Как рассчитывается и оформляется компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск

Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для трудоустроенных граждан РФ составляет 28 дней.

Однако в нашей стране существуют особые условия предоставления дополнительного отпуска для работников, чья работа связана с тяжелыми условиями труда.

Кроме основного оплачиваемого отпуска, представители таких профессий могут претендовать на дополнительные дни отдыха или, вместо этого, получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск.

Законодательство РФ о дополнительном отпуске

Согласно законодательству, право на дополнительный отпуск имеют представители следующих профессий:

1. Специалисты, чья деятельность связана с риском для жизни, а также с эмоциональными, психологическими и физическими нагрузками. К таким профессиям относятся: космонавты, военные, следователи, специалисты, работающие с наркотическими веществами, авиадиспетчеры, таможенники.
2. Шахтеры.
3. Работники строительной отрасли, занятые капитальными ремонтами.
4. Добытчики полезных ископаемых и специалисты в области атомной энергетики.
5. Работники электроэнергетики.
6. Спортсмены, работники здравоохранения, медики, тренеры, доноры.
7. Сотрудники органов муниципальной власти.
8. Работники металлургической промышленности.
9. Специалисты с ненормированным рабочим днем, что закреплено коллективным договором или другим официальным документом.
10. Граждане, работающие во вредных для здоровья условиях.

Все ли сотрудники имеют право на замену дополнительного отпуска компенсацией?

Работодатель может предоставить дополнительный отпуск любому сотруднику, независимо от занимаемой должности. Даже если его работа не попадает под перечисленные выше категории.

Однако, если деятельность сотрудника относится к указанным категориям, предоставление такого отпуска является обязанностью работодателя.

Сотрудник может использовать дополнительный отпуск:

• в виде дополнительных нерабочих дней;
• в виде денежной компенсации;

Исключением являются категории лиц, для которых дополнительный отпуск не может быть заменен денежной компенсацией:

• Сотрудники младше восемнадцати лет.
• Беременные женщины.
• Работники таможенной службы.
• Граждане, подвергшиеся радиационному облучению при ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС.

Как производится расчет компенсации?

Схема расчета компенсации за дополнительный отпуск аналогична расчету стандартной отпускной выплаты.

На основе средней заработной платы за два года вычисляется сумма среднедневного заработка. Затем эта сумма умножается на количество дней дополнительного отпуска.

Если сотрудник решает получить денежную компенсацию, сумма выплачивается в ближайший день выдачи зарплаты и будет равна отпускной выплате.

Пример 1

Ирина Николаевна — специалист отдела кадров в СПб ГБУЗ «Городская поликлиника №5». Её зарплата составляет 30 тысяч рублей. Согласно коллективному договору, у работников бюджетной сферы, к которым относится её специальность, ненормированный рабочий день. Поэтому Ирина Николаевна может взять дополнительно 14 дней к своему отпуску.

С 1 мая 2016 года Ирина Николаевна взяла отпуск на 28 дней. Вернувшись из отпуска, она решила получить компенсацию за дополнительный отпуск и написала заявление руководству с просьбой о денежной выплате. В ближайший день выплаты зарплаты Ирина получит сумму в размере 14 286 рублей.

Пример 2

Беременная сотрудница, работающая на предприятии с вредными условиями труда, имеет право на 14 дней дополнительного отпуска. Её зарплата составляет 25 тысяч рублей. С 1 июня 2016 года она уходит в отпуск и хочет объединить стандартный и дополнительный отпуска. Об этом она сообщила в заявлении своему работодателю. Таким образом, её выход на работу запланирован на 13 июля 2016 года. Общая сумма отпускных составит 35 714 рублей.

Выплаты по беременности и родам в 2016 году — узнайте все детали.

Как правильно рассчитать средний дневной заработок с учетом больничного, можно узнать здесь.

О налоговом вычете на ребёнка читайте в этой статье.

Как правильно оформить выплату?

Чтобы получить денежную компенсацию вместо отпуска, сотруднику нужно всего лишь написать заявление на имя директора с соответствующей просьбой.

