С начала 2022 года вступило в силу нововведение, согласно которому оформление больничных листов осуществляется исключительно в цифровом формате. В данной статье мы предлагаем ознакомиться с основными принципами работы с электронными больничными. Также рассказываем о том, как начать сотрудничество с Федеральной службой здравоохранения по вопросам электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), если вы до сих пор не знакомы с этим процессом.

Что вы узнаете

записях регулирует использование электронных систем для ведения медицинских документов и обмена информацией между медицинским персоналом и пациентами.

регистр и для чего он используется?

В 2023 году предполагается внедрение новой схемы работы с электронными больничными.

С 2022 года вводятся обязательные электронные больничные записи.

Инструкция для бухгалтера: эффективные методы работы с электронными больничными.

Часто задаваемые вопросы

Законодательство об электронных больничных

Начиная с 1 января 2022 года, в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ, будет обязательным предоставление больничных листков только в электронном формате. Это изменение было утверждено в новой редакции пункта 6 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Порядок предоставления электронных документов о временной нетрудоспособности и взаимодействия Системы Федерального Резерва, работодателей и медицинских учреждений установлен Постановлением правительства Российской Федерации от 16 декабря 2017 года № 1567.

Новое распоряжение Министерства здравоохранения от 23 ноября 2021 года под названием «О печати и заполнении формы электронного документа для установления нетрудоспособности» устанавливает новые правила и процедуры для создания медицинских справок о нетрудоспособности в электронном формате.

Что представляет собой электронный больничный

Информация о больничных листах теперь хранится в базе Системы финансового регулирования. Врачи вносят необходимые данные и подписывают их своей электронной подписью. Затем эти сведения автоматически передаются через систему электронного документооборота работодателю и также становятся доступными в Личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги.

Электронные медицинские справки невозможно утратить, повредить или подделать.

В программе для ведения бухгалтерии имеется возможность автоматической проверки электронных листов нетрудоспособности на наличие ошибок.

Нет необходимости осуществлять личную доставку бюллетеней в СФР, вести регистрацию листов и хранить их в архиве.

Данные из медицинской организации и от работодателя быстро передаются в Систему федерального резерва, что способствует ускорению процесса выплат.

Эффективно управляйте электронными больничными листами в системе СБИС

Схема работы с электронными больничными в 2023 году

Информация об отсутствии на работе из-за болезни доставляется работодателю через систему СФР посредством электронного документооборота, вместе с автоматическим расчетом размера пособия.

В течение трех рабочих дней после необходимости работодатель вносит изменения в данные, подписывает УКЭП и направляет обратно в СФР.

Работодатель оплачивает первые три дня болезни, а оставшуюся сумму пособия работник получит от СФР.

Подсчет полного заработка от оплачиваемого больничного до оклада

В СБИС вы можете рассчитать заработную плату с учетом информации о проходном листе или календаре сотрудника. Система автоматически заполнит табель, определит размер премии и зарплаты, составит необходимые проводки и создаст платежные документы или ордера для выплат.

Обязательные электронные больничные с 2022 года

Согласно закону от 30.04.2021 года № 126-ФЗ, внесенными поправками к закону № 255-ФЗ, предусмотрено, что начиная с 1 января 2022 года больничные листы обязательно будут выдаваться только в электронном формате.

Лишь работники, у которых имеются конфиденциальные сведения, охраняемые законом, или те, на которых распространяются меры государственной защиты (согласно статье 13 части 28 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ), имеют право на получение бумажных больничных.

В случае, если пациент выразит желание, ему предоставят документ, содержащий информацию из электронного медицинского документа, согласно пункту 7 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ. Форма данного документа представлена в приложении № 7 к приказу ФСС от 08.04.2022 № 119.

Как работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера

Для работы с электронными медицинскими справками требуется присоединиться к платформе электронного взаимодействия с Социальным фондом России под названием СЭДО (или Соцстрах). Возможно присоединиться к платформе и взаимодействовать с фондом напрямую или через бухгалтерскую программу. Пользователь может выбрать второй вариант, который является более простым в плане затрат времени и усилий.

Сотрудники могут работать с электронными больничными без необходимости получения их согласия или заключения специального соглашения с СФР на использование СЭДО.

