В этой статье мы поговорим о так называемых объяснительных, разъясним, в каких ситуациях их необходимо составлять, а также узнаем, обладают ли они юридической значимостью. Более того, мы раскроем секреты составления объяснительной записки по требованию работодателя, чтобы она соответствовала всем необходимым требованиям.

Когда нужна объяснительная от работника?

Работник может предоставить письменное объяснение своих действий, которое называется объяснительной запиской. Такие записки могут иметь различные формы:

содержащими оправдательные (признательные) аргументы;

описательными.

Одни пишут, когда допускают ошибку, чтобы обосновать свои поступки или признаться в своей вине, другие пишут, чтобы рассказать о событии, которому работник стал свидетелем.

Такой письменный документ обладает юридической значимостью, письменные объяснения работников часто могут служить в качестве доказательства в судебных процессах при возникновении конфликтов с работодателем.

Мы расскажем о ситуациях, когда работникам необходимо предоставить объяснительную записку. Работодатель имеет полное право потребовать объяснения от своих сотрудников в случае нарушения дисциплины.

осуществление личных дел во время работы;

несоблюдение правил охраны труда в условиях работы

Несоблюдение трудовой дисциплины (прогулы, задержки);

Осуществление своих трудовых обязанностей без должного качества и тому подобное.

Для того, чтобы наложить дисциплинарное взыскание на работника, работодатель нуждается в разъяснительной записке.

Трудовой кодекс Российской Федерации содержит указания о трех вариантах компенсации для работника:

замечание;

выговор;

увольнение.

Существует возможность начисления взыскания на протяжении года со дня подписания приказа. Однако, если в течение 12 месяцев не будет произведено новых начислений, то данное взыскание автоматически отменяется.

Запрос объяснительной у работника

Для того чтобы применить санкции к работнику, требуется пройти все этапы предусмотренной процессом процедуры.

Работодатель, при обнаружении нарушения, регистрирует нарушение и составляет документ, в котором детально описывается произошедшая ситуация. Работнику необходимо ознакомиться с этим документом и поставить свою подпись.

Представитель компании предлагает сотруднику особо, с помощью сообщения или электронной почты, объяснить свои действия и составить документ с пояснениями. В соответствии с законодательством, работнику предоставляется срок в два рабочих дня для предоставления объяснительной записки.

Если работник не представит объяснительную записку вовремя, работодатель вправе составить акт о ее отсутствии. Отсутствие такой записки не означает, что работник избавлен от дисциплинарного взыскания, это лишь слегка усложняет процедуру.

Получив разъяснения от сотрудника, работодатель принимает решение о необходимости привлечения нарушителя к дисциплинарной ответственности. Для принятия этого решения предоставляется месяц с момента выявления нарушения. Если это нарушение связано с неисполнением обязанностей по борьбе с коррупцией, то срок для применения меры увеличивается до 6 месяцев, а если нарушение было обнаружено в результате ревизии, то срок увеличивается до 2 лет. В данное время не учитываются больничные и отпускные дни сотрудника.

Отказ от объяснительной

В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, работник имеет право отказаться от написания объяснительной записки, поэтому требование работодателя в данном случае является незаконным. В случае отказа работника от написания записки, работодатель обязан создать комиссию из трех человек, которая составит соответствующий акт. После этого сотрудник имеет право ознакомиться с актом и подписать его. В случае отказа от подписания данного документа, члены комиссии также должны отразить данную ситуацию в акте.

Исходя из опыта, отсутствие письменного объяснения часто вызывает негативную реакцию со стороны работодателей, результатом чего может быть дальнейший конфликт. Поэтому, если сотрудник намерен продолжать работу в компании, настоятельно рекомендуется написать пояснительную записку. Даже если работник признает свою вину и нет обстоятельств, которые могли бы оправдать его действия, достаточно просто извиниться перед руководителем за свое поступок и обещать не повторять подобные промахи, чтобы работодатель стал более мягким и заменил выговор или замечание на устное предупреждение.

Как составить объяснительную?

Не существует строгой формы для написания разъяснительной записки. Ее структура может быть различной:

Текст был написан вручную.

Набрано на компьютере.

Документ составлен на специальном бланке, который утвержден организацией.

Указанный текст обладает конкретной организацией:

В правом верхнем углу страницы приводится «шапка»: указывается название компании, затем – должность и полные ФИО руководителя, а также соответствующая должность и полные ФИО сотрудника.

Под заголовком требуется написать со строчной буквы слово «пояснительная», а затем поставить точку.

В тексте официального сообщения требуется изложить событие, представить свою роль и объяснить мотивы своих действий. В некоторых случаях необходимо упомянуть других лиц, участвующих в инциденте, и указать последствия нарушения.

