Какие документы должен предоставить самозанятый

Вопрос: Как оформить договор с самозанятым и указывать ли этот статус в договоре? Как подтвердить правомерность неудержания НДФЛ и неначисления страховых взносов?
(Консультация эксперта, 2025) При регистрации самозанятого в приложении «Мой налог» выдается справка о постановке на учет (снятии с учета) физического лица как налогоплательщика налога на профессиональный доход, которую можно направить контрагенту для подтверждения статуса. Справку также можно сформировать в веб-кабинете «Мой налог» на сайте https://npd.nalog.ru/ (п. 14 Порядка).

Нормативные акты

Документооборот при взаимодействии с самозанятым гражданином

Автор: Герасимова Н. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Компания планирует подписать договор на транспортные услуги (доставка продуктов для кафе в гостинице) с самозанятым лицом. Какие документы необходимо запросить для заключения такого договора? Как вести документооборот с самозанятым, учитывая, что он не ведет бухгалтерию и не оформляет акты?

Необходимые документы при заключении договора

Для заключения договора на транспортные услуги с самозанятым необходимо запросить у него справку о постановке на учет как плательщика налога на профессиональный доход (НПД). ФНС на своем сайте разъяснила, как плательщик этого налога может получить такую справку. Это можно сделать в мобильном приложении «Мой налог» или в веб-кабинете на сайте ФНС России npd.nalog.ru, где самозанятый может самостоятельно сформировать справку в электронном виде, которая приравнивается к бумажной справке, выданной налоговым органом. Также статус физического лица (самозанятый ли он) можно проверить на официальном сайте ФНС по ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/.

Порядок формирования и передачи чека

• Отправка покупателю (заказчику) на предоставленный номер телефона или адрес электронной почты;
• Возможность для покупателя (заказчика) считать QR-код на чеке в момент его формирования с помощью мобильного устройства или компьютера.

Чек может храниться как в электронном виде, так и в распечатанном формате.

3) Ф. И. О. (при наличии) налогоплательщика-продавца;

4) Указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;

6) наименования продаваемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя (ИП) – покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в случае продажи этим лицам. Обязанность по предоставлению ИНН возлагается на покупателя (заказчика);

9) QR-код, позволяющий покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг, имущественных прав) считать его и идентифицировать запись о данном расчете в автоматизированной информационной системе ФНС;

10) ИНН уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

11) наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации (в случае их участия в формировании чека и (или) осуществлении расчета);

12) уникальный идентификационный номер чека – номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, присваиваемый чеку при его формировании.

Обязанность передачи чека плательщиком НПД заказчику услуг установлена Федеральным законом № 422-ФЗ и связана с обязанностью отражения доходов от реализации таких услуг в налоговой базе. В случае нарушения данных положений заказчик вправе сообщить об этом в ФНС, в том числе с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России», размещенного на официальном сайте этой службы.

Из новости, опубликованной на официальном сайте ФНС 29.10.2019:

Как юридическое лицо может оформить сделку с плательщиком налога на профессиональный доход?

При взаимодействии юридических лиц с плательщиками НПД необходимо следовать нормам гражданского законодательства, согласно которым сделки могут быть оформлены устно или письменно, обычным договором или с участием нотариуса.

Если сделка выполняется немедленно, договор может быть заключен в устной форме. В этом случае заключение договора будет подтверждаться уплатой заказчиком денег за оказанные услуги.

Оформление платежных документов при перечислении денег за товары, работы, услуги юридическими лицами происходит в установленном порядке.

Как происходит расчет между юридическим лицом и плательщиком налога на профессиональный доход?

При расчетах исполнитель – плательщик НПД обязан сформировать и передать компании-заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог». В нем указаны такие сведения, как наименование товара, работ, услуг и ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя, являющегося заказчиком услуг. Этот документ подтверждает расходы юридического лица.