Если вы используете ЭДО, то Социальный фонд будет отправлять вам уведомления о том, что больничный лист был открыт, продлен, аннулирован или закрыт. Важно отвечать на запросы от СФР в течение трех рабочих дней, особенно если фонд не будет иметь достаточно данных для расчета пособия.

Вам не следует рассчитывать общую сумму пособия. Вам нужно только рассчитать выплату только за первые три дня нетрудоспособности. Фонд самостоятельно рассчитает свою долю пособия.

Настроить систему электронного документооборота с Системой Федерального Резерва.

Как работать с электронными больничными: пошаговая инструкция

Как работать с электронными больничными: пошаговая инструкция

Для подтверждения временной нетрудоспособности сотрудник может представить работодателю как письменное уведомление о болезни, так и электронный документ. Медицинский центр, выдающий такие документы, выдает электронную версию только при условии, что они подключены к системе взаимодействия с Фондом социального страхования России. Врач такого медицинского центра вместо заполнения бумажного документа вводит необходимые данные в электронную базу или медицинскую карту при выдаче справки о болезни. В таком случае электронный документ будет иметь такую же юридическую силу, как и обычный. Эксперт по системе «Актион Кадры» Анастасия Синицына разработала руководство по работе с новыми электронными документами о болезни.



Порядок работы с электронными больничными

Чтобы быть в состоянии формировать больничные листы, медицинская организация и работодатель должны принять участие в особой системе информационного взаимодействия. Если сотрудник выбирает электронный лист нетрудоспособности, то он должен информировать об этом письменно, заключив соответствующее соглашение. Такой больничный лист подписывается квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации — так говорится в информации ФСС России от 7 июля 2017 года.

Чтобы работодатель мог принимать и применять электронные больничные, необходимо выполнить несколько шагов. В первую очередь, требуется создать личный кабинет организации на официальном сайте ФСС. В специальном разделе этого кабинета ответственный сотрудник, занимающийся работой с больничными, сможет просмотреть больничный лист и заполнить соответствующую его часть, предназначенную для работодателя.

Этап 1. Получите цифровую подпись.

На официальном ресурсе Минкомсвязи России представлены аккредитованные центры, где можно приобрести электронную подпись, необходимую для регистрации в системе электронного взаимодействия. Особое внимание следует уделить ее совместимости с ЕИИС «Соцстрах». В противном случае данной подписью невозможно пользоваться. Поэтому, если у вас уже имеется подпись, которая была создана, например, для предоставления отчетности через ТКС, рекомендуется уточнить у оператора, можно ли использовать этот вариант для работы с ФСС.

Второй этап. Произведите регистрацию вашей организации на портале Госуслуг.

Организация, желающая войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах», должна сначала пройти регистрацию на портале Госуслуг. Для этого необходимо зарегистрировать руководителя организации в качестве физического лица. После подтверждения учетной записи будут открыты все функции портала. Для подтверждения учетной записи руководитель может обратиться в центр обслуживания, получить личный код подтверждения по почте, воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой. Затем с использованием подтвержденной учетной записи руководителя создается учетная запись для организации или ИП.

Этап третий. Подпишите договор с Фондом социального страхования России о взаимодействии в сфере информации.

Управление Фонда социального страхования России отправляет клиентам письма, содержащие предложение о заключении специального договора по обмену электронными документами. Это соглашение, полное название которого — соглашение о взаимодействии в информационной сфере при электронном обмене информацией о страховых случаях временной нетрудоспособности, беременности и родах. Подписание бумажного документа происходит руководителем организации и передается в местное отделение Фонда социального страхования.

Шаг четвертый. Приобретите и установите уникальное программное обеспечение.

Название программы, предназначенной для составления расчетов для ФСС, — «Расчеты для ФСС». Ее можно загрузить на компьютер и использовать для заполнения больничных листов. В случае, если по каким-либо причинам скачивание программы не желательно, можно воспользоваться личным кабинетом, расположенным на официальном сайте ФСС России.

Этап номер пять. Предложите персоналу пройти регистрацию на интернет-платформе Госуслуг.

