Деловая коммуникация часто замещает личные встречи и совещания, таким образом экономя время. Однако успех такой коммуникации также зависит от того, как письма воспринимаются сотрудниками, коллегами и партнерами. Чтобы избежать возможных раздражений, сохранить свою репутацию и соблюдать корпоративные манеры, важно ознакомиться с основными правилами деловой переписки. Подробнее об этом можно прочитать в данной статье.

Виды деловых писем

В зависимости от ситуации существуют различные типы деловых писем. Например, для отклика на вакансию можно составить сопроводительное письмо, а если требуется выразить свое недовольство, то подойдет письменная претензия.

Разновидности корпоративной переписки

письма-заказы

письма-претензии

письма-знакомства

письма, обеспечивающие надежность

письма-напоминания

письма, которые прилагаются к чему-либо

Вы можете ознакомиться с примером гарантийного и сопроводительного письма по данной ссылке и загрузить его в качестве образца.

Общие требования к деловому письму

Важно соблюдать уважительный формат общения в деловой переписке, исключая фамильярность. Если есть знакомство с адресатом, можно обращаться по имени. В случае отсутствия знакомства следует использовать только имя и отчество.

При переписке с иностранным адресатом рекомендуется составлять письма на языке получателя или, в случае международной переписки, на английском.

Корректное обращение к лицу. В ситуации, когда вы обращаетесь к конкретному человеку, такому как генеральный директор компании, необходимо использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с заглавной буквы. Если в письме обращаетесь к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии, слово «вы» следует писать с маленькой буквы.

Технические требования к письмам

В 2016 году был утвержден особый ГОСТ для оформления деловых писем. Это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». При соблюдении этих правил ГОСТ, официальные письма приобретают юридическую силу.

Предлагаем учесть пожелания по выбору размера шрифта. Согласно требованиям ГОСТ, для создания делового письма рекомендуется использовать шрифт 12, 13 или 14. Обычно чаще всего используется 12-й размер.

В соответствии с ГОСТом, возможно применение шрифтов меньшего размера в текстах таблиц. К примеру, при использовании 12-килограммного шрифта в основном тексте, в таблице можно использовать шрифты размером 11 или 10.

Предпочтение следует отдавать простому шрифту. Не рекомендуется использовать необычные, специальные шрифты. Самый популярный шрифт для официальных писем – Times New Roman.

Не забывайте учитывать интервал при написании текста письма. Вы можете использовать межстрочный интервал 1 или 1,5. Второй вариант является более удобочитаемым и приятным для глаз.

Структура делового письма

Обычно, деловое письмо современной структуры содержит 7 элементов. Здесь приведена таблица для более подробного изучения.

Дата отправки письма и информацию об отправителе	Согласно уведомлению, предоставленному ИП «Помидоров» датированному 15.07.2022г.,
Необходимо предоставить адрес получателя, где будет указано имя конкретного сотрудника или отдела, кому предназначено письмо.	На территории города Москвы, по адресу ул. Строительная, д.83, оф. 5, находится Индивидуальный предприниматель под названием «Огурцов». Данный предприниматель является директором организации. Для связи с ним можно воспользоваться следующим телефонным номером: (958) 687-46-09.
Приветствие в начале общения	Дорогой Александр Алексеевич,
Текст состоит из двух основных частей.	В начале текста намерения или смысл письма излагаются, а в конце — итоги, вопросы или предложения.
Если в наличии имеются приложения к данному письму, просим Вас указать их.	Предоставляю вам приложенный актуальный прайс-лист.
Заключение	«Проявляя высокую степень уважения и готовность к тесному сотрудничеству…» «Искренне уважая…»
Для писем, отправляемых по электронной почте, не требуется указывать почтовый адрес отправителя. Вместо этого, достаточно указать контактную информацию отправителя, такую как его подпись и номер телефона.	Номер телефона, по которому можно связаться с продавцом помидоров, — (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Представляем вам пять полезных советов, которые сделают ваше деловое письмо более эффективным.

Необходимо избегать употребления специальных терминов, так как получатель может не быть знаком с их точным значением и истолковать их по-своему.

Один из способов сделать текст более уникальным и удобочитаемым для читателя — это разделить его на абзацы. Очень часто, когда текст представлен в виде одного большого блока, он может пугать читателя, вызывая у него желание пропустить его или даже отказаться от чтения вовсе. Поэтому, для того чтобы увеличить вероятность заинтересовать и удержать внимание читателя, важно разбить текст на смысловые блоки — абзацы. При этом, текст не только будет выглядеть более привлекательным визуально, но и информация в нем будет усваиваться гораздо лучше. Это очень важно при написании текстов, чтобы донести свои мысли и идеи максимально эффективно и понятно.

Нужно избегать использования длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, чтобы текст был понятным. Предложения следует делать краткими, чтобы текст был читабельным. Кроме того, смысл лучше усваивается, когда предложения короткие.

Текст не вызывает сочувствия	✅ Возникает впечатление
Приветствую Вас, уважаемый участник. Хотим сообщить, что по различным причинам, которые будут объяснены ниже, мы вынуждены отклонить Ваше участие в конференции и аннулировать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за возможные неудобства, вызванные этой ситуацией.	Здравствуйте, Сергей! Регретом сообщаем, что мы вынуждены отклонить вашу просьбу о присутствии на конференции, так как… Приносим извинения за возможные неудобства.

Официальные письма и обращения должны быть написаны в стиле делового письма, без использования загадочных заголовков вроде «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании» и эпитетов, а также без восклицательных знаков. Стиль делового письма требует консервативности.

