1. как долго вы храните копии приказов о предоставлении сотрудникам доступа к государственной тайне? 2. каков срок хранения документов, предоставляющих сотрудникам доступ к государственной тайне? 3. как долго вы храните служебные записки и списки для служебного удостоверения?
Ответ
ОТВЕТ НА ВОПРОС:.
Срок, в течение которого должны храниться документы, определен перечнем, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
Документы об установлении в организации режимов коммерческой, служебной и профессиональной тайны (перечни информации, положения и т.п.)
Документы (списки, присяги, обязательства, расписки) лиц, обязанных не разглашать конфиденциальную информацию (конфиденциальную, служебную, коммерческую тайну).
В этих документах содержится важная информация о сроках хранения служебных записок в организации.
(1) После отмены классификации ограниченного доступа к информации.
Документы, связанные с выдачей или утратой удостоверений, пропусков и документов, удостоверяющих личность (отчеты, ходатайства, служебные записки, запросы, списки, переписка).
Таким образом, срок хранения копий приказов о допуске сотрудников к государственной тайне и писем о допуске сотрудников к государственной тайне может быть отнесен к пункту 62 и храниться бессрочно.
Зарегистрированные списки служебных записок и служебных удостоверений хранятся в течение одного года.
Реквизиты документов системы управления персоналом:
Скачать образцы документов кадровой системы, которые должны быть в работе у HR-специалистов
1. ответьте: сколько лет вам нужно хранить кадровую документацию?
В течение скольких лет вам нужно хранить документацию по сотрудникам? Кобязина.
Сроки, в течение которых должны храниться документы в зависимости от их состава, указаны в примечании 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 4 по перечню, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
Таким образом, если приказы о порядке прохождения службы, переводах, увольнениях, отпусках без сохранения заработной платы и другие приказы в их составе, а также заявления работников хранятся как самостоятельные документы, то они, как правило, должны храниться не менее 75 лет, если они были составлены до 2003 года. Если указанные документы были созданы после 2003 года, они должны храниться не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, если они были составлены до 2003 года, и 50 лет, если они были составлены после 2003 года. Личные дела администраторов должны храниться ежедневно. Также необходимо вести ежедневные планы работы персонала.
В этом случае все оригиналы документов, созданных на этапе неофициальной государственной службы, должны храниться 75 лет, независимо от даты создания.
Этот порядок учтен в примечании 22.1 к закону № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
Приказы о предоставлении ежегодного отпуска и учебного отпуска, приказы о командировках на территорию Российской Федерации (и другие командировочные документы: инструкции, отчеты и т. д.), приказы о наложении взысканий и заявления работников достаточно хранить только пять лет, если они хранятся отдельно, а не в своих делах.
Данный вывод соответствует порядку, предусмотренному пунктами 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
Изменение срока хранения документов в зависимости от их состава, содержащееся в Примечании 22.1 к Закону № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, касается только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. В данном случае законодатель усмотрел неправомерность, поскольку законно добился увеличения срока хранения для всех групп документов, исходя из их состава. Также это касается только тех, для которых пятилетний срок хранения рассматривается в соответствии с пунктами 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 19. Как пояснили эксперты Роструда, до принятия этих изменений необходимо использовать действующую систему определения сроков хранения документов по перечню, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 10.
Материалы по аттестации рабочих мест хранятся 45 лет, а по тяжелым, вредным или опасным условиям труда — 75 лет.
Правила могут храниться в рабочем журнале и впоследствии заменяться новыми. Период сохранения — один раз в год. План отпусков также предусматривает ежегодный период сохранения.
Срок, в течение которого необходимо хранить документы, подтверждающие прохождение работником обучения за счет организации, обоснован требованиями налогового законодательства. В частности, пункт 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ устанавливает, что организация должна хранить все документы, подтверждающие обучение (например, договоры с учебными заведениями, приказы руководства о направлении сотрудников на обучение, представления, дипломы и сертификаты). Срок хранения ограничивается сроком действия договора на обучение и сроком работы сотрудника в течение одного года, но не менее четырех лет.