Все сотрудники компании могут заявить о своей болезни через электронную систему. Однако, для того чтобы контролировать этот процесс и получать соответствующие выплаты, сотрудник должен зарегистрироваться на Госуслугах. Процедура регистрации такая же, как и для руководителя организации и включает подтверждение личности. Всем сотрудникам было отправлено уведомление о возможности перехода на электронные больничные. Однако, некоторые из них могут предпочесть получать больничные в традиционной форме. В этом случае они смогут видеть только свой больничный листок, но не смогут отслеживать процесс его обработки и начисления выплат.

Оформление электронного больничного

Для оформления электронного больничного листка, врач попросит у сотрудника письменное разрешение. Шаблон такого разрешения был разработан Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Полный текст проекта постановления можно найти на официальном сайте regulation.gov.ru.

номер удостоверения временной нетрудоспособности;

время недееспособности;

день, когда работник обязан явиться на повторную встречу с медицинским специалистом.

После полного завершения курса лечения врач оформит закрытие больничного листка и передаст его номер сотруднику. Этот номер сотрудник обязан передать кадровому специалисту в удобной для него форме: по телефону, через интернет или с помощью талона, содержащего номер электронного документа. После этого специалист, отвечающий за расчет зарплаты или бухгалтер, рассчитает пособие и заполнит соответствующий раздел в больничном листке, придерживаясь данных ФСС с 1 ноября 2018 года.

Личный кабинет страхователя

Для доступа к персональному аккаунту необходимо указать учетные данные (логин и пароль), которые использовались при регистрации на Госуслугах. Система запросит подтверждение доступа к электронной подписи и предложит выбрать нужный сертификат электронной подписи, если их имеется несколько.

В аккаунте клиента находится перечень всех электронных медицинских работников. Возможность получения сведений о следующем присутствует:

кто из работников имеет заболевание;

Какие медицинские учреждения осуществляют выдачу и продление больничных листов?

Когда список неработоспособности закрывается и работник обязан явиться на работу.

С помощью определенных фильтров можно отыскать нужную медицинскую справку в больнице. Эти фильтры включают в себя ФИО сотрудника, СНИЛС, статус и номер конкретного больничного листка.

Из листка нетрудоспособности невозможно узнать точный диагноз. Он содержит только код. Также невозможно просмотреть больничные листки, которые сотрудник получал при работе у других работодателей.

После того как медицинский работник прекратит оказывать больничный, необходимо заполнить соответствующий раздел в документе «Заполняется работодателем». В этом разделе следует указать те же данные, которые присутствуют в соответствующей части бумажного листка нетрудоспособности. Большая часть информации будет заполняться автоматически, такие как наименование организации, ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника.

Просмотр возможен только во вкладках «Листок временной нетрудоспособности» и «Медицинские организации», а внесение изменений в них невозможно.

После завершения внесения всех данных, просто совершите сохранение изменений. Сведения будут переданы Федеральной службе статистики Российской Федерации.

Как оформить и отправить электронный больничный в ФСС за пару минут

Как оформить и отправить электронный больничный в ФСС за пару минут

Специалист по консультации Анастасия Черемных поделилась своими советами о том, как оптимизировать процесс оформления электронных больничных справок и сделать его быстрым и эффективным.

Процесс подачи заявления на больничный обычно включает в себя три этапа, при которых информация заполняется автоматически:

2. Информация для записи в реестр прямых выплат со стороны ФСС;

3. В Фонде социального страхования существуют реестр прямых выплат и реестр электронных листов временной нетрудоспособности.

Мы рекомендуем предварительно проверить наличие всех необходимых данных. Конкретно:

Необходимо произвести проверку заполнения коэффициента, применяемого к району. Подробности можно найти в пункте 1 статьи «Причины отсутствия начисления или прекращения начисления районного коэффициента в программе ЗУП 3.1».

Необходимо убедиться, что в информации об организации указаны правильные данные контактного телефона и адреса электронной почты.

Проведение проверки наличия заполненных личных данных у работника. Точный адрес должен быть указан согласно классификатору.

Необходимо указать информацию о страховом стаже для расчета больничных листов в разделе «Трудовая деятельность» на карточке сотрудника.

Заполнить информацию о доходе, полученном на предыдущем месте работы. Раздел «Заработная плата» — «Документы, необходимые для расчета заработной платы».