Передача чека юридическому лицу происходит в момент расчета, если он произведен наличными деньгами или с использованием электронных средств платежа. При других формах расчета чек передается до 9-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором была произведена оплата.

При заключении договора на оказание транспортных услуг у самозанятого гражданина можно запросить справку о его постановке на учет в качестве плательщика НПД. Самозанятый гражданин должен сформировать и передать заказчику чек при расчетах за оказанные услуги.

Необходимость договора при сотрудничестве с самозанятым

Закон не требует обязательного заключения письменного договора при сотрудничестве с самозанятым. Устная договоренность возможна, но письменное соглашение, подписанное обеими сторонами, всегда предпочтительнее. Почему это важно и к чему может привести отсутствие документов — узнайте здесь.

Это особенно актуально для индивидуальных предпринимателей (ИП) или юридических лиц, так как они обязаны вести упрощенный или полный учет, и договор для них является первичным документом. Такие клиенты часто ориентированы на долгосрочное сотрудничество, поэтому оформление сделки следует начинать с заключения письменного договора. Для этого от исполнителя потребуются:

• паспорт;
• справка о подтверждении статуса самозанятого по форме КНД 1122035.

Очень важно, чтобы договор не содержал признаков подмены трудовых отношений. В связи с этим, самозанятый не вправе:

• участвовать в непрерывном технологическом процессе;
• иметь должностную инструкцию;
• подчиняться трудовой дисциплине;
• быть включённым в табель учёта рабочего времени;
• получать заработную плату и социальные гарантии.

Документооборот при сотрудничестве с плательщиком НПД

Самозанятый должен знать, какие закрывающие документы предоставлять заказчику: физическому или юридическому лицу. Для физических лиц достаточно предоставить чек из приложения в бумажной или электронной форме. При взаимодействии с ИП или компанией потребуется более полный пакет документов:

• акт приёма-передачи;
• счёт на оплату услуг;
• чек.

Акт выполненных работ

В списке закрывающих документов для юридических лиц по самозанятым включён акт приёма-передачи выполненных работ. Этот документ не является обязательным, но используется в качестве страховки в спорных ситуациях. Акт составляется, если исполнитель:

• получает аванс;
• оказывает услугу в несколько этапов;
• вынужден аннулировать чек;
• некачественно выполнил работу.

Закон не устанавливает строгую форму для акта, но в документе должны быть указаны:

• участники сделки;
• объём и сроки выполнения работ;
• размер вознаграждения;
• наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика.

Подписанный акт подтверждает, что заказчик принял работу и не имеет претензий к исполнителю.

Счёт на оплату

Счёт на оплату можно считать закрывающим документом для бухгалтерии от самозанятого. Его предоставление не является обязательным, но этот документ традиционно используется в документообороте организаций и ИП. Счёт вызывает больше доверия у заказчиков, чем просто реквизиты для перевода.

Когда самозанятый выставляет счёт, это ускоряет процесс расчёта по сделке. Это обусловлено тем, что в таком документе всегда указаны все необходимые реквизиты для оплаты и сроки перевода вознаграждения. Таким образом, заказчик не будет задерживать оплату.

Чек от самозанятого

У контрагентов может возникнуть вопрос, является ли чек от самозанятого закрывающим документом. Однозначно, да. Более того, чек — это единственный обязательный документ, оформляемый в рамках сотрудничества с плательщиком НПД. Его обязательно формирует исполнитель и передаёт контрагенту.

Сам чек выглядит следующим образом:

В соответствии с законодательством, компании не могут учитывать затраты на оплату услуг самозанятых исполнителей без наличия чека. Таким образом, этот документ необходим для определения налоговой базы на прибыль компании-заказчика. Акт приема-передачи работ и счет на оплату не заменят чек, а являются лишь дополнительными документами, отражающими сроки и дату выполнения обязательств по сделке при предоплате.

Правила создания чека

Согласно закону, плательщик НПД обязан отразить получение вознаграждения за свои услуги через:

• приложение «Мой налог»;
• уполномоченный банк или электронный сервис.

