Размер пенсии зависит от нескольких факторов: уровня заработной платы, возраста гражданина и продолжительности его трудового стажа. Стаж является одним из ключевых параметров, определяющих размер пенсионных выплат. Проблема подтверждения стажа для начисления пенсии может возникнуть, если граждане работали в малых частных фирмах, часто сменяющих владельцев, или в случае утраты архивных данных о зарплате. Какие существуют способы подтверждения стажа и как ими воспользоваться? Истец не предоставил доказательств, подтверждающих его работу и военную службу в определенные периоды, не имеет необходимого стажа работы и требуемого индивидуального пенсионного коэффициента для назначения страховой пенсии по старости в соответствии со статьями 8 и 35 Федерального закона «О страховых пенсиях». Истец подал иск о признании незаконным решения об отказе в назначении страховой пенсии по старости, включении в стаж периодов работы, обязании назначить страховую пенсию по старости и установлении факта принадлежности трудовой книжки.
Посмотреть решение суда
Трудовой и страховой стаж
- официальная работа с перечислением взносов в ПФР;
- уход за ребенком до 1,5 лет;
- статус официально безработного с получением пособия;
- уход за несовершеннолетним инвалидом или инвалидом I группы;
- уход за престарелым лицом старше 80 лет;
- оплачиваемые общественные работы;
- статус индивидуального предпринимателя (также фермеры), если взносы перечислялись в ПФР;
- иные периоды, указанные в статьях 11 и 12 ФЗ-400.
Важно! На размер пенсии по действующему законодательству влияет не только продолжительность страхового стажа, но и размер страховых взносов. Эти данные переводятся в баллы, которые определяют величину пенсии.
Способы подтверждения стажа зависят от конкретной ситуации. Рассмотрим наиболее характерные случаи.
Как работнику получить документы о стаже работы
У бывших и нынешних работников организаций может возникнуть необходимость подтвердить сведения о своей трудовой деятельности для реализации пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию можно с помощью архивной справки.
Необходимость в этом документе возникает, когда определенные периоды работы не отражены в трудовой книжке или записи о них вызвали сомнения у работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).
Организация выдает архивную справку следующим образом:
1) работник подает заявление или письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);
2) письмо-запрос регистрируется и передается ответственному лицу для подготовки архивной справки;
3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;
4) заявителю выдается соответствующая архивная справка.
Справки о трудовом стаже архивы предоставляют бесплатно, так как эта услуга относится к числу социально значимых.
На подготовку архивной справки законом отводится 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока ответа.
Как составить архивную справку
Организация оформляет архивную справку на официальном бланке, придерживаясь установленного образца, и включает в нее информацию по запросу (пример 2).
В конце справки обязательно должны быть указаны архивные коды и номера страниц документов, на которых основана информация. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них справка не обладает юридической силой.
Данные о заработной плате необходимо указывать отдельно за каждый месяц начисления (без расчета среднегодового и среднемесячного дохода). Коррекции на инфляцию не требуются — вся информация должна быть представлена в ценах соответствующего периода, о чем следует указать в тексте. Если данных о зарплате конкретного бывшего сотрудника нет, цифры нужно брать из штатного расписания за интересующий период.
КАК ВЫДАВАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ
Порядок выдачи работникам связанных с работой документов (их копий), их форм (справок, выписок и т.д.) должен быть закреплен в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).
КОГДА НУЖНО ОБРАЩАТЬСЯ В ПФР
У работодателей, включая архивы, не всегда есть вся необходимая работнику информация, поэтому работодатели вынуждены сами обращаться в госорганы, такие как ПФР.
Чаще всего работодатель делает запрос, если работник не может сам предоставить справку о размере своей заработной платы, по которой ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в случае профессионального заболевания или несчастного случая (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07.03.2018)).
Также работник может самостоятельно оформить запрос, например, если он потерял трудовую книжку и хочет восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже можно получить в многофункциональных центрах «Мои документы».
Для направления запроса[*] (пример 4) требуется письменное согласие работника на получение его персональных данных.
[*] Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о предоставлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка предоставления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».
И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.
Узнать больше:
- Оформление и выдача работникам справок
- Работник получает право на пенсию. Оформление документов
- Какие документы может запросить работник
Документы, подтверждающие трудовой стаж
Основной документ, подтверждающий трудовой стаж — это трудовая книжка. Документы, подтверждающие страховой стаж, применяемый вместо трудового стажа, указаны в двух нормативных актах:
- для расчета страховых пенсий (постановление Правительства от 02.10.2014 № 1015, далее — Правила № 1015);
- для определения размеров пособий по болезни и в связи с отпуском по беременности и родам (приказ Минтруда от 09.09.2020 № 585н).
Трудовая книжка подтверждает трудовой стаж в любом случае, так же как и сведения о трудовой деятельности. Если у работника несколько трудовых книжек, для подсчета стажа нужно учитывать все.
Подтверждение трудового стажа для пенсии также возможно на основании:
- сведений индивидуального персонифицированного учета СФР;
- трудовых договоров;
- справок от предыдущих работодателей;
- военных билетов и иных документов;
- свидетельских показаний (ст. 14 закона № 400-ФЗ, р. II–VI Правил № 1015).
Руководство по подтверждению страхового стажа для выплаты пособий
Размер пособия по временной нетрудоспособности определяется страховым стажем заболевшего работника. В статье эксперты Системы Кадры объясняют, какие периоды включать в стаж, как его подтвердить и как учитывать стаж с разных мест работы.
Способы подтверждения трудового стажа без трудовой книжки
Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж, но также могут пригодиться и другие документы:
- письменные трудовые договоры;
- трудовые книжки колхозников;
- справки от работодателей;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости по выплате заработной платы.
Какие периоды входят в стаж, а какие — нет: памятки от «Кадрового дела»
Подтверждение трудового стажа при ликвидации компании
Если компания, в которой работал сотрудник, ликвидирована и не имеет правопреемника, подтвердить стаж можно, отправив запрос в архив. Работник получит справку о подтверждении стажа, содержащую данные о его должности и периоде работы за время, указанное в архивных документах.
Запрос в архив для подтверждения стажа
Скачайте образцы документов, которые могут понадобиться:
Запрос работодателя о подтверждении стажа работы у предыдущего работодателя сотрудника Скачать образец
Ответ на запрос организации о подтверждении стажа уволенного сотрудника Скачать образец
Подтверждение трудового стажа свидетельскими показаниями
Трудовой стаж также можно подтвердить свидетельскими показаниями. Для этого не требуется обращаться в суд. Нужно, чтобы было как минимум два свидетеля и документ, подтверждающий отсутствие данных в архиве, либо факт стихийного бедствия, из-за которого утрачены документы (раздел V Правил № 1015).
Рекомендация в тему в Системе Кадры: Является ли копия трудовой книжки документом, подтверждающим страховой стаж >>>
Скачайте образцы документов от экспертов Системы Кадры, необходимых в кадровой работе