Для получения пособий необходимо уточнить карту, на которую сотрудник будет их получать. По умолчанию, система автоматически выберет тот же счет, что и для перечисления заработной платы. Однако, если необходимо перечислить пособия на другую карту, можно указать эту информацию в карточке сотрудника, перейдя по ссылке «Прямые выплаты ФСС».

Продолжение событий происходит после получения медицинских документов от работников.

Бесплатный сервис 1С-Отчетность значительно облегчает использование электронных больничных листов. Этот сервис включается в договор сопровождения 1С:ИТС на уровне ПРОФ исключительно бесплатно.

Сервис 1С-Отчетность предлагает возможность настраивать обмен информацией как с различными контролирующими органами, так и только с ФСС. Наши квалифицированные специалисты подробно ознакомят вас с перечнем услуг, входящих в наше сопровождение, и оказывают помощь в процессе настройки обмена данных.

Необходимо предпринять дополнительные шаги тем, кто пользуется внешним программным обеспечением для взаимодействия с фондом.

используя номер больничного и информацию о сотруднике, загрузить данные из фонда в отдельном приложении.

Для сохранения полученного ЭЛН в файл необходимо использовать формат XML. Файл следует сохранить в папку, доступную программе 1С, чтобы обеспечить возможность обращения к ней.

После завершения оформления в программе 1С, необходимо выполнить операцию экспорта реестра в файл и передать его во внешнюю программу с целью отправки.

При получении сотрудником номера электронного больничного мы приступаем к его регистрации в программе 1С.

1. Документ об увольнении по болезни.

Составляем документ «Информация о временной нетрудоспособности». В нем уточняем данные сотрудника, указываем номер больничного листа и нажимаем кнопку «Получить сведения из Фонда социального страхования». Для пользователей внешнего программного обеспечения, предназначенного для отправки отчетов, предусмотрена функция «Загрузить данные из файла». Вся необходимая информация для проведения расчетов и подробности, включая сведения о медицинском учреждении, будут заполнены автоматически.

Иллюстрация 1 (щелкните для увеличения)

Проводим анализ расчета пособия. Важно учесть, что порядок расчета больничных, установленный с апреля 2020 года, остается актуальным и действует по-прежнему. Имеются определенные особенности для сотрудников с низким средним заработком. Подробнее о способе расчета можно узнать из нашей статьи, где рассказывается о новом порядке расчета больничных в ЗУП 3.1 с апреля 2020 года до конца текущего года.

Информация, предназначенная для заполнения реестра непосредственных выплат Фонда социального страхования.

В случае необходимости внесения информации о больничном листе в реестр прямых выплат ФСС, необходимо перейти на вкладку «Сведения для ФСС» в документе «Больничный лист» и нажать на ссылку «Ввести сведения для реестра прямых выплат ФСС». Это действие откроет перед нами документ «Сведения для реестра прямых выплат ФСС», который требует проверки и проведения необходимых процедур.

Изображение 2 (жмите для увеличения)

В нашем материале под названием «Как создать документы для выплаты пособий по ФСС в соответствии с ЗУП 3.1» вы сможете ознакомиться с изменениями, произошедшими в этом документе за 2021 год.

3. Реестр прямых выплат Фонда социального страхования.

Затем приступаем непосредственно к формированию Реестра прямых выплат ФСС. Он может быть составлен на основе различных документов, таких как журналы отчетности и справки. Например, выбираем раздел «Передача в ФСС сведений о пособиях», затем нажимаем кнопку «Создать», после чего формируется сам Реестр прямых выплат ФСС.

Иллюстрация 3 (нажмите для увеличения)

В окне, которое появилось, нажимаем кнопку «Заполнить». Осуществляем проверку данных, включая раздел «Сведения о страхователе». Выполняем реестрацию.

Нажмите на кнопку «Отправить». Для людей, которые используют внешнее приложение для передачи отчетов, нажмите «Выгрузить».

Иллюстрация 4 (для увеличения кликните)

Как правило, после того, как отчет был отправлен непосредственно из программы 1С, ответ от ФСС обычно приходит мгновенно, буквально через несколько минут.

Важно отметить, что в дополнение к «Реестру прямых выплат ФСС», мы также отправляем в фонд «Реестр ЭЛН для передачи в ФСС». Данный отчет генерируется в разделе «Отчетность, справки» программы 1С-Отчетность и заполняется автоматически.