После формирования чека, его необходимо предоставить заказчику. Эта обязанность исполнителя указана в Федеральном законе и необходима для учета доходов в налоговой базе. Передать чек можно:

1. На бумаге при личной встрече или заказным письмом.
2. В электронном виде, отправив на электронную почту, через социальные сети или мессенджеры.
3. С помощью QR-кода для сканирования.

Исполнитель обязан сформировать и передать чек заказчику:

• сразу после получения вознаграждения — при безналичном расчёте или переводе;
• не позднее 9 числа следующего месяца — при других способах оплаты.

До получения вознаграждения исполнитель не должен формировать этот документ и передавать данные о доходах в ФНС.

Чек является основным закрывающим документом для ООО и других юридических лиц, поэтому он должен быть оформлен корректно и без ошибок. В противном случае чек придется аннулировать, составить акт и заново внести правильные данные. Чаще всего исполнители используют приложение для формирования чеков. В этом документе должны быть указаны следующие данные:

• название — чек;
• дата и время расчётов;
• ФИО и ИНН исполнителя;
• наличие льготного налогового режима у исполнителя;
• название товара, описание работы или услуги;
• сумма вознаграждения;
• ИНН заказчика;
• QR-код для считывания записи о расчете в автоматизированной информационной системе ФНС;
• ИНН уполномоченного банка или оператора электронной площадки (если они участвуют в формировании чека или проведении расчетов);
• УИН чека — формируется автоматически при вводе данных.

Название товара, работы или услуги в чеке должно быть конкретизированным для возможности идентификации. В противном случае инспекторы могут задать вопросы и предъявить претензии.

Как стать самозанятым в 2025 году — пошаговое руководство

Как оформить статус самозанятого в 2025 году и законно ли заниматься деятельностью без оформления ИП, уплачивая налог на профессиональный доход? Эти вопросы стали актуальными в связи с последними изменениями в законодательстве. В нашей статье представлена пошаговая инструкция по регистрации в качестве самозанятого.

Вам понадобятся документы и формы:

• Информируем налоговую службу через
  • Мобильное приложение «Мой налог»
  • Личный кабинет на сайте ФНС
  • Обратившись в банк

Уведомление налоговой службы

Процедура регистрации граждан, работающих по самозанятости без регистрации ИП в 2025 году, описана в Налоговом кодексе РФ, в частности, в статье 83 пункт 7.3.

Важно! Понятие «самозанятый» не имеет законодательного определения, хотя широко используется как среди населения, так и официальными лицами. Однако в законе (в частности, в статье 83 пункт 7.3 НК РФ) данная категория лиц описывается как физические лица, предоставляющие услуги без наличия наемных работников.

Итак, как стать самозанятым в России в 2025 году. Для этого нужно подать уведомление в налоговую службу об осуществлении такой деятельности. Также аналогичный документ необходимо представить в налоговую инспекцию, если данная деятельность больше не осуществляется.

Форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 31.03.2017 № ММВ-7-14/270@.

Бланк уведомления доступен для бесплатного скачивания по ссылке ниже:

Тем же приказом определён порядок заполнения формы.

Чтобы зарегистрироваться как самозанятый, гражданину нужно указать в уведомлении:

• ИНН (если имеется);
• код налогового органа, в который направляется уведомление;
• вид деятельности (согласно НК или региональному закону);
• Ф.И.О. заявителя;
• его пол и дату рождения;
• данные удостоверяющего личность документа (для граждан РФ — общегражданский паспорт);
• адрес проживания или пребывания в стране;
• данные регионального закона и виды деятельности в соответствии с ним, если деятельность не установлена НК;
• дату составления документа и подпись.

