Вне зависимости от формы собственности организации, ее видов деятельности, наименования документации и места ее составления, существуют общие требования по оформлению документов. Ранее специалисты по делопроизводству придерживались стандарта 6.30-2003 при создании и оформлении документов. Однако сравнительно недавно был введен новый государственный стандарт, который внес серьезные изменения в эту сферу. Статья рассказывает о том, как организовать делопроизводство и документооборот в организации, а также какие требования предъявляются и какие изменения внесены ГОСТом, действующим менее года.

Правила оформления документов и их значение

регламенты, касающиеся обработки и передачи документов;

инструкции;

правила;

регламенты.

Оформление документов в соответствии с ГОСТом требует указания примерно 30 различных реквизитов, которые предназначены для разных целей. Каждый тип документа имеет свои собственные обязательные реквизиты.

Необходимо соблюдать требования по созданию и оформлению документации.

с с целью придания правовой силы письменному документу;

для эффективной обработки документации;

с целью быстрого обнаружения нужного документа;

Для установления необходимых условий для работы, включающей применение офисной техники.

Соблюдение стандартов размещения реквизитов позволяет не только повысить эффективность работы с документами, сократив время затрачиваемое на их обработку, но и оптимизировать использование пространства на бланке, придавая ему профессиональный и аккуратный внешний вид.

Требования ГОСТа

Действие ГОСТа Р 7.0.97-2016 началось с 1 июля 2018 года, и именно он устанавливает основные требования, касающиеся оформления документов в рабочем процессе. Давайте рассмотрим общее описание этого документа.

В данном тексте представлена обширная информация, предназначенная для делопроизводителей, секретарей и руководства. Он содержит подробные указания и требования, разделенные по следующей иерархии:

Необходимо учитывать следующие условия при создании документа: указание типа носителя (бумажный или электронный), определение порядка нумерации страниц, выбор рекомендуемых шрифтов для набора текста, установка отступов, интервалов и выравнивания, указание конкретной длины строки в цифровом формате, а также выделение всех важных деталей.

Информация для заполнения реквизитов. Первая категория (01-08) включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, название организации, ее подразделения, должность автора документа, данные справочного характера организации. Вторая категория (09-16) содержит информацию о документе: название, дата, номер, ссылка на регистрационный номер, маркировка ограниченного доступа, адресат, классификационный шифр подтверждающий одобрение. Третья категория (17-18) представляет собой реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая категория (19-30) включает различные отметки о визировании, резолюциях, контроле, согласовании, подпись, печать, информацию об исполнителе. Предоставлены рекомендации по оформлению и размещению каждого реквизита в документе. Например, отмечается, что название вида документа можно опустить только в случае делового письма, а указание места составления можно опустить, если информация о местонахождении организации уже содержится в ее названии.

Заявления. Отдельно законодатель определяет характеристики заявлений, рекомендуемый шаблон для обычных заявлений, для разрешений, максимальные размеры полей. Необходимо указать, какие данные должны быть расположены на определенном бланке, какой тип бумаги следует использовать.

Советуем прочитать: 4 Способа проверки музыкальных треков на авторские права в интернете

В приложениях А и В имеются:

расположение реквизитов документа на первом листе в виде схемы

примеры заполненных бланков официальных документов компании с указанием соответствующих данных.

Обращаю ваше внимание! Внимание ГОСТа сосредоточено на аспектах электронного документооборота, так как его использование становится все более популярным.

Документы организации: учитываем новый стандарт

Какие особенности следует учесть при оформлении документов и какие требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо принять во внимание?

Вот эти существенные аспекты:

Размеры шрифтов при создании документа ограничены: можно выбирать только из 12, 13 и 14 номеров. Но в таблицах допускается использовать более мелкий шрифт.

На бумаге сейчас допускается изображать гербы регионов Российской Федерации и муниципальных образований (высотой 10 мм от верхнего края листа).

В информации о компании присутствуют важные детали, такие как ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП, которые отображаются в реквизите «справочные данные об организации».

Документ обладает отметкой, которая указывает на ограничение доступа к информации. Такая отметка обычно расположена на верхнем углу первого листа.

Обращение к получателю. Теперь можно упрощать обращение и использовать сокращения «г-н» и «г-жа». Если получатель имеет электронную почту и письмо было отправлено по этому каналу, можно указать адрес электронной почты, на который оно было отправлено.

Управление печатным оттиском компании не должно затрагивать подпись руководителя, расположенную под официальным документом.

Подпись. Лицо, которому законом предоставлено право подписывать документы от имени временно отсутствующего руководителя, не может применять знак косой черты перед указанием должности руководителя на предварительно запечатанной бланке, а также использовать предлог «за». Исправление может быть произведено путем ручной внесения изменений или проставления специального печатного штампа, свидетельствующего о том, что документ подписан другим лицом.

Заключение

На данный момент действует государственный стандарт №Р 7.0.97-2016, который определяет требования к оформлению документов в делопроизводстве. Каждая организация и учреждение на основе этого ГОСТа разрабатывают свои собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация процесса документооборота является необходимой, так как позволяет быстро обрабатывать, находить и копировать документы. Соблюдение требований по оформлению документов позволяет считать их юридически значимыми.

