Организация гарантирует сохранение должности и среднего заработка своему сотруднику при отправке его в командировку. Кроме того, она должна возместить все расходы, связанные с деловой поездкой, в соответствии с требованиями статьи 167 Трудового кодекса Российской Федерации.
Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных
Давайте разберемся в определениях:
В соответствии с законодательством, необходимо осуществлять предоплату расходов. Это четко указано в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Хотя нет общих правил относительно сроков выплаты, компания может самостоятельно установить эти сроки и закрепить их внутренними документами. Например, в положении о командировках можно указать не только период, но и способ оплаты предварительного платежа: наличными или через банковскую карту.
Необходимо помнить, что сотруднику полагается получение дневных суточных за каждый отдельный день присутствия в командировке, включая как рабочие дни, так и выходные и праздничные дни.
Если сотрудник проживает в непосредственной близости от места командировки и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то ему не будет выплачиваться компенсация за проживание. Решение о целесообразности такого возвращения принимается работодателем отдельно для каждого случая, учитывая транспортные условия и специфику работы.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ, суточные расходы не нуждаются в официальном подтверждении, в отличие от расходов, связанных с командировкой. Значит, сотрудник вообще не обязан объяснять дополнительные затраты, которые были совершены во время служебной поездки.
Тем не менее, придется включить суточные в предварительный отчет — это необходимо для обоснования расходов на командировку в налоговом и бухгалтерском учете.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Величина суточных не имеет ограничений согласно закону (за исключением случаев служащих в государственных учреждениях). Главы частных компаний могут определить этот показатель самостоятельно. Однако установленное значение следует зафиксировать внутренними нормативными документами, такими как коллективный договор.
Важно учесть, что статья 217 пункт 1 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает ограничения на размер суточных, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц. Конкретно,
Кроме того, мы предоставляем информацию о расходах, которые должны быть возмещены организацией при зарубежной командировке.
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Как уже упоминалось, организация имеет право самостоятельно устанавливать рабочий день и определять размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.
Правительством установлено, что федеральные учреждения должны выплачивать единый порядок суточных в размере 100 ₽ за каждый день командировки. Однако, руководитель может получить увеличенные суточные только в том случае, если деятельность компании приносит доход или позволяет сэкономить средства из бюджета.
Выплата суточных за дни, проведенные в дороге
Согласно пункту 3 части 1 статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель осуществляет возмещение финансовых затрат за каждый из приведенных ниже временных отрезков:
Представим ситуацию, когда работник отправился в командировку в воскресенье и вернулся в следующую субботу. В данном случае ему причитается компенсация за проживание и питание за семь дней — пять рабочих дней и два выходных.
Нормы суточных в 2023 году
В настоящее время процедура подсчета дневных надбавок остается неизменной по сравнению с предыдущим годом.
Важно отметить, что недавно появилось новое понятие — оплата курортного сбора. Теперь сотрудники, которые проводят более суток на территории «курортных» регионов Российской Федерации в рамках выполнения своих служебных обязанностей, получают дополнительную компенсацию.
Расчет сбора происходит по установленной формуле:
Продолжительность пребывания, за вычетом даты прибытия, умноженная на стоимость взимаемого курортного сбора.
Порядок возврата данной суммы командированному лицу подробно описан в официальном письме Министерства финансов России от 16 июля 2018 года под номером 23-01-06/49454.
дополнительные материалы, которые стоит изучить
Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
Согласно пункту 4 части 1 статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации, суточные расходы представляют собой дополнительные финансовые затраты, связанные с проживанием за пределами основного места проживания и выплачиваемые работодателем в случае направления работника в командировку по служебным обязательствам.
Законодательство о труде не устанавливает прямого возмещения расходов на питание для командированных работников. Например, в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 Минтруд указал, что положения статьи 168.1 Трудового кодекса РФ, которая регулирует дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работников, осуществляющих постоянную работу в пути или имеющих разъездной характер, не предусматривают оплату питания работников со стороны организации.
В соответствии с пунктом 11, абзацем 3 и пунктом 25 Положения о командировках в служебных целях, работодатель имеет обязанность выплачивать сотруднику суточные расходы.
В соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации, суточные не рассматриваются как расходы, связанные с организацией питания сотрудника, отправленного в командировку.
Для определения суточных требуется учитывать длительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей задания.
Длительность командировки определяется с учетом информации о выезде сотрудника из места постоянной работы (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) и его прибытии обратно (дата прибытия транспортного средства в указанное место).
В контексте однодневных деловых поездок:
Вспомним: в третьем пункте Постановления № 729 утверждается, что издержки, связанные с оплатой суточных в сумме свыше 100 рублей, возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет остатков средств, накопившихся в процессе выполнения бюджета получателя и плана финансово-хозяйственной деятельности соответствующего федерального государственного учреждения.
Вопрос:
Обязан ли работодатель возмещать затраты сотрудника, который находится в командировке, на питание, например, в ситуации, когда стоимость завтрака уже включена в стоимость проживания в отеле или стоимость питания уже включена в стоимость авиабилета?
Обычно, в наше время, цена за проживание в гостинице на одну ночь включает стоимость завтрака (это подтверждается прайс-листом гостиницы), а также в стоимость проезда на поезде или самолете включена плата за питание в поезде или на борту самолета. Такие расходы включаются в общую стоимость проезда и проживания в командировке сотрудника, если стоимость питания не указана отдельно.
Вопрос:
После возвращения из командировки согласно пункту 26 Положения о служебных командировках, сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет о затрате средств на командировку. В отчете должны быть приложены документы, подтверждающие оплату аренды жилого помещения, фактические расходы на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также другие расходы, связанные с командировкой.
В то же время, в законодательстве РФ отсутствуют другие определения дополнительных затрат.
Какие еще издержки должен возместить работодатель сотруднику, находящемуся в командировке?
Согласно пункту 23 Положения об официальных командировках, в случае отправления сотрудника в командировку за границу, ему дополнительно компенсируются следующие расходы:
Поэтому, когда работник направляется в командировку за границу, компания обязана законодательно возмещать все вышеуказанные расходы.
Также, работнику учреждения будут возмещены расходы, связанные с официальной командировкой, согласно установленному порядку, установленному нормативными актами исполнительных органов власти субъекта РФ или органа местного самоуправления, при наличии соответствующих документов (например, чеков от кассовых аппаратов и квитанций).
Работодатель может возмещать остальные затраты (такие как расходы на связь и прочие) на свое усмотрение в пределах средств, выделенных в бюджете получателя бюджетных средств и установленных в плане финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления не установлены иные условия.
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О компенсации расходов, связанных с командировками в пределах РФ, работникам, подписавшим трудовой договор с федеральными государственными органами, работникам государственных внебюджетных фондов РФ и федеральными государственными учреждениями».
Приказ Правительства РФ от 26.12.2005 года № 812 «Об определении величины и порядка выплаты дневных надбавок в иностранной валюте и доплат к дневным надбавкам в иностранной валюте во время деловых командировок за границу для сотрудников, имеющих трудовые контракты на работу в федеральных государственных органах, сотрудников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации и федеральных государственных учреждений».
Нормативный акт, принятый Правительством РФ 13 октября 2008 года под названием «Положение о специфике направления сотрудников в служебные командировки» (№ 749), регламентирует порядок, правила и условия отправления работников в служебные командировки.
Командировочные расходы: расчет и уплата суточных
Командировочные расходы: расчет и уплата суточных
21.02.2017 года было немало дебатов и писем законодателей, касающихся проблемы оплаты и расчета дневных пособий. В прошлом году даже возникла идея о их отмене, но законопроект так и не был продвинут. Любовь Монич, главный исполнительный директор компании «Аудиторская Буква», ответила на самые распространенные вопросы, связанные с расчетом дневных выплат.
Мы готовы отправить сотрудника в командировку. Как правильно сейчас рассчитать суточные?
