Как заверить копии многостраничных документов? Как будут выглядеть наклейки? Допустимо ли сшивать копии документа в пачку, если документы взяты из разных файлов в номенклатуре организации? Если да, то как должен быть обозначен номер файла, в котором хранится документ, на сертификационной этикетке сшивателя?
Порядок заверения количества копий, предоставляемых другим организациям, описан в п. 5. 26 ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Системы стереотипов для информационной, библиотечной и издательской деятельности. Организационно-распорядительная документация. Запрос документации» (далее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016). Отметка на заверенной копии должна выглядеть следующим образом.
Генеральный директор Островская К.А.».
Оригинал документа находится в деле ООО «АБВ» № 12-13 от 2018 года.
Порядок заверения многостраничных документов описан в пункте 2.51 Типовой памятки по делопроизводству в органах местного самоуправления (утв. постановлением Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44).
«Копии документов, состоящие из нескольких страниц, должны иметь отметку о заверении копии на каждой странице или на последней странице документа, скрепленного сшиванием или иным способом». Только на последней странице документа указывается, где находится оригинал».
Таким образом, все листы помечены этим символом.
Генеральный директор Островская К.А.».
А полный текст приводится на последней странице.
Генеральный директор Островская К.А.».
Оригинал документа находится в деле ООО «АБВ» № 12-13 от 2018 года.
О внешнем виде наклейки можно узнать из уведомления Министерства финансов Российской Федерации № 03-02-П3/62336 от 29 октября 2015 года. Картонная наклейка (размером примерно 40-5 мм по форме и 40-5 мм по объему) прикрепляется к месту прикрепления на оборотной стороне последнего листа. Наклейка должна полностью закрывать место прикрепления шва. Только конец нити шва может выходить за пределы наклейки, но не более чем на 2 — 2,5 см. На сертификационной наклейке ставится печать организации. Принтер располагается таким образом, чтобы подпись, фамилия, инициалы и дата заверения лица, заверившего документ (копию документа), были частично напечатаны на бумажной наклейке, запечатывающей конец проволоки.
Если копия заверяется генеральным директором, то это может быть любое другое лицо. Несмотря на приказ Минфина России от 7 ноября 2018 г. № 1, в последнем случае другое должностное лицо должно быть уполномочено заверить копию документа и незамедлительно дать письменные указания о вложении этой копии в отправляемый пакет.
Главный бухгалтер Козлова А. А. (письмо-задание № 12 от 3 декабря 2018 г.)
Правила представления в налоговые органы многостраничных документов на плотной бумаге (сколько экземпляров представлять) описаны в Приложении №.
4. Все документы необходимо прошить крепкой нитью, а конец нити вывести на оборотную сторону последнего документа и завязать. На обороте последней страницы каждого тома в месте переплета наклеивается картонная наклейка с сертификационным знаком. 5. заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверяющего подлинность документа, его подпись, фамилию, инициалы, указание количества экземпляров (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверяющая подпись должна частично закрывать бумажную наклейку.
Таким образом, знак заверения копии и оттиск заверения — это два отдельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Их нельзя путать.
Ниже приведен пример схемы оборотной стороны копии многостраничного документа на бланке карты для представления в налоговую службу.
Один стежок содержит фотографию документа. На один и тот же адрес можно отправить определенное количество стежков. Данная команда выполняется с сопроводительным сообщением, поясняющим одно из сообщений в поле «Примечание к применению» (ст. 5. 19 ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
По Вашему запросу высылаем копии документов ООО «АБВ».
Прилагаем: 1. Фотография Устава ООО «АБВ» (стр. 20). 1 экземпляр.
2. фотография Свидетельства о государственной регистрации юридического лица на странице 1. 1 экз.
Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна
Как заверять копии
Отметьте каждую часть рукописи сертификационным знаком.
В соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 отметка на копии, необходимой для предоставления в другое место (например, в государственный орган), должна быть дополнена указанием «Оригинал документа хранится в течение _____ лет в организации _____, дело № ___» и агентства печати.
В многостраничных документах каждая заверенная или пронумерованная страница сшивается, а реквизиты пишутся на последней странице, к которой прикреплен документ.
Копии документов могут быть заверены следующими способами
Для чего нужно заверять копии
Согласно ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Система стереотипов, касающихся информационной, библиотечной и издательской деятельности. Вопросы административной работы и архивного дела. Определения и дефиниции» (принят постановлением Ростандарта № 1185-ст от 17 октября 2013 года), все копии документов делятся на обычные и заверенные. Datum:.