Советуем прочитать: Что такое 0,16 мг алкоголя на литр выдыхаемого воздуха

Согласно актуальному ГОСТу, автор стандарта предлагает рекомендации относительно оформления реквизитов и бланков, а также излагает требования при создании документов. В отличие от устаревшего стандарта, особое внимание уделяется спорным и неоднозначным моментам. В частности, стандарт разъясняет, каким шрифтом следует оформлять текст документа и как создавать подпись руководителя и других ответственных лиц. Также отмечается, что печать организации не должна накладываться на подпись ответственных лиц.

Как сделать юридические документы понятными и лаконичными

Юридическая письменность славится своей непонятностью, большим количество информации и излишней бюрократией. Нечитабельность и изобилие специальных терминов создают преграды как для людей без знаний в области права, так и для решения вопросов в суде. Сложные грамматические конструкции и избыток официальных слов утрачивают основное значение документа и могут запутать клиента. Однако, можно сделать официальный документ более понятным и доступным, если использовать дизайнерский подход при его написании.

Необходимо помнить, что нет необходимости абсолютно отказываться от формальностей и создавать макеты с яркими изображениями. Идет речь о Legal Design — подходе к созданию юридических документов и коммуникации, который придает особое значение ясности, доступности и эффективности текстов.

Можно ли сделать юридический документ таким, чтобы его мог понять каждый? В команде Moscow Digital School мы уверены, что это не только возможно, но и необходимо. Предлагаем поделиться несколькими методами, которые помогут вам грамотно структурировать и написать краткие тексты.

Для того чтобы не упустить свежие статьи и релизы от «MDS Media», рекомендуем подписаться на наш канал в Телеграме.

Основные моменты Legal Design, которые сделают ваши юридические документы читабельными

Избегайте избыточного написания и вместо этого используйте графики и иллюстрации. Например, вы можете визуально представить данные в виде диаграмм, что позволит читателю быстрее и легче понять основную информацию и ключевые моменты.

и стили обогащают наш опыт визуального восприятия.

Для того, чтобы текст был более наглядным, необходимо использовать различные способы выделения ключевой информации. Одним из таких способов является применение особого шрифта или цвета к главным фразам. Например, можно выделить заголовки, важные пункты или предупреждения с помощью жирного шрифта или окрасить их в оранжевый цвет. Это позволит сделать текст более уникальным и помочь читателям быстрее обнаружить самую важную информацию.

Структурирование

Необходимо осознать последовательность событий в документе и разобраться в его логике: почему конкретная тема рассматривается сначала, зачем вывод сделан именно здесь, а не позже. Затем следует разделить текст на разделы или главы, наделить их заголовками и подзаголовками, которые отчетливо отражают содержание, и выделить списки. Это придаст документу структуру и сделает его более удобным для прочтения. Если впоследствии потребуется обратиться к тексту, читатель без труда найдет нужный фрагмент.

Советуем прочитать: Медкомиссия в военкомате

Необходимо соблюдать формальность и использовать профессиональный язык, но не стоит злоупотреблять терминами из законодательства. Избегайте использования сложных юридических терминов и фраз. Пишите так, будто общаетесь с людьми, не знакомыми с юриспруденцией.

Раскрывание материала с применением примеров и практических ситуаций

Чтобы сделать понятными непонятные термины и положения, прикрепляем к документу примеры. Иногда юридические концепции и правовые положения становятся проще для понимания, когда они иллюстрируются реальными случаями или историями.

Активное применение пространственных ресурсов

Содержание текста необходимо разместить в короткие параграфы, оставляя достаточно свободного пространства, чтобы не создавалось ощущение перегруженности. Тексту требуется воздух.

Сделайте текст более кратким, используя русский язык.

Убирайте лишнее, избегайте бюрократического языка (было принято решение —>Упростите фразы и используйте сокращения. Не объем текста свидетельствует о его качестве. Лучше иметь меньше страниц, чтобы было удобнее пользоваться.

Приобретение навыка составления краткого и эффективного документа является достижимым и важным. Для того чтобы улучшить свои навыки письма, убедить других, искусно соединить изображения и цитаты из нормативных актов, присоединяйтесь к курсу «Лучшие методы Legal Design».

В процессе обучения на данном курсе вы освоите следующие компетенции и умения:

Вы сможете овладеть навыками работы с организацией и языком юридического документа.

Освоение основ юридического дизайна подразумевает приобретение навыков переформулирования документов таким образом, чтобы они не только становились более простыми и понятными, но и сохраняли свою правовую значимость, содержание и смысл.

познакомьтесь с происхождением канцелярита и узнайте способы его эффективного преодоления;

Вы получите детальное объяснение методологии Legal Design и наиболее эффективные стратегии ее применения.

Ознакомьтесь с методами представления информации в форме визуальных графиков и диаграмм и рассмотрите их применение в составлении документов, связанных с процессами.