На сегодняшний момент каждая коммерческая организация имеет возможность самостоятельно определить размер ежедневных выплат. Этот размер должен быть утвержден в коллективном договоре или в положении о командировках. Ежедневные выплаты сотрудникам производятся за все дни служебных поездок, включая выходные и праздники. Время в пути до места командировки и обратно также учитывается при расчете ежедневных выплат. Что касается самих выплат, их можно осуществлять как в наличной форме через кассу предприятия, так и перечислять соответствующую сумму на банковскую карту сотрудника, причем в настоящее время этот способ наиболее популярен. Также рекомендуется прочитать «Выплата ежедневных выплат при командировках в 2017 году».
Часто бывает, что сотрудник уезжает и возвращается из командировки в один день. Как быть тогда?
При однодневных деловых поездках по России не предусмотрено выплаты суточных. Это связано с тем, что такие поездки рассматриваются как обычные рабочие дни, а значит, у сотрудника нет необходимости понести какие-либо специфические расходы по командировке, и ему суточные не выплачиваются. Исключение делается только для однодневных деловых поездок за рубеж. В таких случаях сотруднику выплачиваются 50% от установленного лимита на суточные за день для служебных поездок за границу. Дополнительную информацию можно найти в статье «Суточные при однодневной командировке».
В какой валюте должны выплачиваться суточные?
При рассмотрении внутренних поездок, несомненно, основной валютой будет рубль. Однако, если речь идет о путешествиях за границу, то возможно использование как рубля, так и иностранной валюты для выплаты суточных. В большинстве случаев для этого выбирают доллар США или евро, но также допускается использование местных валют в зависимости от страны назначения. Однако, нестандартное использование денежных единиц может вызвать проблемы с конвертацией и пересчетом курсовых разниц, если у компании нет специального расчетного счета в банке. Открытие такого счета, как правило, требует дополнительных расходов для предприятий. Готовыми к этому шагу обычно являются только те компании, сотрудники которых часто отправляются в командировки за границу.
Что делать, если сотрудник заболел в командировке?
Несчастные случаи заболевания работников на командировке происходят довольно часто, что является несчастьем. Когда такое происходит, то компания имеет обязанность оплатить полные суточные за все дни, в течение которых сотрудник был болен. Важным фактором здесь является то, что выполнение командировочного задания на самом деле не было осуществлено.
Оговорены ли в законодательстве случаи, когда фирма может не перечислять сотруднику суточные?
Если больничный не является причиной для отказа в выплате суточных, то преждевременный возврат сотрудника из рабочей поездки может служить достаточным основанием, чтобы отказаться от их выплаты. Следует отметить, что деньги не будут перечислены, если работник самовольно вернулся из командировки, а также в случае, если поездка была прервана по инициативе работодателя. Аналогичная ситуация возникает и при возвращении из служебной поездки для отпуска. То есть, если работник вернулся из командировки и сразу отправился в отпуск, такие дни не учитываются при расчете суточных и не оплачиваются работодателем.
Какие документы должны быть оформлены при отправке сотрудника в командировку?
Для того, чтобы перечислить ежедневные выплаты, сотруднику необходимы основания, такие как направление в командировку. В противном случае, такие выплаты, предоставленные работодателем, будут признаны доходом и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Рассмотрим, как оплатить время, проведенное в командировке, и какие документы для этого нужно оформить. Так, при поездках по России документом, подтверждающим дату командировки, как правило, служит приказ о командировке. При этом размер выплат ежедневных пособий должен соответствовать установленным в коллективном договоре или положении о командировках нормам организации. Для поездок за границу в страны СНГ и Таможенного союза, а также для поездок в другие страны, достаточно отметки пограничных органов в паспорте и соответствующего распоряжения директора предприятия. Что касается размера выплат, то дни пребывания в России оплачиваются в соответствии с отечественными нормами. Дни проезда через границу во время командировки оплачиваются в соответствии с заграничными нормами. А даты пересечения границы на обратном пути оплачиваются в соответствии с российскими нормами.
Какие существуют нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ?
В соответствии с Налоговым кодексом, сумма в 700 рублей за суточные в России и 2500 рублей за деловые поездки за границу не подлежит налогообложению дохода физических лиц. Однако, если работодатель выплачивает суточные сверх установленных норм, то эти дополнительные суммы должны облагаться налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Также рекомендуется ознакомиться с информацией о налоговых и страховых взносах при расчете суточных.