Электронный больничный лист: правила работы на 2024 год

Электронный больничный лист: правила работы на 2024 год

Уже более года назад возникла возможность выбирать между электронными и бумажными больничными листами, поскольку большинство оформляются онлайн. Это решение властей значительно облегчило взаимодействие между медицинским учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. Если для работников такая новинка является очень удобной, поскольку им не требуется делать практически ничего, то компаниям необходимо освоить действующие правила работы.

У электронных и бумажных листков нетрудоспособности (ЭЛН) одинаковая юридическая сила, согласно Федеральному закону от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Однако существует только один формат для их выдачи в соответствии с частью 2 статьи 1 и частью 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, а также пунктом 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Это означает, что больной сотрудник не может получить одновременно цифровую и бумажную версии листка нетрудоспособности.

Что собой представляет электронный листок

С момента 1 января 2022 года, когда большинство людей начали оформлять документы онлайн, мало кто знает, чем отличается электронный больничный от обычного бумажного. На первый взгляд, они выглядят очень похожими, так как оба формата содержат одинаковые поля для заполнения. Однако основное отличие состоит в том, что электронный больничный заполняется с помощью специальной программы, а бумажный документ заполняется вручную. Также существует различие в правилах хранения этих документов.

Вот так преподносится документ, подтверждающий неспособность к трудовой деятельности:

Вот пример электронного медицинского документа, который доступен в личном кабинете выдуманной компании:

Сведения: причины нетрудоспособности, занесенные в больничные листы.

Как пользоваться электронными больничными

Для оформления и оплаты электронных больничных листов используется трехуровневая система.

медицинское заведение; больничное учреждение; медицинская клиника; медицинское центр; учреждение здравоохранения; медицинский институт; санаторий; лечебный центр; больница; поликлиника; медицинское учебное заведение.

работодатель;

Фонд социальной поддержки.

Если хотя бы одно звено в этой последовательности не связано с одной интегрированной информационной системой «Соцстрах», невозможно оформить электронный документ. Вот как перейти на электронные больничные листы для работодателя:

Достичь соглашения о сотрудничестве с местным филиалом Фонда социальной помощи.

Вам предлагается зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах», что является наиболее удобным выбором. После регистрации, работодателю будут приходить уведомления о всех изменениях, связанных с больничным — открытии, продлении, закрытии и аннулировании. Однако, компания имеет право использовать и другие варианты, такие как оператор ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.

Если требуется, обучите бухгалтера использованию новой программы и получите для него электронную подпись.

Установите программное обеспечение для осуществления контроля достоверности цифровой подписи.

Работодатель имеет право не информировать своих сотрудников о процедуре оформления онлайн-больничных, так как данное требование уже является обязательным по закону.

Как только мы закончим все подготовительные этапы, давайте изучим, как функционирует электронный больничный лист в реальной жизни.

Медицинский специалист составляет документ о временной нетрудоспособности и передает его для регистрации в систему государственного социального страхования «Соцстрах».

Когда работник заболевает, врач выдает ему индивидуальный идентификационный номер.

Сотрудник направляет номер в отдел бухгалтерии. Или Социальный фонд автоматически сообщает работодателю о выдаче листка нетрудоспособности.

Не требуется изучать способы получения электронного больничного листа работодателю: он легко доступен в системе «Соцстрах» или в личном кабинете страхователя с помощью номера или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается лишь заполнить необходимые поля. Обычно некоторые данные автоматически заполняются, однако их все равно рекомендуется проверить и, при необходимости, исправить.

После того, как бухгалтер заполнил и подписал листок, он направляется в Социальный фонд.

Данная организация осуществляет расчет и осуществление выплат пособия независимо.

Если сотрудник в период своей болезни фактически выполнял свои трудовые обязанности, то работодатель должен оплатить отработанные дни, а не выплачивать пособие. Поэтому, когда Социальный фонд обратится с запросом о предоставлении соответствующей информации, бухгалтер обязан указать, что пособие не причитается.

