Нормативно-правовые акты не содержат точных определений докладных, служебных и объяснительных записок. Также в законодательстве отсутствуют конкретные указания и правила их составления и оформления. Чтобы разобраться в этом, обратимся к «Краткому словарю видов и разновидностей документов» (разработан Главархивом СССР, ВНИИДАД, Москва, 1974). В нем приводятся следующие определения:
- докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий определенный вопрос с выводами и предложениями составителя;
- служебная записка – документ о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому.
Объяснительная записка представляет собой документ, поясняющий причины какого-либо действия, факта или происшествия.
Обычно информация в этих записках не содержит распоряжений, но может стать основой для принятия управленческого решения или быть просто принята к сведению.
Основные требования к оформлению
Для оформления докладных, служебных и объяснительных записок существуют общие правила.
Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Докладная, служебная и объяснительная записки должны содержать:
- фамилию, имя, отчество и должность автора записки (лица, от которого она исходит);
- наименование адресата (лица, которому направляется записка);
- вид документа (докладная, объяснительная или служебная записка);
- регистрационный номер;
- дату составления;
- заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
- текст записки;
- подпись составителя (с указанием должности);
- отметку о наличии приложения (если оно имеется).
Виды записок
Докладные записки могут составляться:
- по инициативе автора (целью такой записки является привлечение внимания адресата к какой-либо проблеме и побуждение его к принятию предложения, изложенного в тексте);
- по требованию руководства (устному или письменному).
- В зависимости от содержания и назначения докладные записки подразделяются на:
- информационные – содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или задач;
- отчетные – сообщают о состоянии и выполнении указаний, поручений, задач, проектов и т.д.
При необходимости такие записки могут составляться с определенной периодичностью.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними – адресованными руководителю отдела или подразделения, и внешними – направляемыми в вышестоящие инстанции.
Структура записки
Текст докладной записки можно условно разделить на несколько частей.
В первой части – констатирующей – излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для написания. Во второй – анализирующей – проводится анализ ситуации и рассматриваются возможные варианты ее решения. В третьей – резюмирующей – делаются выводы и предложения по конкретным действиям, которые следует предпринять по мнению составителя записки.
Анализирующая часть докладной записки носит рекомендательный характер и может как присутствовать, так и отсутствовать, в зависимости от конкретной ситуации.
Важно отметить, что внутренние докладные записки могут быть написаны на обычном листе формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов. Внешние же должны оформляться на официальном бланке учреждения.
Дополнительные документы по расчетам с сотрудниками
Ознакомившись с примером служебной записки, не забудьте обратить внимание на следующие документы, которые могут пригодиться в работе:
Нужна ли служебная записка
На сегодняшний день нет законодательного требования обязательно оформлять вышеперечисленные факты служебной запиской. Если работодатель решает включить этот документ в кадровый документооборот, данное решение должно быть оформлено письменно. Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены соответствующим локальным документом или приказом руководителя.
Необходимость составления служебных записок определяется работодателем самостоятельно.
В некоторых случаях удобнее документировать факты, требующие внимания руководства и управленческих решений, письменно. Служебная записка позволяет четко определить автора и ответственного за достоверность изложенных данных. Благодаря письменному формату, автор может использовать наиболее точные формулировки и избежать искажения информации, двусмысленности или недосказанности. Это способствует принятию правильных решений, что положительно влияет на коммерческую деятельность компании.
В ряде ситуаций удобнее, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были задокументированы письменно. Служебная записка четко указывает, кто ее составил и кто несет ответственность за достоверность изложенных данных. Письменный формат позволяет автору использовать точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность. Это помогает принимать верные решения, что благоприятно сказывается на коммерческой деятельности фирмы.