Новые больничные листы требуют тщательного заполнения, а также аккуратного обращения. Если к моменту проверки с листками что-то случится, специалист IKA наверняка откажет в возврате пособия. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюдать пять правил сохранения голосов. Они нигде больше не установлены, рассказали нам в Федеральном фонде социального страхования РФ.
1 Утвердите порядок хранения бюллетеней по заболеваниям
Фонд возвращает больничные листы и детские пособия. Однако при неправильном хранении справки могут быть утеряны или нечитаемы до момента проверки. Чтобы избежать этого, эксперты фонда рекомендуют определить порядок хранения в правилах документооборота. Тогда все работники будут знать, как и что делать с новыми удостоверениями. Эти правила помогут обеспечить сохранность бюллетеней
2 Создайте отдельную папку для хранения бюллетеней
Фонд рекомендует хранить эти листы «отдельно от других расходных документов». Об этом говорится в письме Федерального фонда социального страхования РФ № 07-30 от 25.01.95 г. Фонд сообщил нам, что эти правила распространяются и на новые публикации. Поэтому для больничных листов необходимо заводить отдельную папку. Конечно, отказ от возмещения штрафов или расходов не грозит, если, например, компания ведет листки по-другому, вместе с подтверждением наличия денежных средств на оплату листков. Однако в этом случае возрастает риск потери документации.
3 Прикладывать расчеты пособий к больничным листам
По новым правилам компания производит расчет не на обороте листка, а на отдельном листе, прилагаемом к больничному (п. 67 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29. 06. 11 — 624н). Действительно, эти документы нужно хранить вместе, так как расчет является неотъемлемой частью больничного листа.
Расчет больничного листа в четвертой позиции и пособия в файле
Безопаснее хранить больничные листы в отдельном прозрачном файле вместе с расчетными листами. Не стоит прокалывать лист перфоратором или делать в нем другие отверстия, так как есть риск повредить информацию, считываемую сканером (буквы, цифры, коды маткапитала). В этом случае больничный лист придется заменить ксерокопией.
Также безопаснее избегать складывания бланков. По мнению Фонда, смятие или складывание бланков не лишает компанию права на возврат. Однако некоторые множественные формы уже заполнены на компьютерных листах. Кроме того, краска принтера на цветных печатных бланках осыпается при складывании.
ГСФ сообщил нам, что справки о больничном листе должны храниться в течение трех лет с даты получения пособия.
По данным некоторых региональных отделений Фонда, минимальный срок хранения составляет пять лет (ст. 896 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).
Мы считаем более целесообразным увеличить этот срок до шести лет. Очень много отведено для хранения документов, подтверждающих правильность расчетов пожертвования (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24. 07. 09 № 212-ФЗ). Однако ответственности за нарушение этого срока нет. Контролировать шестилетний период фонд пока не вправе.
Хранение больничных листов в организации
Ведение картотеки больничных листов — необходимый процесс для каждого работодателя. Организуйте досье, назначьте контактное лицо и обеспечьте ведение документации на прогнозируемый период.
Нормативная база
Зачем хранить больничные листы
Больничные листы используются для расчета пособий по болезни и материнству. Пособия финансируются Фондом социального страхования и влияют на размер уплачиваемых страховых взносов. Чтобы гарантировать обоснованность пособий, ключевой документ — больничный лист — должен храниться в течение периода времени, который может быть проверен надзорными органами.
Работодатель сам решает, как и где вести больничный лист в своей организации. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документов.
Какой установлен срок хранения
Срок хранения справок о нетрудоспособности составляет шесть лет.
Существуют разногласия по поводу того, сколько лет хранятся больничные листы в организации. Это связано с тем, что Перечень типовых управленческих документов устанавливает срок хранения листков нетрудоспособности в пять лет (ст. 618 Перечня, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Однако эти документы используются для расчета и начисления страховых взносов. Подпункт пп. 6 (3. 4) ст. 23 НК РФ срок защиты должен составлять шесть лет. Отсутствие уничтоженных документов в установленный перечнем срок приводит к риску остаться без выплат из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.
Срок хранения листков нетрудоспособности в бухгалтерии Агентства должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором был выдан листок нетрудоспособности и наступило бессилие.
Как заполнять больничные по новым правилам
С 14 декабря больничные листы должны кооперироваться по-новому! Постановление внесло изменения в приказ Минздрава №. 01. 09. 2020 — 925Н.
Эксперты КонсультантПлюс готовят обзор поправок и новых директив. Бесплатно.
Как и где хранить
Для обеспечения безопасности работодатель должен определить место, где будут храниться больничные листы после оплаты, например, в сейфе, отдельной комнате, закрытом картотечном шкафу. Доступ к документам должен быть ограничен для посторонних лиц.
Агентство имеет право назначить сотрудника, отвечающего за сохранность документов. В этом случае лицо, ответственное за потерю или порчу документа, может быть привлечено к ответственности. Выбирается ответственное лицо:
В приказе о назначении указывается дата назначения ответственного лица, место в организации, где хранится больничный лист, и задачи, возложенные на сотрудника.
При поступлении больничных листов они обрабатываются ответственным сотрудником и переносятся в дело. Бухгалтерская программа позволяет автоматически формировать регистры за определенный период (месяц, квартал или год). Это удобно при использовании в качестве ежедневника.
Как уничтожать по истечении срока хранения
По истечении срока хранения компания имеет право уничтожить документы. Правила уничтожения содержатся в Правилах хранения, утвержденных постановлением Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. 526 от 31 марта 2015 года и методических рекомендациях к ним. Выявить документы, подлежащие уничтожению:
Как быть с электронными листками нетрудоспособности
В настоящее время электронные справки о недееспособности для работы используются все чаще, и планируется полный переход на электронные справки о недееспособности для работы. Как хранить выданные в электронном виде больничные листы? Gesy разъясняет, что работодатели не обязаны распечатывать и хранить копию электронного больничного листа. Такое хранение гарантирует электронная информационная система Единая интегрированная информационная система «Социальное обеспечение».