Памятка для ИП по сотрудничеству с самозанятыми

Индивидуальные предприниматели имеют возможность нанимать сотрудников, если у них есть соответствующие локальные нормативные акты или численность работников не превышает 15 человек.

Если сотрудник работает постоянно, по расписанию, с регулярными ежемесячными выплатами, предприниматель обязан заключить с ним трудовой договор. Если же требуется выполнение конкретной услуги или задачи в рамках проекта в установленный срок, можно заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом или самозанятым.

Последний вариант выгоден для предпринимателя, так как снижает финансовые расходы и уменьшает объем отчетности. Однако при заключении договора ГПХ с самозанятыми есть важные нюансы, которые необходимо учитывать, чтобы избежать проблем при сдаче и проверке налоговой отчетности.

Договор ГПХ с физическим лицом или с самозанятым

Виды работ. Для обычных физических лиц нет ограничений по видам деятельности, главное, чтобы они соответствовали условиям одного из договоров ГПХ (переход права собственности, выполнение работ, оказание услуг). Физические лица, зарегистрированные в качестве плательщиков налога на профессиональный доход, могут выполнять работы по договору ГПХ, если они не связаны с продажей подакцизных или подлежащих обязательной маркировке товаров, сдачей в аренду нежилого помещения и другими ограничениями, установленными законом.

Оформление сотрудника. В обоих случаях не требуется никаких дополнительных локальных актов, достаточно самого договора ГПХ, в котором можно прописать все условия и особенности работы. При этом самозанятый не числится в штате, все выплаты и отчеты он ведет самостоятельно, что выгодно для предпринимателей, работающих по упрощенной или патентной системе налогообложения. В Тульской области для таких предпринимателей установлено ограничение: не более 130 сотрудников для УНС и не более 15 для ПНС.

Налоги и страховые взносы. За физическое лицо, не имеющее статуса ИП или самозанятого, необходимо платить НДФЛ и в некоторых случаях взносы в ПФР, ФСС и ФОМС. Работа с ним требует обязательной отчетности. Самозанятый сам оплачивает налог на профессиональный доход в фиксированном размере (4% — с доходов от физических лиц, 6% — с доходов от ИП и юридических лиц). Дополнительные налоги и страховые взносы не требуются.

Важно помнить, что если предприниматель является работодателем физического лица или был им менее 2 лет назад, он не может заключать с ним договор ГПХ как с плательщиком налога на профессиональный доход. Если при проверке выявится нарушение этого условия, ИП придется выплатить не только НДФЛ и страховые взносы с учетом просрочки, но и административный штраф за нарушение законодательства.

Обязательные пункты в договоре с самозанятым

Чтобы защитить свои интересы и избежать проблем с налоговой отчетностью, предпринимателю важно правильно оформить договор гражданско-правового характера. В договоре не должно быть явных признаков трудового договора, таких как строгая регламентация условий труда, отсутствие четкого описания деятельности, ежемесячная заработная плата. Необходимо зафиксировать особенности работы с плательщиком НПД.

Договор заключается в свободной форме. Стандартное содержание включает в себя предмет соглашения, сроки, стоимость и порядок выполнения работ или оказания услуг, обязанности сторон. Также рекомендуется включить в договор следующие пункты:

1. Подтверждение статуса самозанятого. Предприниматель может запросить у физического лица справку, подтверждающую его статус, или проверить это по ИНН. В договоре обязательно укажите, что соглашение заключается с лицом, являющимся плательщиком налога на профессиональный доход, и добавьте пункт об уведомлении в случае утраты этого статуса.
2. Компенсация за несвоевременное уведомление об утрате статуса. Если на момент оплаты по договору ГПХ физическое лицо не будет самозанятым, ИП придется оплатить НДФЛ и часть страховых взносов. Чтобы защитить себя или снизить финансовое бремя, добавьте пункт о штрафе для исполнителя, если он не уведомит об утрате статуса в установленный срок.
3. Предоставление отчетности. Налог на профессиональный доход рассчитывается исходя из суммы, указанной в чеках, которые самозанятый формирует самостоятельно после получения оплаты. Чтобы при налоговой проверке не возникли трудности, пропишите в договоре обязательную передачу исполнителем чеков, например, в течение 5 дней после оплаты. Дополнительно можно указать акт приемки-передачи, который зафиксирует факт выполнения работ и возможные претензии к качеству или порядку выполнения условий договора.
4. Дополнительные соглашения. Смету или развернутое техническое задание можно оформить приложением к договору ГПХ или дополнительным соглашением, если в процессе выполнения задачи договоренности изменились. Это поможет предпринимателям снизить риски в процессе приемки-передачи. При заключении дополнительного соглашения обязательно сделайте ссылку на основной договор.
5. Электронная форма договора. Если заключаете договор удаленно, с пересылкой на электронную почту или с использованием ЭЦП, обязательно внесите информацию об этом в текст документа, чтобы электронная форма в неизменном виде, подписанном обеими сторонами, обладала юридической силой.