Избегайте стандартных фраз и формальных оборотов. Нередко они вызывают досаду у получателей.

Частые ошибки в деловых письмах

Важно не смешивать различные темы в одном деловом письме. Главная цель такого письма — ясно выразить свою мысль. Если в тексте сочетаются несколько тем, например, новогодний корпоратив и планы по закупке, получатель будет запутан и не сможет определить, на что обратить внимание в первую очередь.

Перед отправкой письма, задумайтесь о том, о чем вы хотите сообщить. Чтобы сразу же привлечь внимание адресата к основной идее, лучше указать тему в начале текста: «Уважаемые коллеги, я обращаюсь к вам для обсуждения плана работы нашего отдела…».

Отмечать ошибки в написанном тексте может быть делом непростым. Офисные программы, которые мы используем для создания писем, могут предложить исправления, если автор допустил ошибки. Но имеет смысл быть осторожным и не полагаться полностью на эти подсказки, потому что они не всегда работают безошибочно.

Если в коллективе компании есть специалист по корректировке текстов, рекомендуется просить его просмотреть текст с целью проверки. В случае, если такого специалиста нет, стоит использовать онлайн-сервисы для проверки орфографии. Примерами таких сервисов могут быть Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы функционируют по одной и той же основе: они выделяют ошибки и предлагают варианты исправлений.

Как проверить своё деловое письмо

Возможно, вы знакомы с таким понятием, как письмо. Ведь в нем содержатся все необходимые элементы для передачи информации: данные отправителя и получателя, а также основной текст сообщения. Кроме того, письмо может содержать подпись отправителя и контактные данные для обратной связи. Все эти компоненты важны для полноценного обмена информацией.

В одном письме следует затрагивать только одну тему, в случае если имеется две темы, стоит отправить второе письмо.

Это сообщение составлено с изъявлением уважения и без примеси льстивости.

В письменном сообщении отсутствует оригинальность, которую возможно неправильно интерпретировать, шаблонов и излишней формальности.

В соответствии с ГОСТом, письмо оформлено с использованием стандартного шрифта и размера 12–14, а также с интервалом между строками, равным полуторному интервалу.

Текст разделен на отдельные параграфы, в котором отсутствуют сложные предложения и конструкции.

В данной корреспонденции ошибки и опечатки отсутствуют.

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Деловое письмо о сотрудничестве имеет целью предложить организации потенциальным партнерам выгодное сотрудничество, включающее заключение сделки, контракта или участие в совместных проектах. Грамотно составленное деловое письмо является важным шагом к установлению долгосрочного партнерства.

Кто и кому может предложить сотрудничество

В настоящее время в мире бизнеса ни одна важная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одна компания направляет другой. Часто такое письмо объединяет коммерческое предложение и предложение о поставке товаров или услуг. Оно стремится заинтересовать делового партнера в долгосрочном сотрудничестве. Чтобы привлечь потенциальных контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляются преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Бизнесовая переписка применяется взаимодействия с текущими партнерами и для привлечения потенциальных клиентов. Она чаще всего используется для проникновения на новые рынки сбыта и привлечения новых заказчиков для продукции или услуг. Однако, иногда она также применяется для организации совместного предпринимательства или расширения производственных мощностей. В таком случае, тщательно составленное письмо может повлиять на решение потенциального партнера.

Чаще всего, письмо о партнерстве составляют маркетологи или PR-менеджеры, которые хорошо знакомы с определенными компаниями и областями. Директор, как правило, поручает это дело опытному специалисту, который может легче привлечь клиентов к совместным проектам и найти подход к каждому из них.

Как написать и оформить письмо

Отсутствие единого стандарта объясняется необходимостью индивидуального подхода к нашим коллегам в корреспонденции. Важно демонстрировать серьезность и надежность нашей компании в качестве партнера. Для начала, стоит просто оформить сообщение. Если мы напишем его на официальном бланке нашей фирмы с указанием всех необходимых реквизитов и контактной информации, мы создадим впечатление надежности. Если же мы просто оформим послание на листе формата А4, это может немного снизить деловой имидж в глазах наших клиентов.

Организуют письменное общение в рабочих целях в соответствии с последующей структурой:

Название компаний (отправителя и получателя) расположено в правом верхнем углу.

Заголовок расположен в середине.

Следующий шаг — обращение к главе организации (обычно с указанием фамилии и имени).

Вот основное содержание нашего предложения.

Дата, должность автора и личная подпись.

Содержание текста должно отвечать определенным требованиям, важное – краткость и информативность. В деловых письмах не принято увлекаться объемом текста. Предпринимателям не хватает времени на чтение сообщений, которые занимают более 15-30 минут. Поэтому необходимо разместить информацию в нескольких коротких абзацах и использовать крупный шрифт. В случае наличия важных данных или показателей лучше представить их в виде таблицы или списка.

Ниже представлена подробная инструкция о том, как составить уникальное письмо поставщику, содержащее предложение о взаимовыгодном сотрудничестве и соответствующее правилам делового общения:

Составляйте краткие и ясные сообщения, исключая излишнюю информацию, и предоставляйте только значимые факты, которые заинтересуют клиента.

Укажите основные победы организации, назвав удачные идеи, соглашения с известными мощными компаниями, увеличение объема продаж, расширение географии сбыта и т. д.

Качества, которыми вы отличаетесь от своих конкурентов на рынке, включают достаточность средств для оплаты, способность кредитоспособности и безупречную репутацию.