Образец заявления на получение денежной компенсации за дополнительный отпуск:

Скачать образец заявления на дополнительный отпуск можно здесь.

Если работник хочет уволиться

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник желает расторгнуть трудовой договор с работодателем, но хочет получить компенсацию за дополнительный отпуск.

В этом случае пишутся два заявления: одно на увольнение и другое на получение компенсации.

Образец заявления на увольнение по собственному желанию можно скачать здесь.

Затем пишется заявление с просьбой заменить отпуск денежной компенсацией, используя вышеуказанный образец. После утверждения заявления руководителем кадровая служба подготовит необходимые приказы.

Важно отметить, что работодатели несут ответственность за непредоставление сотрудникам положенного отпуска.

В случае нарушения законодательства предусмотрены меры воздействия на недобросовестных руководителей.

Например, за несоблюдение трудовых обязательств на организацию может быть наложен значительный штраф.

Кому положен дополнительный отпуск

Дополнительные дни отпуска — это дополнительные выходные, предоставляемые определённым категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. За их непредоставление компания может быть оштрафована.

Заявление на компенсацию дополнительного отпуска.docx

Заявление на дополнительные дни отпуска.docx

Наши коллеги из clubtk.ru подготовили материал о том, кому положен дополнительный отпуск. С их разрешения мы публикуем статью полностью.

Дополнительные дни отпуска — это дополнительные выходные, предоставляемые определённым категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. За их непредоставление компанию оштрафуют.

Кто вправе претендовать

Статья 116 Трудового кодекса Российской Федерации определяет, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск и какие категории работников его получают.

1. Работники, занятые на работах с вредными и(или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Это граждане, чьи условия труда по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными или опасными (2, 3 и 4 степени). Им положено дополнительное время отдыха не менее 7 календарных дней. Продолжительность этого отпуска устанавливается трудовым договором на основании отраслевого, межотраслевого соглашения и коллективного договора с учётом результатов проведённой спецоценки.

2. Сотрудники с особыми условиями труда (ст. 118 ТК РФ) Правительство РФ определяет категории работников, имеющих право на дополнительный отпуск, устанавливая минимальную продолжительность и условия его предоставления (количество дней определяется для каждой категории работников индивидуально).

Например, врачам общей практики предоставляются три дополнительных оплачиваемых выходных дня в год, если они проработали в этой должности непрерывно более трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 № 1588). Работникам, направленным в командировку в Чеченскую Республику, полагается два дополнительных оплачиваемых календарных дня за каждый полный месяц работы (согласно п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440 «Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике»). Общее Постановление Правительства РФ с единым перечнем таких работников отсутствует, что затрудняет предоставление дополнительных выходных за особый характер работы.

Важно! Если предприятие самостоятельно разработает правила об очередных и дополнительных отпусках и укажет в них перечень специалистов и продолжительность выходных, то оплата этих дней осуществляется за счет собственных средств после уплаты налога на прибыль.

3. Работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации (не менее 3 календарных дней). Если сотрудник трудится в условиях ненормированного рабочего дня, ему предоставляются дополнительные выходные, даже если он не привлекался к работе за пределами рабочего дня в течение года (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

4. Работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ и Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1). Требования: сотрудникам, постоянно работающим на Крайнем Севере, необходимо предоставлять не менее 24 календарных дней дополнительного отпуска; сотрудникам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, не менее 16 календарных дней; сотрудникам, работающим в остальных районах Севера, не менее 8 календарных дней. Право на дополнительные дни отпуска на общих основаниях имеют работники, работающие в этих районах по совместительству и выезжающие туда для выполнения работ вахтовым методом (ст. 302 ТК РФ). В стаж работы, дающий дополнительные выходные, включаются календарные дни работы в указанных регионах.

5. Работники, имеющие право на дополнительные отпуска в иных случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Это граждане, чье право на дополнительный отдых закреплено законодательно, помимо перечисленных выше. Некоторые постановления, регулирующие этот вопрос, были утверждены еще в советский период и остаются в силе.