Законом не установлены ограничения по срокам. Рекомендуется выбирать временной промежуток, соответствующий характеру работ, чтобы не вызывать дополнительных вопросов и проверок оснований заключения договора гражданско-правового характера.

Документы для отчетности по работе с самозанятым

Независимо от применяемой системы налогообложения ИП требуется вести отчетность, особенно это касается работы с наемными сотрудниками. При отсутствии подтверждающих документов предпринимателю начислят налоги, взносы в пенсионный фонд и медицинское страхование с учетом просрочки, а если ИП работает по УСН или ПНС, он может лишиться льготного статуса. В этом случае финансовые расходы значительно возрастут.

Индивидуальному предпринимателю необходимо сохранить следующие документы:

1. Договор гражданско-правового характера, составленный с учетом рекомендаций, о которых говорилось выше.
2. Чеки, электронные или распечатанные, в зависимости от того, как это зафиксировано в договоре с самозанятым.
3. Акт приемки-передачи. Может быть как один общий, так и отдельные на каждую часть выполненных работ, если предполагается комплексная проектная задача.

Если для оплаты работы самозанятого используется расчетный счет, можно также приложить выставленный счет для подтверждения факта перечисления денег, хотя основным документом в любом случае будут чеки, сформированные исполнителем через приложение «Мой налог» после получения оплаты.

ИП и самозанятость: как совмещать, чтобы избежать претензий налоговой

Давайте рассмотрим эти правила подробнее. Если вы хотите сочетать ИП с самозанятостью, вам нужно соблюдать ряд условий.

Отказ от других спецрежимов

Физическое лицо может одновременно быть ИП и самозанятым, но оно не может совмещать налог на профессиональный доход (НПД) с другими специальными налоговыми режимами, такими как УСН, ЕНВД и ЕСХН. Использовать одновременно два налоговых режима запрещено.

Отказаться от спецрежимов нужно в течение месяца с момента регистрации ИП в качестве самозанятого (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). В противном случае регистрацию не примут. Для этого необходимо отправить в налоговую инспекцию, где предприниматель стоит на учете, уведомление об отказе от УСН, ЕНВД или ЕСХН по стандартной форме, приведенной в Приказе ФНС РФ от 02.11.2012 N ММВ-7-3/829@. Это можно сделать лично, по почте или через личный кабинет ИП.

Чтобы подтвердить отправку уведомления в налоговую, можно сделать копию или сфотографировать заявление с отметкой о приеме.

Если ИП использует спецрежим по какому-то виду деятельности, который не подпадает под налог на профессиональный доход, он обязан платить НДФЛ с доходов от этой деятельности. В этом случае самозанятость по всем доходам, включая доходы от личного имущества, автоматически прекращается.

Если ИП использует патентную систему налогообложения, он сможет стать плательщиком НПД только после окончания действия патента или после уведомления налогового органа о прекращении такой деятельности.

Следить за доходами

Доходы не должны превышать 2,4 млн рублей в год. Такой лимит установлен в Федеральном законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ для налога на профессиональный доход. Если вы превысите этот лимит, налоговая уведомит вас о прекращении статуса самозанятого.

Поэтому важно следить за уровнем дохода и при его превышении оперативно переходить на другие режимы налогообложения, чтобы избежать уплаты НДФЛ в размере 13 % и НДС в размере 20 %. Если самозанятый опоздает с переходом на новый режим налогообложения, до конца года он будет платить налоги по общему режиму налогообложения.

