Деловая переписка между заинтересованными сторонами по разным вопросам осуществляется путем использования официального письма.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические субъекты часто оказываются в ситуации, когда им требуется вести официально-деловое общение, например:

при официальной коммуникации с государственными и муниципальными инстанциями;

при осуществлении предпринимательской деятельности;

Когда речь идет о выражении недовольства со стороны потребителей.

Существование различных мотиваций приводит к наличию различных типов официальной документации.

Коммерческие предложения представляют собой предложения, которые направляются потенциальному партнеру как интересный вариант для взаимовыгодного сотрудничества.

вопросы (документов, информации, данных) и желания. Вопросы обычно предполагают, что требуется предоставить информацию в соответствии с законом или договором, например, обращения в государственные органы. Желание — это более умеренное выражение того, что другая сторона хочет получить необходимые данные.

Претензии возникают в случае, когда контрагент нарушает условия сделки.

Гарантийные письма являются документами, которые включают в себя обязательства для будущего исполнения возложенных на сторону обязательств. Они также предполагают указание конкретного срока или временного промежутка, когда вторая сторона должна будет выполнить свои обязанности.

Письма, содержащие информацию и приложения. Часто отправляют первые, чтобы передать определенные сведения, не требуя ответа, а вторые составляют для удобства при отправке большого объема бумаг.

На вопросы, касающиеся личной жизни: отправка приглашений, выражение поздравлений и проявление признательности.

Специалисты команды КонсультантПлюс исследовали, как достичь эффективной организации делопроизводства и документооборота в компании. Воспользуйтесь данными рекомендациями безвозмездно.

Структура и содержание документа

Отсутствует специфические указания относительно структуры официального письма, однако деловая переписка, по умолчанию, подразумевает:

адекватное предоставление личной информации и необходимых контактных данных получателя;

удовлетворительное вежливое взаимодействие;

Важными аспектами передачи информации являются грамотность, краткость и емкость.

Необходимо указать дату составления документа, поставить подпись от лица, от имени которого он был подготовлен, и, при наличии, проставить печать.

Мы предоставляем небольшой гайд по составлению официального письма, который поможет создать положительное впечатление и достичь наилучших результатов от общения.

Этап первый. Готовьте фирменный бланк для документа. Разрешается применять обычный лист формата А4, однако при этом вам придется вводить свои данные вручную каждый раз.

Шаг второй. Необходимо тщательно проверить правильность информации о получателе. Если возникают сомнения, рекомендуется воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом ФНС, чтобы получить достоверные данные из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Этап 3. Укажите дату и номер отправителя.

Процедура 4. Начните обращение с фразы «Уважаемый(ая)…!», после которой приведите полное имя и отчество человека, к которому обращаетесь.

Пункт 5. Укажите причину или основание для обращения к получателю.

Шаг 6. Содержание вашего обращения должно быть представлено грамотно, кратко и понятно, в зависимости от цели, которую вы преследуете, посылая документ. Например, если вам нужны документы или информация от вашего контрагента, укажите в письме, что именно вы хотели бы получить, в какие сроки и в каком формате. Обязательно сформулируйте заключение, укажите, какие действия вы ожидаете от получателя. Если у вас есть приложения, не забудьте приложить их к письму.

Этап 7. Произведите подписание главы и при необходимости проставьте печать (если имеется), также укажите исполнителя документа с его контактными данными.

Важно соблюдать определенные правила при составлении текстов.

В ходе официальной корреспонденции строго воспрещено:

Ошибки, внесение поправок, непонятные сокращения терминов, применение коллективной лексики и разговорного языка;

грубое обращение

Исказить или изменить содержание сообщения.

Правила оформления

Нет строгих правил по форматированию, чтобы показать, как правильно составить официальное письмо, можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендуется для написания таких документов. Общие принципы:

этот шаблон используется как для продольного, так и для углового направления.