Раскройте плюсы, которые возникают при объединении усилий, — к примеру, возможность приобретать большие партии товаров, продвигать свою продукцию на международных рынках и другие преимущества.

Специалисты КонсультантПлюс провели анализ понятия «оферта» и рассмотрели процесс ее создания и отзыва. Вы можете воспользоваться этими рекомендациями совершенно бесплатно.

Образец

Для экономии времени в написании письма о сотрудничестве вам может пригодиться наш шаблон. Возьмите его за основу и внесите изменения, отражающие вашу уникальность и специфику.

Уважаемому директору (Ф.И.О.) внимание прилагается.

План сотрудничества

Дорогой Александр Александрович!

Предлагаем вам выгодное сотрудничество в области _____, наша компания _________ осуществляет поставку техники с начала______ года.

Нам представляется привлекательной идея установления долгосрочных партнерских отношений на основе взаимной выгоды.

Плюсы сотрудничества в совместном предприятии ___________________________________.

Мы надеемся на эффективное взаимодействие. Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к нашему эксперту по маркетингу (Ф.И.О.). Для связи с ним, пожалуйста, используйте следующие контактные данные: телефон _____________, e-mail ______.

В тот далекий 2025 год.

Данное письмо представляет собой готовый шаблон сообщения от одной организации другой.

Однако, представляем вам образец приглашения на установление партнерских отношений с нашим поставщиком.

Как отправить письмо адресату

После тщательного оформления, необходимо гарантировать успешную доставку корреспонденции до адресата. Для этого используются различные методы доставки.

Часто компании используют услуги курьера, чтобы передать свои продукты или документы. Личная встреча с сотрудником компании позволяет установить более тесный контакт с клиентом и повысить вероятность его привлечения к сотрудничеству. Кроме того, такой способ доставки является одним из самых эффективных вариантов по привлечению новых клиентов.

Отправка письма через почту России является надежным, но весьма затяжным процессом.

Обмен сообщениями по электронной почте — удобное средство коммуникации, однако возникает опасность, что письмо не дойдет до адресата, затерявшись среди множества нежелательной почты. Такой способ общения рекомендуется использовать только с установившимися и надежными контактами.

Факс — относительно устаревший метод, однако некоторые руководители все еще пользуются им.

Если в компанию поступили подобные сообщения, нет необходимости немедленно отвечать на каждое из них. Часто такая переписка является массовой рассылкой. Поэтому следует отвечать только в случае заинтересованности в предложении. Ситуация меняется, если письмо отправлено серьезной и известной организацией или текущим деловым партнерам. В таком случае нет никаких проблем с принятием решения о том, как ответить на запрос о сотрудничестве.

Если предложение поступает от потенциального партнера, то важно отвечать с уважением и корректностью, даже если приходится отклонить его.

Мы выражаем наше благодарность за проявленный интерес к нашей организации и хотели бы детально объяснить причины, которые привели к отрицательному ответу.

Когда обстоятельства позволят, предлагается отложить рассмотрение данного вопроса до более подходящего времени. Например, когда будет доступен бюджет, изменится ситуация на рынке или закончатся поставки от другой организации.

День рождения — 12 октября 1978 года, место рождения — Кишинев, Молдавская ССР. Мое образование началось в 1986 году, когда я поступила в русскую Среднюю Школу № 34, названную в честь Н. Островского. В 1996 году я окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 году я получила диплом журналиста на факультете журналистики Молдавского Государственного Университета. С 2001 года я работаю в различных СМИ по своей профессии.

Вы обнаружили какие-то проблемы с данными? Может быть, информация устарела или содержит ошибки? Если у вас есть вопросы или сомнения, буду рад услышать ваше мнение в комментариях!

Правила составления предложения о сотрудничестве

Правила составления предложения о сотрудничестве

В сфере бизнеса часто возникает необходимость в предложении сотрудничества другим компаниям. Чтобы привлечь внимание другого предпринимателя к партнерству, необходимо составить особый документ, в котором будут представлены все потенциальные преимущества от совместной работы. Этот документ, хоть и напоминает коммерческое предложение, однако имеет свои собственные правила составления.

Зачем составлять предложение о сотрудничестве?

Когда речь заходит о нескольких отдельных компаниях, их сотрудничество можно рассматривать как сделку. Каждая из сторон вкладывает в проект свои ресурсы — деньги, идеи, специалистов, с целью получить что-то взамен — известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Однако, как известно, сделка начинается с оферты, то есть документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности. Предложение о сотрудничестве можно рассматривать как своего рода оферту. В нем содержатся элементы делового письма, уникальное предложение и рекламное описание совместного проекта. Основная цель данного документа — убедить потенциального партнера в пользе совместного проекта. За составление такого документа отвечает сотрудник из отдела развития или сам руководитель компании, если потенциальный партнер является крупным и важным игроком на рынке. Документ отправляется директору другой фирмы или, при наличии возможности, также в отдел развития, ответственному за принятие решений. Однако, при составлении оферты существуют определенные сложности, так как нет единого стандарта оформления и содержания. Документ может быть составлен в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании.

Структура документа

Хотя отсутствуют стандарты содержания, имеются различные смысловые блоки, которые способствуют укреплению предложения о взаимодействии.

Приветствие

Если адресат и его компания очень известны на рынке, то имя и фамилию адресата следует указывать в письме, даже если он – незнакомый отправитель. В остальных случаях, чтобы не вызывать настороженности и отпугивать адресата, необходимо избегать указания его имени и фамилии.