• инвалиды любой группы (общая продолжительность их отпуска составляет не менее 30 дней в году);
• лица, подвергшиеся радиационному воздействию при ликвидации последствий Чернобыльской катастрофы (от 7 до 14 дней в зависимости от статуса, указанного в удостоверении);
• спортсмены и тренеры (не менее 4 дней в году);
• сотрудники органов внутренних дел (от 3 до 15 дней в зависимости от стажа службы).

Установленные законодательством дополнительные отпуска должны предоставляться работодателем в обязательном порядке. Помимо этого, руководство компании может самостоятельно принять решение о предоставлении сотрудникам дополнительных выходных (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае правила необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах предприятия.

Если в организации существует профсоюз, его представителей необходимо привлечь к обсуждению. В случае принятия решения о предоставлении бонусных выходных дней, сотрудники должны быть уведомлены, и в дальнейшем работодатель не сможет отказать им в этих выходных.

Что еще нужно знать

Право на отпуск возникает у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. Если дополнительные дни совпадают с государственными праздниками, то они не включаются в число календарных дней отдыха и не оплачиваются (статья 151 «Исчисление продолжительности отпусков», часть первая статьи 147). Можно объединять дополнительные дни с регулярным отпуском или воспользоваться ими в удобное время по согласованию с работодателем. Важно, чтобы один из периодов составлял 14 дней непрерывно.

В табеле учета рабочего времени дополнительные выходные дни обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10». Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то в табеле это обозначается буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».

Как компании компенсируют отпуск деньгами

Четыре способа, которые используют компании для выплаты денег вместо отпуска. Мы попросили трудовых инспекторов оценить каждый способ по пятибалльной шкале, чтобы понять уровень риска. Оценки — на полях.

Способ первый. Отправляют работников в отпуск на выходные дни

Некоторые компании оформляют работникам отпуска по выходным дням. Таким образом сотрудник работает и получает отпускные. Но так можно компенсировать только 14 дней отпуска, ведь по закону одна часть отпуска не может быть меньше 14 календарных дней. Остальные дни можно разделить по просьбе сотрудника как угодно (ст. 125 ТК РФ).

• Важная статья:
• Почему неверно рассчитаны отпускные

Отпуск по закону предоставляется в календарных днях, а выходные также относятся к календарным дням. Это не имеет значения, если отпуск начинается и заканчивается в выходной день. Главное, чтобы праздничные дни не учитывались в расчете отпускных. Они не включаются в основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 120 ТК РФ).

С сотрудника необходимо взять заявление на отпуск на выходные дни, причем на каждые выходные — отдельное. Образец ниже.

Образец 1. Заявление на отпуск на выходные дни

Способ второй. Оформляют сотруднику одновременно отпуск и договор подряда

Еще один популярный способ выплатить сотруднику деньги — оформить с ним договор подряда на время отпуска. Перед отпуском работнику выплачиваются отпускные, а после — вознаграждение по гражданско-правовому договору. Таким образом работник использует отпуск и не теряет в доходе.

Оформляя договор подряда, будьте внимательны с формулировками. Он не должен напоминать трудовой договор, иначе налоговые органы могут посчитать, что вы маскируете трудовые отношения под гражданско-правовые и начислить дополнительные взносы на социальное страхование. Роструд может оштрафовать компанию на 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как составить безопасный договор, читайте в шпаргалке ниже. Также оформите акт сдачи-приемки выполненных работ, как в образце 2.

Образец 2. Акт приемки выполненных работ у подрядчиков

Способ третий. Выплачивают компенсацию вместо дополнительных дней отпуска

Некоторым сотрудникам положены дополнительные дни отпуска, например при ненормированном рабочем дне. Такой отпуск компания может заменить денежной компенсацией на законных основаниях (ст. 119, 126 ТК РФ).

Компенсация также может быть выдана северным работникам, педагогам, спортсменам, тренерам и медицинским работникам (ст. 321, 334, 348.10, 350 ТК РФ).

Возьмите с сотрудника заявление, а на его основании оформите приказ.

Компенсацию считайте так же, как и отпускные за основные дни отпуска.

Замена дополнительных дней отпуска денежной компенсацией запрещена для беременных женщин, несовершеннолетних и сотрудников, работающих в условиях вредного и опасного труда.