Если документ имеет более одной страницы, необходимо осуществить пронумерацию.

Расстояние от начала абзаца до текста составляет 1,25 сантиметра, при этом текст выравнивается по ширине листа.

Для оформления текста рекомендуется использовать бесплатные шрифты с размерами № 12, 13 или 14.

Стандартные поля в данном случае составляют: 20 миллиметров для левого, верхнего и нижнего полей, а правое поле имеет ширину 10 миллиметров.

Коротко говоря, угловой бланк имеет следующий внешний вид:

Образец с продольным бланком

Компания с ограниченной ответственностью «Презентационные технологии»

Налоговый идентификационный номер (ИНН): 1234567890, код причины постановки на учет (КПП): 121001001, Общероссийский государственный регистрационный номер (ОГРН): 2323454567001. Местоположение: 456789, Российская Федерация, регион субъекта РФ, проспект Замечательный, дом 1.

Исходя из документа под номером 987 от 12.12.2020 года

Был отправлен письмо, адресованное генеральному директору компании «Общество».

456789, РФ, Регион России,

Дом №5 на улице Булочная

Дорогой Иван Иванович!

Соответствуя Вашему предложению, высказанному в письме от 20.11.2020 года под номером 11, мы подтверждаем наше желание установить партнерские отношения с ООО «Общество» по вопросам предоставления юридических услуг.

Мы настоятельно просим вас переслать нам проект договора и нотариально заверенные копии учредительных документов нашей организации — общества с ограниченной ответственностью.

Глава компании Петров, Порфирий Петрович

Навык, который может оказаться полезным: как составить правильное письмо, приглашающее к сотрудничеству.

Как отправить письмо

Обычно, способ отправки документа определяется его назначением.

Чтобы оперативно передавать информацию, удобно использовать электронную почту или факс. При отправке электронных писем важно указывать тему, чтобы получатель сразу понял о чем речь и чтобы письмо не попало в спам. Кроме того, можно указывать важность документа, но не следует злоупотреблять этим.

Если вам необходимо придать официальный характер направлению документов и убедиться, что они доставлены адресату, например, при подаче претензий или требований, рекомендуется воспользоваться услугами Почты России. Для этого следует выбрать заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Я считаю

Добрый день! Не могли бы вы помочь мне составить письмо с просьбой к президенту о возникшей ситуации, когда глава нашего города проводит массовую распродажу и просить о проведении проверки на наличие коррупционных действий со стороны местных властей?

Моё образование включает окончание ПГУ в 2008 году, где я изучала юриспруденцию, а также окончание обучения в ПНИПУ в 2018 году по направлению проектирование городской среды. В течение 2011-2019 годов я занимала должность юриста в департаменте градостроительства и архитектуры администрации Перми.

Если автор пропустил что-то важное, если информация устарела или неверна, если у вас остались вопросы или есть сомнения — не стесняйтесь высказаться в комментариях!

Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания

Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания

Деловое сообщение является неотъемлемой частью передачи информации агентам, партнерам и клиентам компании. Оно является составной частью деловой среды и способствует формированию впечатления о организации. Важно придерживаться правил официального и делового письма, чтобы соответствовать бизнес-стандартам. В этой статье мы подробно рассмотрим основные элементы делового сообщения, а также предоставим шаг за шагом инструкцию по его составлению.

Если не быть осторожным, ваше сообщение может быть искажено воспринято получателем.

Виды деловых писем

В деловой корреспонденции существуют несколько видов писем:

Гарантийный документ

Обычно, такое электронное сообщение составляется в качестве приложения к договору и содержит информацию о предоставлении гарантии на выполнение обязательств по продукту (услуге или товару).

В обычном гарантийном документе прописываются список обязательств со строго определенными сроками их исполнения.

условия доставки груза;

гарантированное исполнение оплаты в оговоренные временные рамки

определенные даты обязательной оплаты гарантированного долга за предоставление услуги.