Как определить дату получения такого дохода от сверхнормативных выплат для НДФЛ?
Компания может выплачивать сотрудникам суточные, превышающие установленные нормы для налога на доходы физических лиц (НДФЛ). В таком случае сотрудник будет облагаться налогом с этого дохода. Датой получения дохода считается последний день месяца, в который был утвержден авансовый отчет руководителем компании, начиная с 1 января 2016 года. При выплатах в иностранной валюте датой получения дохода также считается последний день месяца, когда был утвержден авансовый отчет. Курс валюты для пересчета в рубли определяется именно на эту дату. Удержание налога должно производиться в день ближайшей выплаты сотруднику, например, в день получения зарплаты. А перечисление этих денег в бюджет должно быть осуществлено не позднее следующего рабочего дня в соответствии с пунктами 4 и 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Как отразить суточные в справке 2-НДФЛ?
В инструкции о реализации налога на доходы физических лиц (2-НДФЛ) необходимо учитывать только суммы, превышающие нормативные значения. Доходы, не превышающие установленные нормы, не включаются в эту отчетность. Месяц, в котором начислен доход сверх нормы, определяется как месяц, в котором был утвержден авансовый отчет. Код дохода, соответствующий указанному случаю, — 4800. Дата получения дохода — последний день месяца.
Как суточные признаются в налоговом учете?
Для целей налогообложения прибыли, суточные считаются полностью учетными по дате утверждения руководителем компании авансового отчета. Для подтверждения этих расходов не требуется предоставление первичной документации, достаточно наличия авансового отчета и приказа о командировке. В бухгалтерском учете расходы признаются для целей налогообложения прибыли по дате утверждения авансового отчета.
Начисляются ли страховые взносы на суммы суточных?
Страховые взносы не взимаются с ежедневных надбавок, которые не превышают установленных компанией лимитов, указанных во внутренних документах. Например, в положении о командировках или в коллективном договоре указано, что сумма для поездок по России составляет 2000 рублей, а для зарубежных поездок — 6000 рублей. Поэтому компания имеет право выплатить эти суммы за каждый день командировки.
Как посчитать НДФЛ с суточных сверх нормы?
Одним из примеров, который можно привести в ответ на данный вопрос, является случай, когда работник направляется в командировку в другой город России на период с 20 по 22 декабря. В компании предусмотрены суточные в размере 2000 рублей. Перед поездкой ему выдали из кассы 6000 рублей (2000 рублей в день умноженное на 3 дня). По возвращении сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию, который был утвержден руководством 23 декабря. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) начислен 31 декабря и составил 507 рублей (2000 рублей в день умноженное на 13% и на 3 дня). Налог подлежит перечислению на следующий рабочий день после получения зарплаты. В бухгалтерии проводятся следующие записи: 19 декабря Дебет 71 Кредит 50 — выданы суточные из кассы в размере 6000 рублей; 23 декабря Дебет 44 (20, 26) Кредит 71 — утвержден авансовый отчет в размере 6000 рублей; 31 декабря Дебет 70 Кредит 68 — начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат в размере 507 рублей; В день выплаты зарплаты Дебет 68 Кредит 51 — перечислен НДФЛ в бюджет в размере 507 рублей. В итоге можно сказать, что суточные не облагаются взносами и считаются расходами для налога на прибыль, если они утверждены в локальных нормативных актах компании. НДФЛ будет начисляться на суммы, превышающие 700 рублей для России и 2500 рублей для загранпоездок. Датой учета расходов будет дата утверждения авансового отчета. Датой дохода для НДФЛ будет последний день месяца, когда этот отчет был утвержден. В этот же день также будет учтен курс валюты для пересчета суточных в рубли, если они были получены в иностранной валюте. Важно учесть, что суточные и командировочные выплаты, хоть и редко проверяемые налоговыми органами, все же подлежат строгому учету, так как несоблюдение или ошибки в их отражении могут привести к значительным штрафам.