Практичная услуга: веб-приложение для вычисления выплат по больничному листу

Как заполнять больничные по новым правилам

В приказе № 1089н, изданном Минздравом России 23 ноября 2021 года, приведены детальные указания по оформлению электронного листка нетрудоспособности в текущем календарном году. Работодатель обязан заполнить только ту часть документа, к которой он имеет доступ. Как в случае с традиционным бумажным бланком, необходимо указать следующую информацию:

средняя заработная плата, послужающая основанием для выплаты пособия;

опыт в сфере страхования;

величина, которую необходимо выплатить;

день старта трудовой деятельности

Если при заполнении электронного больничного листа были допущены ошибки, согласно инструкции, работодателю следует следовать определенным действиям. Если бухгалтер обнаружил ошибки, документ должен быть заново заполнен и отправлен в Соцфонд, приложив пояснение о причинах неточности. В случае, если ошибки были выявлены сотрудниками фонда, они отправят запрос с просьбой уточнить информацию.

Для правильного заполнения документа необходимо установить самое последнее программное обеспечение и все необходимые обновления. После завершения заполнения документа он будет сохранен, подписан цифровой подписью и автоматически отправлен в Социальный фонд.

Система оплаты цифрового листка нетрудоспособности имеет стандартные правила. После того, как работник заболевает, работодатель выплачивает пособие за первые 3 дня болезни уже на следующий день после заболевания. Оставшуюся сумму пособия работнику перечисляет Социальный фонд, и это происходит в течение 10 дней после получения необходимых документов.

Сколько времени может продолжаться листок нетрудоспособности и в какие сроки он должен быть вознагражден?

Печатать или нет

Большинство организаций придерживается истины, что информацию, записанную пером, нельзя удалить топором. Поэтому специалисты по кадрам и бухгалтерии почти все знают, как распечатать электронный больничный лист. Но стоит ли это делать? Официальный сайт Социального фонда заявляет, что нет необходимости распечатывать и хранить копию ЭЛН. Цифровой документ обладает той же юридической силой, что и бумажный, но в отличие от него, он хранится в информационной системе «Соцстрах».

Специалисты КонсультантПлюс тщательно изучили способы эффективной организации работы с электронным больничным листом. Сейчас мы предлагаем вам бесплатные инструкции по его использованию.

Больничные на Госуслугах

Согласно информации, предоставленной Минцифрой, каждый гражданин теперь имеет возможность ознакомиться с электронным больничным листом в любое удобное время, используя мобильное приложение или посещая веб-сайт Госуслуги. Помимо этого, пользователи теперь получают уведомления о любых изменениях в статусе их больничного листа, таких как открытие, продление, закрытие и т.д. Все эти данные хранятся в личном кабинете пользователей.

идентификационный код;

Информация медицинского специалиста;

информация о медицинской организации;

Отсутствуют сведения об отсутствии работоспособности.

Плюсы использования

Год 2020 демонстрировал преимущества электронных больничных листов, которые стали особенно актуальными из-за большого количества людей, оказавшихся недееспособными из-за пандемии коронавируса.

Бланки из бумаги относятся к документам, требующим особой аккуратности и защиты. Их создание — дорогое занятие, а потеря или повреждение может причинить множество проблем врачам, пациентам и работодателям. Однако использование цифровых бланков позволяет сократить расходы на печать бумажных копий и легко исправить ошибки.

Если использовать электронный лист нетрудоспособности, то вероятность его подделки минимальна. Хотя большинство нарушений в этой сфере связаны не с подделкой, а с выдачей незаслуженных документов о заболевании сотрудника, вопрос о проверке подлинности электронного больничного листа становится нерелевантным. Контакт пациента с этим документом ограничен, и сотрудник не может вносить в него изменения.

Рекомендуется владеть информацией о способах проверки правдивости медицинской справки

Один из дополнительных плюсов заключается в уменьшении объема работ для специалистов по кадровому делопроизводству. Теперь им не нужно беспокоиться о передаче бумажных документов в государственные органы, проверке их подлинности и обеспечении их надежного хранения.

Электронные больничные — это лишь несколько из плюсов, которые они предоставляют. Сокращение времени на обработку и получение документации является еще одним значимым преимуществом для предприятий, работающих в современных условиях.

При наличии исполнительного документа, возможно понадобится знать особенности удержания суммы выплат по больничным расчетам.

