Введение в делопроизводство и документооборот для начинающих — это краткое руководство, которое поможет понять, с какими видами документов предстоит работать и каковы основные принципы работы.
Каждый сотрудник, который так или иначе работает с документами, должен освоить основы делопроизводства — это обязательная часть знаний. Хотя основная работа в этой сфере ложится на секретариат, представителям других профессий также полезно знать основы документальной деятельности организации. Рассмотрим ключевые моменты.
С какими задачами столкнется специалист
Основной темой является документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (в кратком виде) сводятся к изучению различных типов документов, которые можно разделить на:
- входящие (документы, которые получает организация);
- исходящие (документы, которые организация отправляет);
- внутренние (документы, не покидающие организацию).
После изучения этих типов документов следует переходить к следующим темам:
- Требования к бланкам и общие правила их оформления.
- Методика составления основных документов предприятия.
- Организация их движения: регистрация, обработка, рассмотрение, исполнение.
- Требования к оформлению документации в соответствии с ГОСТами.
- Правила хранения документов.
Государственное регулирование также играет важную роль. Оно обновляется регулярно, поэтому делопроизводитель должен следить за изменениями и корректировать свою работу в соответствии с ними.
- Какие требования предъявляются к оформлению документов в настоящее время.
- Сроки и способы хранения документов в организации.
- Как вести номенклатуру дел (бланк и правила заполнения).
Особенности документооборота
Вышеописанные темы важны для всех сотрудников, от секретарей до руководителей. Однако существуют и более специализированные вопросы, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
- Кадровые. Включают правила ведения документов по личному составу, включая трудовые книжки.
- Бухгалтерские. Включают проверку арифметической точности документов, расчет такс, подбор бухгалтерских проводок к задокументированным операциям.
- Производственные. Ориентированы на аналитические отчеты по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
- Секретные. Если деятельность организации регулируется Законом РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то документооборот должен вестись с учетом государственной тайны.
Каждая отрасль (промышленность, торговля, строительство и т. д.) имеет свои особенности ведения документов.