Чтобы избежать такой ситуации, можно снова выбрать спецрежим, подав уведомление в налоговую по месту жительства по стандартной форме в течение 20 дней после прекращения регистрации в качестве самозанятого (ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Онлайн-бухгалтерия для нового бизнеса

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Не рассчитывать на уменьшение доходов на расходы

В разделе «Вопросы эксперту» Контур.Журнала часто появляются вопросы: как самозанятому учесть расходы, необходимые для изготовления продукции?

Однако если самозанятый занимается изготовлением продукции, расходы на ее создание не уменьшают доход от продажи этой продукции. Согласно п. 1 ст. 8 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, при применении гражданами НДП расходы, связанные с ведением деятельности, не учитываются. Доходом считается вся сумма поступлений от реализации, вне зависимости от количества расходов на развитие бизнеса и чистой прибыли. С этого дохода самозанятые платят налог — 4 % или 6 % от выручки, в зависимости от того, работают они с физическими или юридическими лицами.

Таким образом, НПД отличается от спецрежима УСН с объектом «доходы минус расходы».

Вести раздельный учет доходов и расходов

Если ИП помимо предпринимательской деятельности осуществляет иную деятельность как самозанятый, ему придется вести раздельный учет доходов и расходов.

При получении доходов от обычных физических лиц, самозанятый уплачивает налог по ставке 4%. Если же доходы поступают от индивидуальных предпринимателей или юридических лиц, ставка составляет 6%.

Важно отметить, что при ведении предпринимательской деятельности ИП желательно, чтобы все поступления денежных средств шли через расчетный счет ИП. Несмотря на то, что в Письме ФНС РФ от 20.06.2018 № ЕД-3-2/4043@ указано, что ИП может использовать личную банковскую карту, оформленную на физическое лицо, для получения денежных средств от покупателей, если договор банковского счета не запрещает использование личного счета в коммерческих целях. Соответственно, такие доходы учитываются для целей налогового учета, если они получены в рамках предпринимательской деятельности.

Для самозанятых физических лиц, предоставляющих личные услуги, используется личный банковский счет. Самозанятым также разрешено принимать оплату через платежные системы или электронные кошельки, для чего необходимо заключить договор с платежной системой. Онлайн-касса для самозанятых не требуется.

Привилегии для самозанятых

При переходе на самозанятость можно сохранить расчетный счет и статус ИП. Однако самозанятый не сможет нанимать сотрудников и перепродавать товары, произведенные другими. Если это потребуется, ему придется вернуться на УСН или другой налоговый режим.

• не признаются налогоплательщиками НДС, за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (включая суммы налога, подлежащие уплате при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области);
• не освобождаются от обязанностей налогового агента;
• не признаются плательщиками страховых взносов за период применения НПД ИП, указанные в подп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ).

Когда стоит закрыть ИП

Если предприниматель, став самозанятым, получает платежи только от физических лиц, расчетный счет для предпринимателей ему не нужен, как и статус ИП. В этом случае он может подать заявление на закрытие ИП в налоговую.

Может ли ИП быть самозанятым

«Нет препятствий для регистрации в качестве самозанятого для лиц, работающих по трудовым договорам и одновременно являющихся ИП, — утверждает Изабелла Атласкирова («СааС проект»). – Важно, чтобы деятельность в качестве самозанятого не пересекалась с деятельностью в качестве ИП и не осуществлялась в интересах организации, в которой он работает по трудовому договору.

Например, можно одновременно работать менеджером в компании, владеть магазином как ИП и оказывать бухгалтерские услуги как самозанятый.

ИП, не использующие труд наёмных работников, не занимающиеся деятельностью, запрещенной для самозанятых, и применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД или ЕСХН), могут перейти на уплату НПД».

Оформите ИП бесплатно без визита в налоговую через сервис регистрации бизнеса в Контуре и получите год обслуживания в онлайн-бухгалтерии Эльба в качестве бонуса.

Как оформить самозанятого на работу

Согласно исследованию организации «Опора России», в 2023 году половина российских компаний пользовалась услугами самозанятых. Из них 17% сталкивались с налоговыми проверками. Это неудивительно: популярность режима растет, но ИП и организации не до конца понимают, в чем особенность сотрудничества с самозанятыми.

В этой статье рассмотрим, когда можно работать с самозанятым и как правильно оформить договор.