Видео: 10 главных вопросов про расчет и оплату больничных

Цифровизация больничных листов — действительно удобный инструмент, который облегчает жизнь как работодателям, так и гражданам. Теперь можно в любой момент просмотреть документ, проверить правильность расчетов и узнать срок выплаты пособия. Беспокоиться о сохранности информации не приходится, поскольку официальные лица заверяют, что смогут ее защитить от несанкционированного доступа.

Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя

Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя

Начиная с прошлого года, врачи начали предоставлять пациентам электронные больничные листы. Это решение позволило устранить возможность подделки таких документов, что в свою очередь помогло бизнесменам избежать убытков, вызванных фальшивыми больничными листками. Более того, электронные больничные листы гораздо проще заполнять и невозможно потерять, что значительно облегчает процесс для работодателей и предотвращает судебные разбирательства с государственными органами. Пока электронные больничные листы не выдаются повсеместно, бумажные больничные листы остаются в силе. Однако, если в медицинских учреждениях, где получают лечение ваши работники, уже используется система электронных больничных листов, ее можно подключить уже сейчас.

Я, Ирина Ситникова, создала уникальное содержание этого текста без использования каких-либо внешних источников или автоматических переводчиков.

Художник, изображающий иллюстрации: Иван Могущественный.

Произошедшее вызвало непредвиденную ситуацию.

Невозможно скопировать или подражать

форму онлайн, чем тратить время на бумажные документы

Запасаться необязательно, а утратить невозможно.

Как происходят механизмы действия данного процесса?

Каково правильное действие для забрания электронного медицинского справки?

Подытожим

Что случилось

С начала лета 2017 года медицинские учреждения в России стали выдавать электронные больничные листы, касающиеся временной нетрудоспособности, беременности и родов. Эти новые электронные документы оказываются намного удобнее и выгоднее для как работодателей, так и для работников, поскольку их невозможно подделать, проще заполнять, не нужно хранить и исключена возможность их потерять.

Невозможно подделать

Иногда работникам приходится искать способы отдохнуть за счет своих работодателей. Один из таких способов — приобретение больничного листа через интернет или отклик на объявление на остановке. После того, как работник «заболевает», он предоставляет поддельный больничный лист в бухгалтерию. Если бухгалтер не подозревает ничего и не обнаруживает подделку, то он выплачивает обманщику пособие, включая эту сумму в расходы на обязательное социальное страхование.

Каждый месяц компания выплачивает страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС) за своих сотрудников. В случае заболевания работника, компания предоставляет ему пособие, причем первые три дня оплачивает работодатель самостоятельно в соответствии со статьей 3 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, а остальные дни оплачиваются за счет Фонда. Работодатель не получает деньги из Фонда, а вместо этого уменьшает сумму следующего страхового взноса за работника в соответствии с пунктом 2 статьи 431 Налогового кодекса РФ.

Если страховательский взнос в Фонд оказался меньше требуемой суммы выплат по болезни, то предприниматель имеет возможность получить компенсацию от государства или учесть излишек в следующих платежах.

Бывает так, что предприниматель выплачивает сотруднику пособие и включает эту сумму в состав расходов по обязательному социальному страхованию. Однако, спустя полгода при проверке сотрудником Федеральной службы социального страхования выявляется факт поддельного больничного листа, и эта сумма исключается из расходов. Более того, предприниматель может быть обвинен в неуплате страховых взносов и оштрафован в размере 20% от суммы, которую он неуплатил (согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса Российской Федерации).

В случае, если сумма пособия превышает сумму страховых взносов, работодатель сразу обращается в ФСС с запросом на возмещение. Сотрудники Фонда проводят проверку и отказывают в возмещении, обнаруживая подделку. Для работодателя это означает дополнительные расходы и необходимость разбирательства с мошенником, а для работника — возбуждение уголовного дела.

Если территория принимает участие в экспериментальной программе «Прямые выплаты», Фонд социального страхования осуществит прямую выплату пособия работнику.

Использование электронного больничного с квалифицированной электронной подписью врача и его отправка в ФСС решает проблему фальсификации документов. Это гарантирует, что работник не сможет подделать больничный лист, а Фонд Социального Страхования не сможет отказать работодателю в возмещении расходов.