Предлагаемая коммерческая инициатива

Этот тип писем представляет собой официальную переписку в бизнес-среде, где компания делает предложение о возможном сотрудничестве или покупке товара или услуги. Получателем таких писем обычно является руководитель, принимающий решения.

Коммерческие предложения могут быть отправлены как по предварительному соглашению, так и в виде массовой рассылки.

Извещение

Уведомление представляет собой сообщение, информирующее об изменениях, связанных с сотрудничеством, и отправляемое обычно контрагентам.

Наиболее часто такие письма отправляются для информирования о изменениях в банковских реквизитах, адресах, сроках и прочих подобных данных.

Оферта

Данное предложение относится к заключению сделки и представляет собой дополнение к договору о предоставлении услуг. Предложение содержит информацию о различных аспектах сотрудничества, таких как цены, названия, сроки изготовления и доставки, и не подлежит отзыву, если это не установлено в самом договоре.

В коммерческой сфере это является письменным отчётом, содержащим информацию о документах, таких как предложения, представленные на конкурсную заявку.

Подтверждаю факт получения.

Это письмо представляет собой уведомление отправителя о том, что документ (договор или коммерческое предложение) был получен. Подтверждение получения не является заменой акта о выполненной услуге или полученном товаре, но считается хорошим тоном.

Просьба

Запрос документов или согласование действий в рамках сотрудничества — вот о чем говорит просьба. Такая деловая переписка очень важна и может включать запрос бухгалтерских документов, просьбу о переносе сроков и тому подобное.

Приглашение

Возможность отправить официальное письмо-приглашение дает нам шанс вновь вспомнить контрагентам, клиентам и партнерам о нашей работе. Это отличная возможность проводить более активное взаимодействие и поддерживать наши связи.

Рекламационное заявление, либо жалоба

Заявление о недовыполнении условий договора — это письменное обращение, в котором вы сообщаете контрагенту о нарушении им частичных или полных обязательств из договора.

Рекламационное письмо представляет собой сообщение, в котором требуется, чтобы адресат принял меры для устранения выявленных дефектов или недостатков. Основанием для этого является заключенный договор, в котором указаны соответствующие обязательства. К такому письму обычно прикладываются акты, подтверждающие, например, присутствие дефектов в полученном товаре.

Напоминание

Этот тип официально-деловых сообщений имеет сходство с упрощенным вариантом коммерческого предложения. Он предназначен для уведомления о приближающемся окончании срока действия договора и предлагает его продлить, напоминает о предлагаемом спектре услуг контрагента или о запланированном мероприятии. Подводя итог, такое письмо подтверждает намерение продолжить сотрудничество.

Рекомендация

В данном коммерческом электронном письме рассматривается оценка полученных результатов в ходе совместной работы с организацией или взаимодействия процесса. Благоприятное рекомендательное мнение, изложенное в сообщении, способствует повышению привлекательности для клиентов и успешному развитию получателя.

Поздравление

Отправляю вам сообщение, в котором выражаю свои наилучшие поздравления вашим деловым партнерам, клиентам и представителям власти с наступающими праздниками.

Поздравления могут быть переданы в честь профессиональных праздников или широко принятых, таких как Новый год.

Структура делового письма письма

Давайте теперь рассмотрим основные компоненты и требования к структуре делового письма, чтобы понять, что оно должно включать.

Заголовок

Рассказывает о содержании письма;

В тексте присутствует указание на тип отправляемой переписки, например, Гарантийное письмо, Коммерческое предложение и прочее.

Обращение

Необходимо всегда проявлять учтивость и вежливость при обращении к собеседнику, используя его имя и отчество.

В случае, когда в переписке участвуют люди обоих полов, принято сначала упоминать мужчин, а затем женщин — таковы правила хорошего тона.

Изначально всегда предполагается, что обращение будет сделано на основе формы «Вы».