Необходимо добавить информацию о дате, месте, фамилии, имени, отчестве и подписи сотрудника после приведенного текста.

Можно дополнить пояснительную записку дополнительными документами, которые будут являться доказательствами поддержки для сотрудника, допустившего ошибку. В такие документы могут входить акты о ДТП, если причиной опоздания на работу является дорожно-транспортное происшествие, а также справки от врача, если сотрудник прогулял рабочий день по причине болезни и другие подобные документы. Однако, если сотрудник признает свою вину, то необходимость прилагать документы, подтверждающие его вину, отпадает.

Советы по написанию объяснительной работника работодателю

Важно, чтобы пояснительная записка была основательной, избегая длинных и эмоциональных размышлений. Главное — передать суть произошедшего и указать причины, которые привели к нарушению, а также просить смягчить дисциплинарные меры.

При написании текста следует избегать всяких упоминаний о негативных ситуациях, связанных с другими сотрудниками.

Отметаем в сторону привычку сваливать собственные промахи на товарищей по работе. Работодатели высказывают негативное мнение о служащих, которые упорно ищут возможности избежать отвественности, сваливая вину на кого-то другого.

Рекомендуется провести проверку правильности написания данного текста.

Часто руководство проявляет понимание и снисходительность к таким объяснениям, которые сопровождаются работником документальным подтверждением своих слов. Такой подход часто способствует избежанию наказаний.

В разъяснительной записке необходимо указать обоснованные причины нарушения, которые следует рассматривать с уважением.

Если нарушение было совершено в связи с личными обстоятельствами, рекомендуется откровенно признаться перед сотрудником и обещать, что подобное нарушение не повторится.

Распространенные случаи объяснительных от работника

Наиболее распространенным обстоятельством, при котором составляются описательные записки, связано с получением травмы на рабочем месте. Обычно подобные документы составляет сам пострадавший сотрудник, а также свидетели произошедшего инцидента. Эти записки играют важную роль, так как они служат основанием для получения социальных выплат. Комиссия, изучив эти свидетельства, принимает решение о выплате пострадавшему сотруднику 100% среднего заработка во время болезни или до официального признания его профессиональной нетрудоспособностью (в зависимости от тяжести полученной травмы).

Один из возможных аргументов, который может объяснить неправильное поведение сотрудника, — это технические сбои в работе оборудования или программного обеспечения. Обычно работодатели проявляют понимание к таким сотрудникам и ограничиваются устным уведомлением.

Одной из распространенных причин составления пояснительной записки является несоблюдение продажного плана. При запросе такой записки руководство как правило стремится мотивировать сотрудника, увидеть его инициативу и обещания исправить ситуацию, достичь требуемых показателей в следующем месяце.

«Часто встречающимся поводом для прогулов и опозданий являются личные обстоятельства, такие как «проспал», «забыл», «захлопнул дверь» и так далее. Чтобы лучше объяснить свою вину, следует написать объяснительную с позиции «Признаю свою вину и обещаю исправиться!».

Как писать объяснительную записку на работу

Как писать объяснительную записку на работу

Если в процессе работы возникают проблемы или сбои, руководство может потребовать написания объяснительной записки. От того, насколько аргументирована и грамотна данная записка, будет зависеть, будет ли сотрудник привлечен к ответственности. Правила составления объяснительной записки на рабочем месте описаны в данной статье.

Причины объяснительных на работе

Документ, который необходим в процессе применения дисциплинарных мер, это объяснительная записка. Работодатель имеет обязанность требовать письменное пояснение от сотрудника, который нарушил трудовую дисциплину, прежде чем назначать наказание (согласно статье 193 Трудового Кодекса Российской Федерации).

В нашем информационном издании вы найдете полезные рекомендации о том, как правильно сформулировать приказ о применении дисциплинарных мер.

Необходимо отметить, что объяснительная записка составляется лишь по указанию руководителя, в отличие от служебного и докладного документа, которые можно написать по собственной инициативе.

Иногда просьба о пояснениях не означает, что речь идет о наказании. Временами руководитель просто хочет разобраться, почему произошла та или иная ситуация. При наличии уважительных причин и незначительном нарушении наказание не будет применено. В противном случае его можно будет оспорить в суде как необоснованное.

Главным образом, необходимость собрать документ возникнет, когда представитель организации вынужден объяснить причины своих действий или произошедшего инцидента на рабочем месте, где он был непосредственным участником. Важно отметить, что данный факт или событие обязательно имеют негативный характер. (Источник: Словарь вариантов и типов современной управленческой документации, Росархив, ВНИИДАД, 2014 год).