Проще заполнять

Для заполнения бумажных больничных листков работодатель обязан использовать печатные заглавные буквы и быть осторожным, чтобы не выйти за пределы ячеек. Использование шариковой ручки запрещено — можно использовать только гелевую, капиллярную или перьевую ручку. Чернила при этом должны быть исключительно черными, согласно пункту 65 Приказа Минздрава от 29.11.2016 г. № 624н. Важно помнить, что не все ошибки в больничном листе можно исправить. Если работодатель допустил ошибку, ФСС может отказать в возмещении пособия, и в конечном итоге этот спор может быть рассмотрен в суде.

При заполнении электронного больничного листка не стоит беспокоиться о цвете чернил и виде ручки, так как ошибку можно легко исправить и не нужно бояться сделать ее.

Не нужно хранить и невозможно потерять

Если сотрудник утратит больничный листок до его представления в бухгалтерию, ему придется обратиться к врачу для получения дубликата. Такой дубликат может быть выдан лечащим врачом, однако его должен утвердить председатель врачебной комиссии. До выдачи дубликата в медицинском учреждении могут запросить справку от работодателя о том, что сотрудник не получил компенсацию. С использованием электронного больничного такая ситуация исключается.

Иногда бухгалтер может потерять больничный лист до получения возмещения от ФСС. Для получения компенсации предпринимателю придется сформировать комиссию из своих сотрудников. Комиссия должна выяснить причину потери и подтвердить ее с помощью документов. Если уважительная причина, например, стихийное бедствие, то есть шанс получить дубликат. В противном случае, работодатель должен будет выплатить пособие работнику за свой счет. Если используется электронный больничный лист, такие ситуации не возникают, поскольку врач отправляет его непосредственно в ФСС.

Если проверяющий Фонда социального страхования обнаружит отсутствие физических больничных листков после того, как работодатель получил возмещение, то он может вычеркнуть соответствующую сумму из расходов предпринимателя на обязательное социальное страхование. В такой ситуации у предпринимателя остается два варианта: либо смириться и принять данное решение, либо обратиться в суд с иском к Фонду социального страхования. Однако стоит отметить, что данный процесс будет затратным и длительным. Однако, если использовать электронные больничные листки, такие проблемы могут быть избежаны, так как листок будет храниться в личном кабинете на официальном сайте Фонда социального страхования.

Не смотря на то, что бумажные больничные листки пока еще действуют, врачи могут выдавать электронные больничные только с согласия пациента и при условии, что работодатель подключен к новой системе. По информации ФСС, на данный момент к системе подключено 4,6 тысячи поликлиник и больниц из общего числа в 11,8 тысячи учреждений. Это составляет примерно 39% всех медицинских учреждений в России. Если в этот список входят учреждения, где проходят лечение ваши работники, то теперь вы можете работать согласно новой системе и забыть о проблемах, связанных с бумажными больничными листками.

Как это работает

Как только медицинский специалист заполняет лист документации и ставит свою электронную подпись, он автоматически отправляется в Фонд социального страхования. В свою очередь, врач выдаёт пациенту уникальный номер электронного больничного листка, с которым они направляются в бухгалтерию.

Бухгалтер, с помощью номера, осуществляет поиск больничного листка работника в базе данных. В результате поиска, он получает информацию о дате выдачи документа, названии медицинского учреждения и продолжительности больничного отпуска пациента. Согласно обычной процедуре, на основе полученной информации бухгалтер начисляет и выплачивает пособие работнику или передает соответствующую информацию в ФСС (в случае участия региона в пилотном проекте «Прямые выплаты»).

Как принять электронный больничный листок

Не существует единой базы, где содержится информация о всех медицинских учреждениях, где выдают электронные больничные. Вам придется провести независимый поиск информации о больницах, где лечатся ваши работники. Вы можете найти ее на официальном сайте региональной администрации, местных медицинских ресурсах или в новостях. Также вы можете обратиться к сайту конкретной больницы или уточнить эту информацию по телефону.

Если ваше медицинское учреждение способно предоставлять электронные больничные листы вашим сотрудникам, то остается лишь подключиться к системе ФСС.

Используя ту же учетную запись (мобильный номер или электронную почту, указанную на портале госуслуг), войдите в свой аккаунт страхователя на веб-сайте ФСС. Работодатель осуществляет оплату страховых взносов за своих сотрудников, поэтому для них он является страхователем.