Для установления контакта возможно использование следующих формулировок: «Дорогой Олег Сергеевич», «Уважаемые дамы и господа!»

По обыкновению сообщает о причине написания и в общих чертах раскрывает содержание письма.

Основной компонент

Наиболее эффективным подходом для разработки основной части является принцип «пирамиды», который заключается в том, чтобы вначале представить самую существенную информацию, а затем перейти к рассмотрению более детальных аспектов.

Последовательно раскрываются детали и цель обмена письмами.

Заключение

В данном тексте, вы представляете заключение, которое связано с главной частью сообщения.

Заключительная часть письма может содержать призыв адресата к определенным действиям, в зависимости от его типа.

Подпись

В подписи обычно указывается должность, полное имя отправителя и, важно, информация для связи.

Как писать служебное письмо

В начале, оптимальным вариантом для ведения деловой переписки будет использование корпоративного адреса электронной почты, а не личного. Несмотря на это, важно всегда указывать полное имя и фамилию отправителя в письме.

Рекомендуется использовать различные шрифты и размеры для улучшения удобочитаемости текста. Например, для заголовков рекомендуется использовать более крупный и полужирный шрифт, а для основного текста — обычный размер и стиль шрифта.

Идеальными вариантами шрифтов являются Arial, Helvetica и Verdana.

Всегда необходимо ясно сформулировать тему письма, предварительно определив цель его написания.

«Ключевой шаг в общении – заманчивый заголовок». Пример: «Приглашение на плодотворное партнерство»;

Проявите краткость, но не упустите ясность и содержательность в тексте.

Важно структурировать письмо на разделы, содержащие отдельные идеи.

Однако необходимо подчеркнуть приемущество для получателя сообщения, с целью привлечь его внимание.

В конечном итоге можно официально выразить свои намерения о дальнейшем сотрудничестве.

Для достижения максимальной грамотности в деловой переписке, рекомендуется использовать правила ГОСТа. Для составления писем можно обратиться к стандарту ГОСТ Р 5.30–2003 по делопроизводству, однако стоит помнить, что он представляет собой лишь рекомендации.

Что не рекомендуется писать в деловом письме: чек-лист

Невозможно использовать заглавные буквы при написании текста! В соответствии с правилами коммуникации, сообщение, записанное полностью заглавными буквами, будет воспринято как проявление напряжения или обращение с поднятым тональным уровнем.

Отправка нескольких писем одновременно не рекомендуется, так как это несоответствует логике общения по электронной почте и получатель может пропустить что-то важное.

Нецензурные выражения следует избегать, даже если собеседник не ответил вовремя. Более правильным будет задать вопрос еще раз или указать на то, что ожидаете ответа. Уважительное общение является основой деловой переписки.

Предварительное выражение благодарности не является честным приемом. Настоящую благодарность следует проявлять после оказания услуги.

Высокомерные высказывания, такие как «Я вас услышал» и подобные, являются неприемлемым поведением.

Если орфографические ошибки собеседника не оказывают влияния на смысл письма, нет необходимости обращать на них внимание. Однако, если они вносят путаницу и затрудняют понимание, стоит выразить свои сомнения и запросить уточнения.

Избегайте использования сложных формулировок и штамповых фраз, так как они могут запутать читателя и сделать текст более запутанным. Например, вместо выражения «Выражаем огромную признательность», можно использовать более простую формулировку, например «Мы очень благодарны». А вместо фразы «обстоятельства непреодолимой силы» можно использовать более понятное выражение, например «непредвиденные обстоятельства».

Запрещены любые видимые исправления, пятна и свободные сокращения.

Резюме

Письма с деловым характером являются эффективным средством обмена информацией и незаменимым инструментом для достижения поставленных целей.

Важно запомнить, что умело составленные коммерческие письма представляют собой эффективное средство для продвижения вашего бизнеса, укрепления вашего имиджа и надежности в качестве делового партнера.