Таким образом, для придания юридической силы требуется заверенная копия. В других текстах эти копии используются для официального распространения документов, связанных с передачей информации местным и муниципальным органам власти, другим организациям, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам.
Таким образом, заверенные копии требуются в следующих случаях
Чем регламентируется заверение копий
Порядок заверения копий документов установлен в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Стандартная система информационной, библиотечной и издательской деятельности». Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов», принятом постановлением Парламента Российской Федерации от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
С дополнительными рекомендациями по изготовлению копий документов можно ознакомиться в
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Перед заверением документа ознакомьтесь с методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копии документа и выписок из него (утверждены решением Совета директоров ФНП от 25 апреля 2016 г., протокол № 04/16). Этот документ предназначен для нотариусов, но содержит много ценной информации, которая поможет вам самостоятельно заверить копию.
Кто имеет право заверять документы
Уполномоченное лицо может заверить верность копии от имени организации или индивидуального предпринимателя.
Полномочия на заверение копии могут вытекать из устава организации, например, право на заверение копии может быть предоставлено директору, председателю общего собрания, председателю ревизионной комиссии или любому другому лицу. Полномочия также могут вытекать из других документов, таких как доверенность, организационный мандат или должностная инструкция.
В соответствии с пунктом 5 требований Приложения № 18 Постановления ФНС № МММВ-7-2/628@ от 7 ноября 2018 года индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно заверять копии документов или передавать их другим лицам. Следует отметить, что такими лицами могут быть только работники индивидуального предпринимателя. Должность такого работника должна быть указана на отметке о заверении, проставляемой на копии документа.
Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения
Согласно ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, знак заверения должен располагаться в соответствии с условием «подпись». Однако государственные стандарты не уточняют, как быть, если это условие отсутствует на оригинале документа. В таких случаях мы считаем, что знак заверения должен располагаться под последней текстовой записью в документе.
Состав этого знака зависит от того, для каких целей была сделана копия. Если копия будет использоваться исключительно для нужд заверяющего ее лица (т.е. внутри организации), достаточно следующего содержания
В этом случае должны быть учтены два признака, определенные в пункте 5 формулы.
Ниже приведен пример правильной аутентификации для целей копирования.
‘Внутреннее’ использование без печати
Внутреннее использование с отпечатками
Соловьева Н. Л. Соловьева, главный бухгалтер Соловьева Н. Л. Соловьева
Для «внешнего» использования, когда документ не хранится в файле или папке
Заверение многостраничных документов для «внешнего» использования.
Заверение многостраничных документов для «внешнего» использования.
Н. Л. Соловьева, главный бухгалтер.
Заверение многостраничных документов для «внешнего» использования.
Прошивка должна быть подготовлена на четыре отверстия, тогда как для документов меньшего объема допускается три отверстия (согласно статье 4.21 Положения об организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденного приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 года № 193). При этом слова документа, все реквизиты, даты, визы, резолюции, другие надписи, печати, стереотипы и знаки документа должны быть сохранены с возможностью свободного прочтения. При переплете также важно учитывать, что каждая страница может быть скопирована на ксероксе. При этом не обязательно, чтобы переплет был «сложен» на отдельные листы (как описано в пункте 3 требований).
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 не учитывает размещение штампа «Копия точная». Однако возможно совмещение двух стереотипов «Копия» и «Верно». Первый стандарт указывает на то, что документ считается копией оригинала, но сам не считается оригиналом. Чтобы обозначить копию как заверенную, необходимы два критерия
Заверение многостраничных документов для «внешнего» использования.
Важно отметить, что заверение копии документа считается простой процедурой, которую любой налогоплательщик может выполнить самостоятельно. Однако при этом необходимо соблюдать определенные правила. Несоблюдение этих правил может привести к тому, что фотография не будет заверена и потеряет свою юридическую силу. Это чревато дальнейшей потерей времени и денег, а в некоторых случаях даже штрафами за нарушение сроков предоставления документов в налоговые органы.
Порядок заверения копий уставных документов
Заверенная копия может выглядеть следующим образом
Например, в жизни некоторые люди оказываются недостаточно подготовленными, чтобы сэкономить время и не перегружать платформу сертификации.