если в прошлом мы с вами уже успешно сотрудничали, мы рады возобновить наше сотрудничество. Приносим вам самые искренние приветствия, уважаемый (имя и отчество).

Если написание письма предназначено для организации в целом или всего подразделения, нет необходимости перечислять имена всех его сотрудников.

Среди элементов приветствия также можно упомянуть верхнюю часть письма, в которой указывается название организации-отправителя и ее логотип. Однако в данной секции не рекомендуется использовать флаг или герб страны. Даже если компания имеет соответствующее право, присутствие подобных символов может оттолкнуть некоторых предпринимателей.

: «Письмо о технических новшествах в сфере информационных технологий».

Когда пользователь открывает свою почту и обнаруживает список непрочитанных писем, первое, на что он обращает внимание, — это заголовок письма. Заголовок должен четко передавать основную идею сообщения. Например, можно указать: «Предложение от компании N: совместный проект» или «Компания N предлагает сотрудничество: совместный проект».

Как сделать заголовок письма более изысканным и привлекательным?

Выдающиеся показатели и сведения о фирме — это, например, «многократные награды «Лучший продукт» впятеро по версии журнала N» или «10-летний стаж на рынке недвижимости», «растищиеся до 10000 восторженных заказчиков».

«Высококачественные итальянские комплектующие, которые отличаются своими сильными сторонами и являются одним из главных преимуществ нашей компании перед конкурентами».

Лозунг, задача или направление работы фирмы.

Необходимо избегать шаблонных выражений и сложных предложений. В противном случае, читатель не сможет понять основную идею заголовка и потеряет интерес к дальнейшему изучению письма.

Основная мысль содержится в этом предложении.

Следует начать основной текст после заголовка. Важно составить список товаров и услуг, предлагаемых компанией клиентам. Это необходимо сделать, чтобы партнер мог сразу определить, есть ли общие целевые аудитории. Если такого общего интереса не будет обнаружено, то компания не заинтересована в сотрудничестве.

При описании своей продукции необходимо учитывать основной сценарий сотрудничества. Например, если компания планирует открыть филиал в соседнем регионе, важно рассказать о своей успешной истории в настоящем городе и подчеркнуть стабильный спрос на продукцию. Если компания хочет получить новое оборудование, можно упомянуть о наличии заводов и объемах производства в регионе или стране. Однако, если компания нацелена на разработку новой линейки продукции и привлечение нового сегмента целевой аудитории, необходимо также рассказать о высоких продажах и активных клиентах.

Однако, не следует углубляться в описание предложения слишком подробно. Главная цель заключается в кратком и емком изложении сути, чтобы все детали потенциальный партнер мог узнать при общении или встрече. Основной задачей этого блока является продемонстрировать, что две компании могут быть взаимно выгодными для друг друга, и заинтересовать получателя письма.

Завлечение

Миссия данного концептуального блока заключается в убеждении потенциального партнера в том, что отвечать на предложение в его интересах. Чтобы достичь этой цели, можно применить все доступные методы. Например, можно предложить гарантии, возмещение расходов в случае провала совместного проекта, скидки на приобретение товара. Однако важно давать лишь такие обещания, которые компания будет в состоянии безусловно выполнить.

Концовка участия должна содержать призыв к действию. Например, после перечисления всех выгодных условий сотрудничества для партнеров, следует призвать позвонить или ответить на письмо для получения дополнительной информации.

Данные для связи

Для того чтобы потенциальный партнер имел возможность связаться с нашей компанией, необходимо после призыва к действию предоставить контактную информацию. Желательно указать несколько вариантов связи, таких как мобильный и городской номера телефонов, номера различных отделов компании, ссылки на страницы в социальных сетях как компании, так и нашего сотрудника, отправившего письмо, а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше доступных способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность того, что он откликнется на наше предложение о сотрудничестве.

Благодарность

В заключение своего письма обязательно выразите благодарность получателю за его внимание и глубокое изучение содержания. В данной ситуации допустимо использование типовых выражений, таких как:

Мы очень рассчитываем на плодотворное сотрудничество!

Я выражаю благодарность за посвященное внимание.

Я желаю вам и вашей организации великих достижений и процветания.

Как составить идеальное предложение: советы новичкам

Если письмо содержит все ключевые элементы, необходимые для передачи информации, то это увеличивает вероятность, что получатель будет заинтересован в сотрудничестве. Однако существует несколько методов, с помощью которых можно усилить письмо:

На всех страницах необходимо разместить логотип компании в верхней части и повторить заголовок.

Важно предусмотреть поле для регистрационного номера, когда дело касается организаций, где каждое письмо, будь то входящее или исходящее, получает уникальный регистрационный номер. Если отправитель указывает свой номер в шапке письма, это придает предложению ощущение важности.

Для того чтобы удостовериться, что текст соответствует требованиям этикета, необходимо его проверить. Если общение с партнером происходит с уважением, можно рассчитывать на благоприятное решение.

В своем письме мы можем проявить уверенность в нашем продукте. Вместо фразы «Надеемся, что вам понравится» мы можем использовать формулировку «Мы полностью уверены, что вам понравится».

Если вам нужно прикрепить расчеты и дополнительные презентации к письму, воспользуйтесь функцией приложений. Однако обязательно отправляйте приложения отдельными файлами-вложениями в том же письме.

Финансовая информация представляется как слоеный пирог. Сначала мы обозначаем все преимущества сотрудничества, затем называем цену или необходимые инвестиции, и затем снова перечисляем все выгоды и преимущества.

