое способно сканировать документы с обеих сторон одновременно и печатать их двусторонне. Простые математические вычисления подтверждают, что такой вариант автоматически поможет вам сэкономить вдвое больше времени на работе.
На сегодняшний день, офис небольшой компании уже не просто физическое пространство внутри бизнес-центра. Он представляет собой комплекс функций, необходимых для эффективности бизнес-процессов, в основном виртуальных и автоматизированных. Поэтому быстрый лазерный принтер или многофункциональное устройство (МФУ), компактные по размерам идеально подойдут для небольшого офисного помещения. Они не только заменят несколько устаревших и объемных устройств, но и позволят более экономно использовать площадь офиса.