Можно ли нанимать самозанятых

Если вкратце, то да — самозанятые могут сотрудничать с компаниями и индивидуальными предпринимателями по договору ГПХ. Налогоплательщики НПД подходят для выполнения разовых или проектных задач: например, разработки сайта, настройки контекстной рекламы или курьерской доставки.

Закон не запрещает длительное сотрудничество. Однако лучше перезаключать договор каждый раз под новые задачи, скажем, раз в три месяца. Иначе договор на год могут расценить как замену трудовых отношений. Но об этом позже.

Это работает и в обратную сторону: вы можете оформить сотрудника по трудовому договору, если он имеет статус самозанятого. Закон не запрещает совмещение официального трудоустройства и НПД. На заказчика этот статус не влияет: он платит НДФЛ и страховые взносы как за любого другого сотрудника.

Можно ли оформить сотрудника как самозанятого

Это одна из самых распространённых ошибок. Без подробностей: юридическое лицо или ИП не может перевести сотрудника в самозанятого. И не может взять на работу под видом самозанятого — сотрудника.

Теперь подробнее, как это выглядит на практике:

1. Работодатель считает, что можно сэкономить на налогах и страховых взносах, уволив сотрудника и попросив его оформить самозанятость, а затем перезаключив с ним договор ГПХ. Иногда это делается через дочерние компании.
2. Другой вариант: сотрудник увольняется из крупной корпорации, где сложно следить за потоком новых работников. Потом этот бывший сотрудник возвращается как самозанятый и продолжает работать с той же компанией.
3. Бывает, что человек ранее не работал в компании. Работодатель берет на работу самозанятого и заключает с ним договор ГПХ, но по факту поручает ему обязанности сотрудника. Мотивация та же — сэкономить на налогах и страховых взносах.

Вывод один: так делать нельзя. Первая и вторая ситуация попадают под прямой запрет в законе 422-ФЗ: организации и ИП не могут заключать договор с самозанятым, если с момента расторжения трудовых отношений прошло менее двух лет.

Третья ситуация — это замена трудовых отношений: когда работодатель прикрывает договором ГПХ трудовые отношения. В отдельном материале рассказывали подробнее, как налоговая выявляет такие компании.

Что грозит за сокрытие трудовых отношений

Уволить сотрудника и заключить с ним договор о сотрудничестве как с самозанятым не получится. Налоговая посчитает такую схему уклонением от уплаты налогов.

Сокрытие трудовых отношений с целью избежать уплаты НДФЛ и страховых взносов наказывается штрафом, указанным в пункте 4 статьи 5.27 КоАП РФ:

• от 5 000 до 10 000 рублей — для ИП;
• от 10 000 до 20 000 рублей — для должностных лиц;
• от 50 000 до 100 000 рублей — для организаций.

За нарушение правил гражданско-правовой договор признается трудовым, а за каждый месяц налоговые органы потребуют уплатить НДФЛ и страховые взносы. Согласно пункту 3 статьи 122 НК РФ, за несвоевременную сдачу отчетности и уплату налогов могут оштрафовать на 40% от суммы недоимки.

Чтобы не нарушить закон, перед составлением и заключением соглашения рекомендуем изучить признаки наемного труда, перечисленные в статье 15 ТК РФ и Постановлении Пленума ВС РФ от 29 мая 2018 года №15.

Пример: вы 6 месяцев сотрудничали с самозанятым, который ранее работал в штате, и платили ему 50 000 рублей в месяц. Его доход за весь период составил 300 000 рублей. Если ГПД переквалифицируют в трудовой договор, придется доплатить 39 000 рублей НДФЛ и, как минимум, 90 300 рублей страховых взносов. За просрочку выпишут штраф в размере 51 720 рублей — 40% от 39 000 + 90 300.

Когда ещё нельзя работать с самозанятым

Кроме того, с плательщиком НПД невозможно заключить договор поручения, комиссии или агентский договор. Самозанятые ведут деятельность самостоятельно и не могут действовать от имени компании или предпринимателя.

По этой причине ограничения распространяются и на курьерские услуги. Однако компании или ИП могут оформить договор на оказание услуг по доставке товаров с кассой заказчика, при условии, что оплата за транспортировку грузов будет поступать отдельными платежами на счет самозанятого. В договоре размер вознаграждения должен быть указан отдельным пунктом и зависеть от объемов выполненной работы или конкретных результатов, таких как количество доставок.