Для придания аргументам более реалистичного вида можно использовать такие факторы, как наличие сертификатов, гарантий и портфолио.

Если необходимо установить ограниченный срок действия предложения, то следует явно указать это в тексте.

Если потребуется передавать своему партнеру обновленные версии предложений в процессе последующих дискуссий, рекомендуется указывать дату на каждом документе.

После отправки своего предложения, стоит подождать несколько дней, чтобы убедиться, что письмо было прочитано. После этого разрешается связаться с адресатом лично и узнать, заинтересовало ли его предложение. Если ответ отрицательный, можно уточнить причины такого решения. Такой подход позволит внести изменения в структуру документа и добавить больше преимуществ для потенциальных партнеров. В будущем это позволит получить более положительные ответы на совместные проекты.

Правила деловой переписки: примеры оформления

Правила деловой переписки: примеры оформления

Работаете в сфере бизнеса? Часто приходится обмениваться сообщениями с поставщиками, клиентами, налоговой или другими органами власти? Если ответ положительный, то данная статья будет весьма полезна. Каждый бухгалтер сталкивался с написанием деловых писем, однако могут возникать вопросы при их составлении. Качественное оформление деловых писем является признаком высокого профессионализма как бухгалтера, так и компании.

Как написать деловое письмо

При составлении корреспонденции в рабочем контексте следует придерживаться определенных стандартов и принципов. Одним из основных аспектов здесь является соблюдение деловой этики. Бизнес-переписка является частью официального взаимодействия.

В бизнес-корреспонденции применяется разнообразие форматов и видов.

Циркулярные письма выполняют функцию распространения различных информационных материалов и указаний среди подчиненных.

Запросы в письменной форме представляют собой обращения, в которых просится составить предложение о коммерческой сделке или описать товар или услугу.

Письма гарантии направляются для подтверждения условий заключенных соглашений.

заявление о недовольстве; запрос на исправление

письма, которые сопровождают другие документы, и так далее

Однако деловые письма отличаются от обычных писем множеством одинаковых аспектов.

Основные характеристики, которые отличают данное явление от других, заключаются в следующем:

Когда речь идет о стилистике написания, важными аспектами являются краткость и емкость текста. Эксперты рекомендуют не превышать одну страницу, использовать общепринятую структуру письма и избегать «воды» в тексте.

Официальный словарь. Запрещается использование интенсивных эмоциональных выражений и чувств.

Предлагаем заказать документы с оформлением на специальном бланке фирмы, содержащие реквизиты и полную информацию для связи.

Шрифт в письме имеет средний размер, не слишком большой и не слишком маленький, и остается одинаковым на всем протяжении текста.

Соблюдение иерархии.

Тон. Письмо требуется написать с использованием официальной терминологии, придерживаясь делового стиля.

Важность актуальности информации. Информация, содержащаяся в письме, должна быть актуальной и иметь актуальность на момент его отправки.

Составление официального письма на печатной бумаге

Обращение к адресату письма может быть осуществлено по его должности, фамилии, имени и отчеству, а также можно использовать обобщенное обращение в правом верхнем углу.

Для корректного формирования темы письма следует внимательно продумать содержание текста и выделить основные ключевые слова, которые затем необходимо обобщить. В случае, если письмо является ответом на ранее полученное письмо, также допустимо пересылать тему предыдущего письма.

Уважаемый спаситель веков, искуситель небес и вдохновитель нашего духа, Имя Отчество!

Основная часть сообщения содержит обзор ситуации либо указание на цель письма. Здесь приводится основная информация, ключевые предложения, необходимые требования, просьбы или указания. Эта часть структурирована хронологически и логически, каждый абзац содержит один аспект информации. Если вы хотите привлечь особое внимание получателя к чему-то в тексте письма, пометьте это как «Важно!», после чего будет следовать важная информация для получателя.

Учебник для самостоятельного изучения программы 1С Бухгалтерия 8.3

Обучающий курс по программе 1С Зарплата и Управление Персоналом версии 8.3 для самостоятельного изучения.

Адресс: город Пермь, улица Лесная 33

В данном тексте также возможно указание информационных характеристик организации.

Исполнение предусмотренных условий договора

Дорогой г-н Виктор Олегович!

Обратите внимание! Очень важно получить заверение нотариуса на документы.

Завершающая часть любой корреспонденции, связанной с деловой сферой, обязательно должна содержать заключение. В этом разделе представлены выводы, предложения, соглашения или отказы, предупреждения, поскольку такие слова, как «просим», «напоминаем», «предупреждаем», могут быть использованы в качестве примеров.

Окончательные высказывания должны стимулировать продолжение взаимодействия или возможное отказ в дальнейшем. В конце письма может быть добавлено дополнение «P.S.» для дополнительных комментариев после основного текста.

Если к письму приложены файлы, необходимо об этом сообщить в углу страницы, расположенном в левом нижнем углу. В соответствии с деловым этикетом ответ на письмо должен быть предоставлен в течение 10 дней. Однако, если требуется больше времени для составления ответа, важно уведомить получателя об этом.

Также может быть добавлена подпись с расшифровкой и датой в конце. Пример окончания:

Учитывая вышеизложенное, мы хотим обратить ваше внимание на сроки, которые существуют в данной ситуации. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

«Документ-соглашение» – это приложение №1

Согласно документу под названием «Договор соглашение», приведенному в приложении 2, представлены условия, согласие на которые необходимо получить от сторон.

Подпись: П.Н. Ярыгин, заместитель руководителя

Деловая переписка по электронной почте является важным элементом современного бизнес-коммуникации.