ВАЖНО. Не следует путать два разных понятия «самозанятый». Самозанятый, о котором говорится в п. 7.3 ст. 83 НК РФ, и самозанятый, который подчиняется федеральному закону № 422-ФЗ, — это два совершенно разных статуса, подчиняющихся различным правилам.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Кто может применять НПД: спецрежим могут использовать физлица, включая ИП. Регистрация в качестве ИП не требуется, если этого не требует законодательство для конкретного вида деятельности.
Кто не может быть самозанятым: не могут перейти на уплату налога на профессиональный доход лица, если они. Перейдите в готовое решение и узнайте, кто может, а кому запрещено применять режим для самозанятых. Для этого бесплатно получите пробный демо-доступ к справочно-правовой системе.

Уведомить налоговый орган о том, что вы будете работать как самозанятый, можно различными способами. Подробнее о них расскажем ниже.

С помощью приложения «Мой налог»

Приложение «Мой налог», в соответствии со ст. 3 закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”» от 27.11.2018 № 422-ФЗ, предназначено для плательщиков этого налога. Это означает, что использовать его могут только те самозанятые лица, которые проживают в субъектах РФ, указанных в ст.1 закона. В 2025 году стать самозанятым можно в любом регионе России.

Рассмотрим, как зарегистрироваться как самозанятый в 2025 году через это приложение:

• скачать приложение «Мой налог» на планшет или телефон через AppStore или Google Play (в зависимости от операционной системы);
• указать номер мобильного телефона;
• выбрать регион осуществления деятельности;
• добавить фото паспорта гражданина;
• сфотографировать лицо;
• подтвердить свои данные.

Уведомление при этом будет сформировано автоматически, дополнительных действий от заявителя не потребуется.

Через личный кабинет на сайте ФНС

Регистрация самозанятых граждан через личный кабинет налогоплательщика – физического лица в настоящее время не реализована. Однако наличие доступа в кабинет облегчает доступ к приложению «Мой налог» и регистрации в нём. Итак, как оформить регистрацию в качестве самозанятого гражданина в 2025 году через «Мой налог» при наличии личного кабинета:

1. Установите приложение на любое доступное устройство.
2. Введите действующий номер телефона.
3. Выберите субъект РФ из предложенного перечня.
4. Введите ИНН и пароль для доступа в личный кабинет налогоплательщика.
5. Придумайте и введите ПИН-код для дальнейшего доступа в приложение.

В этом случае паспорт и фотография заявителя не требуются.

Через банк

На основании ч. 3 ст. 3 закона 422-ФЗ физическое лицо имеет право уполномочить на информационный обмен с налоговыми органами специальные площадки и кредитные организации. Иными словами, зарегистрироваться в качестве самозанятого можно через банк.

Разберёмся, как зарегистрироваться в качестве самозанятого в 2025 году через банк, используя приложение «Сбербанк Онлайн»:

1. Загрузите приложение на ваше мобильное устройство и войдите в него (для клиентов Сбербанка).
2. Откройте вкладку «Платежи».
3. В разделе «Госуслуги» найдите сервис «Свое дело».
4. Следуйте инструкциям приложения для завершения регистрации.

Подробная информация о том, как стать самозанятым в 2025 году с помощью «Сбербанк Онлайн», а также о работе регистрационного сервиса доступна в личном кабинете пользователя приложения (в разделе «Госуслуги», сервис «Свое дело»). Услуга также доступна в некоторых других банках.

Работа самозанятых с чеками и уплата налогов

Самозанятые, зарегистрированные официально, имеют возможность выписывать чеки. Приложение «Мой налог» позволяет генерировать и отправлять клиентам чеки установленного образца без необходимости приобретения дополнительного оборудования.

Данное приложение также упрощает процесс уплаты налога на профессиональный доход (4%), автоматически рассчитывая сумму налога на основании полученных доходов. Пользователю остаётся выбрать способ оплаты: с банковской карты или по квитанции в кредитной организации. В последнем случае приложение поможет сформировать и сохранить квитанцию.

Чтобы узнать, с каких доходов необходимо платить налог, а с каких нет, и что делать в случае ошибки в расчётах, можно получить бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.