Оплата командировочных и суточных: в каком размере полагаются
Оплата командировочных и суточных: в каком размере полагаются
Бывают случаи, когда работодателю необходимо отправить своего сотрудника в командировку. В таких ситуациях компания берет на себя расходы на проживание и питание сотрудника. Однако, важно понимать, как определяются суточные и командировочные, а также какие есть отличия и особенности между ними. Эти аспекты будут рассмотрены в данной статье.
Суточные и командировочные: в чем разница
Суточные и командировочные — это денежные суммы, которые работник получает, когда он отправляется в служебную поездку приказом компании. Все затраты, связанные с этой поездкой, покрываются работодателем в соответствии с требованиями статьи 167 Трудового кодекса РФ.
Согласно указаниям Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749, эти суммы должны быть выданы заранее в соответствии с законодательством. Однако, они предназначены для разных целей.
Размер выплат за командировку по России
Компании имеют возможность определить и закрепить самостоятельно верхнюю границу в своих нормативных документах, так как она не ограничена. Важно отметить, что существует максимальная сумма, которая освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц при командировках по территории России — 700 рублей в день. Следовательно, многие компании стремятся укладываться в эти рамки, чтобы избежать дополнительных налоговых платежей.
Для государственных учреждений установлен ограниченный предел на суточные расходы, который составляет 100 рублей в течение одного дня (согласно постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729). Однако, данный предел может быть увеличен в случае, если цель командировки признана как способствующая прибыли организации, а также в других определенных ситуациях.
Размер выплат за командировку за границу
В ситуации, максимальный лимит, который не подлежит налогообложению, составляет 2500 рублей в течение 24 часов.
Важно помнить, что в случае необходимости оформления визы, оплаты сборов и получения дополнительных документов для командировки за границу, все эти расходы покрывает компания. Эти затраты учитываются как компенсация за временное пребывание в командировке.
Какие конкретные даты должен оплачивать работодатель?
Когда работодатель отправляет сотрудника в командировку, он оплачивает следующие расходы:
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Обратим внимание, что за суточную командировку считается такая, которая начинается и заканчивается в течение одного дня. Например, если сотрудник уезжает из города своего проживания в 23:55 и возвращается на следующий календарный день, такая командировка будет считаться двухдневной. Соответственно, однодневной командировкой перестает быть та, которая продлевается по необходимости и только после согласования с руководством. Если сотрудник задерживается, он будет получать оплату за большее количество дней.
Если удалось выполнить задачу в течение одного дня, то такая командировка считается короткосрочной. Оплата за нее осуществляется не по стандартному окладу, как в остальные рабочие дни месяца, а на основе средней заработной платы. В случае, если данная командировка приходится на выходной или праздник, необходимо либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику возможность отдохнуть в другой день.
Что касается оплаты командировочных и суточных, в случае однодневной командировки проживание не компенсируется, поскольку нет необходимости брать гостиницу. Вместо этого компенсируются расходы на проезд и прочие затраты, связанные с исполнением служебных обязанностей. При однодневных командировках в пределах России суточные не выплачиваются, но если необходимо отправиться за границу, сотрудникам выплачивается 50% от установленной компанией суммы для заграничных поездок.
Сотрудник может получить возмещение за «дополнительные издержки» в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ. К таким издержкам относятся, например:
Для того, чтобы произвести данные расходы, необходимо получить разрешение или согласие от работодателя, и также необходимо документально подтвердить их, предоставив чеки, квитанции, расписки или другие документы, подтверждающие их осуществление.
Необходимо отметить, что если в течение одного дня, в который сотрудник находится в командировке, он успевает выполнить часть своих рабочих обязанностей в офисе, то он будет получать не только свою обычную зарплату за этот день, но и дополнительную сумму, которая является средним заработком. Кроме того, стоит учесть, что после предоставления необходимых документов сотруднику будет выплачена компенсация за дополнительные расходы, как было указано выше.
Будьте в курсе последних событий, оформите подписку на информационную рассылку.
Необходимо указывать активную ссылку на источник при использовании данного материала.