Бывают ситуации, когда возникает необходимость отправить письмо через интернет. В таких случаях необходимо придерживаться правил и не забывать о сохранении официального стиля.

Создайте рабочий почтовый ящик, предназначенный для использования в рабочем офисе.

Для выбора названия почтового ящика необходимо использовать разумные варианты, которые могут быть связаны с названием компании или фамилией владельца.

Всегда обязательно указывайте информацию о письме в поле «тема», иначе есть вероятность, что ваше сообщение будет отфильтровано как спам. Вписывайте самую существенную информацию (но не более пяти слов) в заголовок сообщения.

Рекомендуется избегать смешивания нескольких тем в одном письме, вместо этого разделить их на отдельные и отправить по очереди.

Соблюдайте этикет, даже в виртуальном пространстве.

Электронное письмо должно быть компактным, уменьшенным в размере на полтора-два раза по сравнению с письменным сообщением.

Пожалуйста, добавляйте прикрепления в виде отдельных элементов.

Завершение должно содержать название организации или подпись отправителя.

Словарик для бухгалтера

Рассмотрим некоторые стандартные выражения, которые могут быть полезными для бухгалтера в составлении деловых писем. Важно иметь разнообразные фразы, специфичные для каждого раздела письма, в своем арсенале.

Выражение благодарности: Хочу выразить слова признательности за…/ Искренне благодарю вас за информацию о…/ Очень ценю вашу помощь и благодарна вам за нее…

Приносим свои глубочайшие извинения в связи с нашим сильным сожалением о том, что…/ Искренне просим прощения за то, что…/ Очень нам жаль сообщить о том, что…

Мы испытываем большое изумление от того факта, что…/ С огромным удовольствием…/ Великое удовольствие принесло нам осознание того, что Вы приняли решение…/ Мы высоко ценим Вашу точку зрения.

Мне страшно, нам придется расторгнуть контракт в связи с… / Мы не довольны условиями, предложенными вами… / Это вызывает ряд специфических трудностей.

Прошение: Великодушно просим Вас оказать нам милость и изволить…/ Любезно убедительно просим Вас предоставить нам информацию о…/ Благоволите принять надлежащие действия с целью…/ Тщательно просим Вас предоставить некоторые дополнительные сведения относительно…/ Угодно нам будет, если…

Сообщаем о принятии письма: Ваше письмо от… поступило к нам. Благодарим Вас за Ваше предложение, выраженное в письме от…

Мы направляем Вам данное письмо в связи с предыдущей нашей перепиской от…/ Дополняя наше телефонное общение по поводу…/ Кроме того, в дополнение к нашему телефонному разговору, мы посылаем Вам…

Будет прекрасно, если вы расскажете мне…/ Не возражаете ли вы поделиться со мной информацией о…/ Мы с удовольствием получим от вас сообщение о том, что касается…/ Могу ли я рассчитывать на…?

Уведомления: Позвольте мне напомнить вам…/ Будьте добры, обратите внимание на то, что…/ Хотелось бы сообщить вам, что наша компания планирует…

Мы с нетерпением ждем вашего отклика и надеемся на скорую связь. Очень надеюсь, что вы ответите нам сразу, как только появится возможность. Ожидаю с нетерпением вашего быстрого ответа.

Если у Вас возникнут дальнейшие потребности, будьте любезны обратиться к нам. Если у вас возникнут дополнительные вопросы или замечания относительно вышеизложенного, просьба не откладывать связь с нами.

Не забывайте, что деловая корреспонденция отражает ваш и вашей компании уровень. Необходимо тщательно подходить к оформлению и составлению писем. Достаточно одного взгляда, чтобы сформировать мнение о компании. Знание конкретных правил поможет вызвать приятное впечатление о фирме и о сотруднике. Мы надеемся, что информация, полученная в данной публикации, окажется полезной для вашей профессиональной карьеры.

Вы оценили статью?

Получите эксклюзивный подарок и полный доступ к информационной платформе БухЭксперт8 на протяжении 8 дней безвозмездно.

Письмо-предложение о сотрудничестве: образец и правила составления

Письмо-предложение о сотрудничестве: образец и правила составления

Главбух Ассистент — рекомендуемое решение для организаций, которые ищут надежного и опытного специалиста в области бухгалтерии, налогообложения и кадрового делопроизводства. С 13 летним стажем в данной сфере и являясь автором множества статей и шеф-редактором на популярном портале Бизнес.ру, я уверенно рекомендую воспользоваться услугами аутсорсинга, которые предлагает Главбух Ассистент. Обратившись к нам, вы получите высококачественную работу, профессиональное обслуживание и надежного партнера в управлении вашими бухгалтерскими и кадровыми процессами.

В данной статье мы поделимся с вами советами о том, как составить письмо-предложение о сотрудничестве, которое гарантированно заинтересует адресата и удержит его внимание до последней строки.

Предложение о взаимодействии в форме письма — это возможность объединить усилия на взаимовыгодных условиях. Это эффективный способ продвижения вперед. Важно, чтобы обе стороны соглашения оказались в выигрыше.

Сотрудничество между производителем и розничной компанией выгодно для обеих сторон. Производитель получает увеличение объемов продаж, а розничная компания расширяет свой ассортимент и привлекает новых клиентов.

Перед написанием письма о возможном сотрудничестве, рекомендуется уделить внимание тому, какие преимущества может получить получатель от вашего предложения. Это первое правило, на которое стоит обратить внимание.