Загрузите шаблон акта о неявке на рабочее место без объяснений

Важно! Иногда трудовики полагают, что письменное объяснение означает автоматическое признание своей вины. Поэтому они могут пренебрегать написанием такого письма, надеясь, что таким образом избегнут наказания. В действительности, отказ от написания письменного объяснения лишает возможности оправдаться или разъяснить ситуацию и никоим образом не помешает работодателю применить дисциплинарное взыскание. В таких случаях отделу кадров достаточно сформировать соответствующий документ (пункт 2 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации).

Виды объяснительных записок

В законодательных актах не устанавливается конкретного набора видов пояснительных. Однако их содержание можно условно распределить на две категории:

Пояснения, связанные с нарушениями норм организации и режима труда. К примеру, разъяснительная записка об отсутствии на рабочем месте или о превышении сроков для предоставления отчета.

Разъяснения при расследовании обстоятельств, в которых составитель замечен в качестве свидетеля. Например, в случае спорной ситуации, затрагивающей нескольких сотрудников, инициированной расследованием руководителем с целью выяснить источник проблемы.

Познакомьтесь с нашим материалом, где описаны основные принципы создания и архивирования докладной заметки.

Внимание! Отчет, а также служебная записка, являются внутренними документами компании и должны быть обязательно зарегистрированы в журнале учета входящей корреспонденции в соответствии с рекомендациями Росархива от 31.12.2003 года. Согласно Перечню типовых архивных документов, все документы, связанные с нарушениями внутреннего распорядка, должны храниться в течение 1 года, а документы, связанные с дисциплиной труда, — в течение 3 лет.

В практике работы часто встречаются объяснительные записки о причинах опоздания или прогула. Чтобы избежать наказания, важно убедительно доказать, что причины были уважительными. Лучше всего приложить к записке соответствующие документы, подтверждающие непреодолимые обстоятельства: отчет о происшествии на дороге, медицинскую справку или даже прогноз погоды, если опоздание связано с природным бедствием.

Вы можете загрузить пример письменного объяснения о неявке по ссылке, которая предоставлена ниже.

Порой возникает ситуация, когда требуется аннулировать распоряжение или пересчитать затраты в бухгалтерии. Например, если сотрудника отправили на семинар, но мероприятие было отменено принимающей стороной, то для подтверждения расходов на проезд или проживание будет необходима пояснительная записка. На основании этой записки руководитель составляет приказ, в котором указывает на необходимость учета затрат, произошедших по уважительной причине.

Объяснительная на работе: как правильно составить

ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) содержит форму только для одного вида объяснительной — о нарушении трудовой дисциплины (0286091), так как она является неотъемлемой частью оформления приказа о дисциплинарном взыскании. В общем, нет строгих требований к составлению этого документа. Главное, чтобы он имел стандартную форму, принятую в организации.

Как составить письменное объяснение:

Укажите в заголовке документа получателя и наименование организации, а также свою должность и полные ФИО. Получатель — лицо, которое запросило разъяснения. Имейте в виду, что запросить разъяснительную может только прямой руководитель сотрудника или руководитель компании. Кому подчиняется сотрудник, можно узнать из должностной инструкции или организационной структуры организации.

На верху страницы следует указать заголовок «Объяснительная записка» с использованием заглавных букв или полностью заглавными буквами.

В начале текста представлена ситуация, которая послужила основанием для написания данной записки.

В следующем пункте приведите утонченные поводы, которые могут аргументировать ваши поступки. Если нет ни одной уважительной причины для своего проступка, то лучше не придумывать неподтверждаемые факты. В таком случае можно использовать формулировку «по личным обстоятельствам» или признаться в своей вине.

Необходимо составлять краткие и ясные объяснительные записки в официально-деловом стиле, избегая излишних эмоций. Важно помнить, что выводы и рекомендации по решению проблемы не должны содержаться в таких записках на работу.

Если имеются документы, которые подтверждают законные основания для нарушения, прикрепите их к письменному объяснению.

Завершите текст, добавив свою подпись и указав дату его составления соответствующую легальным срокам.

Необходимо учесть, что на составление объяснительной записки предоставляется два рабочих дня в соответствии с положениями статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации. В случае, если работник в данный период времени находится на больничном или в отпуске, срок автоматически продлевается до его возвращения на работу. Важно отметить, что до истечения данного срока запуск процесса дисциплинарного взыскания или составление акта об отказе является недопустимым.

Согласно судебной практике, хотя закон не устанавливает обязательной формы составления записки, рекомендуется предпочитать собственноручное написание. Такое решение исключит возможность возникновения подозрений в подделке документа. Однако, возможно использование и печатных вариантов.

Узнаете о правильном оформлении кадровых процедур и распространенных ошибках в документах из свежего курса по управлению кадровым делопроизводством.