Самое трудное – взять первый шаг. Необходимо привлечь внимание, помочь потенциальному партнеру увидеть перспективу и побудить его к действию.

Для того чтобы убедиться в надежности ваших партнеров, рекомендуется поручить проверку договоров юристам. Чтобы избежать переплаты за юридическую поддержку, вы можете передать бухгалтерию специалистам внешнего сопровождения от компании «Главбух Ассистент». Все тарифы включают бесплатную проверку контрагентов, юридическую помощь и даже защиту от штрафов по страховке. Воспользуйтесь представленным ниже калькулятором, чтобы узнать стоимость абонентской платы для вашего предприятия.

Структура письма предложения

Сотрудничество предлагается в рамках пяти различных блоков, которые не подвержены изменению в зависимости от вида сделки.

В левом верхнем углу присутствует указание на название отправляющей компании, а в правом верхнем углу указывается название компании-получателя.

При обращении к адресату и названии письма ставится акцент на его центральную часть. В случае, если имеется предыдущий положительный опыт сотрудничества, его можно вспомнить, например, с использованием следующих фраз: «С радостью снова приветствуем вас», «Продолжая наше успешное сотрудничество», «В связи с предыдущими успешными контактами».

Придерживаемся основной цели и сути сделки, уделяя внимание сценарию сотрудничества. В описании бизнеса концентрируемся только на том, что имеет прямое отношение к сделке. Важную идею сокращаем до 3-4 предложений, наполняя их содержанием. Подробности и детали клиент получит на встрече или по телефону.

Почему выбор нашей компании принесет вам множество преимуществ, выгод и удовлетворения. Раскройте, в чем состоит наше превосходство перед конкурентами. Предлагайте надежные гарантии, привлекательные скидки и справедливые компенсации.

Обязательно предоставьте информацию о дате отправки, имени и фамилии отправителя, его должности, контактном лице, подписи и координатах для обратной связи. Для связи можно указать различные варианты: мобильный телефон, электронную почту или аккаунты в социальных сетях.

Рекомендуется выносить расчеты и громоздкие презентации в отдельные листы и сослаться на них в письме.

финансы компании, не нарушая законодательство и не вызывая негативных реакций со стороны работников? Один из возможных способов сократить затраты на заработную плату — предложить пересмотреть условия трудовых контрактов, предоставив сотрудникам возможность выбрать более гибкую систему оплаты, которая будет отражать их реальную производительность. Таким образом, можно сократить оплату работникам, не урезая их общую заработную плату. Однако, при использовании данного подхода необходимо тщательно оценить перспективы роста производительности каждого конкретного сотрудника, чтобы избежать возможных проблем и недовольства работников. Также стоит обратить внимание на возможность реализации других мер, например, оптимизацию рабочего процесса или внедрение эффективных систем управления трудовым потенциалом, которые помогут снизить расходы на зарплату.

Как избежать включения в список нежелательных работодателей в 2024 году?

Как организациям и индивидуальным предпринимателям безопасно переводить финансовые средства физическим лицам?

В 2024 году был составлен перечень рискованных действий, которые могут быть опасными для юридических лиц, таких как ООО и ИП.

Как эффективно отвечать на запросы налоговой службы и предоставлять только необходимую информацию

Кто составляет письмо-предложение

Писать первую версию должен тот сотрудник, кто понимает суть сделки. Отдел продаж создает коммерческие предложения, маркетологи занимаются рекламными рассылками. В небольших компаниях эту функцию может выполнять директор. Владелец идеи составляет «скелет письма», формирует ключевые фразы, выбирает базу адресатов и решает, как передать документ: по электронной почте, лично, через курьера или по почте.

На следующем этапе будет проведена совместная работа всех отделов. Необходимо подкрепить слова цифрами. Финансовый отдел представит прогнозируемую прибыль от сделки, бухгалтерия предоставит информацию о налоговой нагрузке, отдел кадров представит статистику о персонале, логисты предоставят данные о объемах перевозок и так далее. Ваше письмо должно ясно демонстрировать, что у нас есть четкий бизнес-план на бумаге, а не просто фантастическая идея в голове.

Обратите внимание! Обязательно сохраните в закладки адресс сайта, который предоставляет специальный сервис для новичков в бизнесе. На данной платформе вы можете быстро и легко зарегистрировать свое общество с ограниченной ответственностью или индивидуальное предпринимательство, получить профессиональную юридическую помощь, настроить кадровый и бухгалтерский учет.

Я рад предложить вам великолепную возможность сотрудничества.

«Мы можем регулярно поставлять 500 кг металла каждую неделю. Принимаем заказы круглосуточно, без выходных. Время от подачи заявки до отгрузки с нашего склада занимает всего 5-6 часов. Наше преимущество — цены, которые на 10% ниже, чем у наших конкурентов. Мы сокращаем затраты на логистику и хранение, так как металл производится под конкретный заказ и сразу же отгружается. Наш склад находится на федеральной трассе М4-Дон, всего в 40 км от вашего завода «Радуга». Это обеспечит удобный подъезд для большегрузов, минуя пробки на дорогах».

Для выполнения технических задач можно поручить некоторые обязанности секретарю: отправлять электронные письма, распределять бумажные версии по конвертам, проверять правильность адресов. Важно указать исполнителю конкретные сроки для завершения работ.

Контролируйте реакцию своих партнеров, чтобы быть в курсе их отклика. Когда отправляете бумажные письма, будьте уверены, что имеется уведомление о вручении. В случае электронной рассылки, следите, сколько клиентов получили и открыли приглашения. Если некоторые получили, но не открыли, не стесняйтесь отправить предложение снова. Однако необходимо учесть время – следует сделать небольшой перерыв в 2-3 дня и изменить заголовок письма.

Как писать письмо-предложение: образец

Начните письмо со внутреннего разговора, определите цель сообщения. Что вы ожидаете от получателя: согласие на сотрудничество, интерес к вашему предложению, возможность участия в общих мероприятиях? Вы уверены, что этот проект будет интересен ему? Какие дополнительные объяснения или детали потребуются? Избегайте непосредственных призывов к действию, ваше письмо является обращением, а не рекламным текстом.

Представьте своего будущего партнера. Какую информацию он имеет о нашей организации? Определите, насколько подробно следует описывать суть предлагаемой сделки и возможно ли использование специализированных терминов. Подберите подходящий стиль общения. Когда взаимодействуете с блогером или финдиром компании «Уралмаш», важно помнить, что стиль и манера изложения в этих письмах отличаются друг от друга. Избегайте излишней неформальности и использования разговорной лексики.

Приветствую, Мария. Я Михаил, мое имя.

Я с большим интересом следую за вашим блогом и меня впечатляет его стиль и способ представления информации.

Я — человек, который имеет навыки в написании текстов и анализе бизнеса. У меня есть интересная идея для вас — цикл статей, посвященных повышению финансовой грамотности предпринимателей. Я могу предоставить вам примеры моих работ, которые уже имеют более 100 читателей и вызывают интерес.

Я буду рад установить партнерские отношения.

Дорогой Евгений Николаевич,

Я — Михаил, руководитель финансового отдела в компании «Бета».

Со дня основания в 2010 году наша организация активно проводит регулярные проверки внутренней финансовой отчетности. В нашей команде работают высококвалифицированные аудиторы, обладающие сертификацией в области МСФО.

Наша компания предлагает инновационную услугу — быстрый анализ месячных отчетов. ООО «Бета» готово нести финансовую ответственность в случае обнаружения ошибок после выполнения загрузки информации.

Нас интересует длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Оцените преимущества для получателя! Предварительно рассчитайте наиболее подходящие варианты скидок, сроков, акций. Предлагайте достижимые гарантии, избегая стартовых убытков.

Определенность. Заменяйте общие слова и размытые обещания цифрами.

У нас в наличии представлено более 50 000 товаров на выбор.

За длительный период в области занятия деятельностью, нашей командой было оказано громадное количество помощи и поддержки более чем полумиллиону клиентов.

Мы сможем доставить ваш заказ в любой уголок Москвы всего за 60 минут.

Квалифицированные специалисты обладают международными сертификатами, разрешениями и аттестатами.

Регулярно в месяц получается неплохая сумма в размере 100 000 рублей.

Оцените цену использования услуг аутсорсинга бухгалтерии от компании Главбух Ассистент. Уменьшите свои расходы на содержание бухгалтера и выплату налогов.

Сотрудничество с Главбух Ассистентом в сфере аутсорсинга бухгалтерских услуг обойдется вам всего 18 720 рублей в месяц. За эту сумму вы получаете не просто одного бухгалтера, а целую команду преданных специалистов с официальной аккредитацией. В состав этой команды входят профессиональный главный бухгалтер, опытный кадровик и квалифицированный юрист. Приобретая нашу услугу, вы обеспечиваете себе надежное и полноценное ведение бухгалтерского учета.

Правильное определение размера налоговых обязательств

Пунктуальное подготовление и представление финансового отчета

Расчет заработной платы и налоговых обязательств по выплатам трудового вознаграждения сотрудникам различных квалификаций.

Минимизация налоговых платежей для уменьшения вашей финансовой нагрузки.

Ответы на запросы и требования, поступающие от ИФНС и фондов, будут предоставлены.

Эффективное предотвращение риска назначения проверки и поддержка в успешном ее прохождении.

Контроль выполнения финансовых операций с партнерами

Создание и получение высококачественной начальной информации

Высококвалифицированное содействие в сложных сделках и операциях

Гарантирование непрерывного взаимодействия с финансовыми учреждениями

Получение юридической помощи, анализ контрактов и обеспечение безопасности сделок.

Открытие ООО и ИП на новых секторах предпринимательства

Оцените, пожалуйста, расходы на услуги опытного бухгалтера для вашей компании и потенциальное снижение затрат при переходе на аутсорсинг.

Улучшение внешнего вида. Обогатите текст элементами «воздушности», чтобы создать комфортное чтение.

• Увеличение промежутков между строками повысит уникальность данного текста.
• Для наглядного представления важной информации и динамики показателей рекомендуется использовать списки, таблицы и схемы.

Размер письма не должен превышать 1-2 страницы. В начальной стадии знакомства никому не хочется читать длинные истории. Пожалуйста, свяжитесь с адресатом через 2-3 дня после того, как письмо будет отправлено.

Для того чтобы эффективно оптимизировать расходы, учитывая особенности вашего бизнеса, воспользуйтесь услугами компании Главбух Ассистент, которая оказывает аутсорсинговые услуги. Квалифицированные специалисты проведут анализ вашего учета, сделок и контрактов с партнерами, чтобы полноценно понять ваши бизнес-процессы и сократить затраты на каждом этапе работы. Каждый тариф включает в себя услуги бухгалтеров, юристов и кадрового специалиста. Поручите ведение налогового, бухгалтерского и кадрового учета аутсорсинговой компании.

Адрес дома находящегося по улице Лесной в городе Балашиха — дом номер 35.